• 2024.07.01 BPO・アウトソーシング

更新日：2024.07.05

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ライター

CrowdMoove編集部

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• 2024.07.01 BPO・アウトソーシング

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「オンラインアシスタント」とは？

オンラインアシスタントとは、社内の業務を専門的な知識や経験を持ったアシスタントに業務委託するサービスのことを指します。

具体的な業務として、カスタマーサポート・採用・バックオフィス・営業アシスタントなど幅広い業務を依頼できたり、経理に特化したオンラインアシスタントなど、専門性の高い業務も外注することが可能です。

「リモートアシスタント」「オンライン事務代行」「オンラインアウトソーシング「オンライン秘書代行」なども同じ意味で使われることが多いです。

今回は、オンラインアシスタントについてサービスを選ぶ際で重要なポイントと共に解説します。サービスを選定する際の参考の1つにしてください。

オンラインアシスタントが解決できること

オンラインアシスタントを活用することで、人材不足の課題を解決することが可能です。クライアントの要望に合わせて、必要なスキルを持ったアシスタントが必要な分だけ稼働します。それにより、採用コストはもちろん教育する手間もかからないです。

さらに、年齢層の高い企業の場合、SNS投稿などのノウハウがないことが多いでしょう。そこで、ネットリテラシーが高く、そういったSNSの広告のスキルを持ったアシスタントに依頼することで課題を解決することができます。

また、ルーチンワークが増えてくると、コア業務に割く時間が限られてきます。ノンコア業務を外部委託することで、コア業務に集中する環境を作ることができ、業務の効率が良くなるでしょう。しかし、対応できる業務範囲やクオリティ、料金プランなどはサービスによって様々です。自社のニーズに合わせた選択が必要でしょう。

オンラインアシスタントに依頼できる業務

オンラインアシスタントには幅広い業務を任せることができます。

具体的な業務の一覧は下記です。

＜営業サポート＞

• フォーム送信
• 問い合わせ対応
• 研修資料作成
• 申込書 / 契約書作成
• メール返信
• データ管理/更新
• 営業リスト作成

＜採用＞

• 求人原稿作成
• 応募者へのメッセージ返信・面接調整
• スカウト送信
• 書類選考
• 面接評価シート作成
• 面接実施
• 採用管理シート/データ更新

＜バックオフィス＞

• データ入力
• ドキュメント作成
• メール対応
• 請求書の仕分け
• 関係者のスケジュール調整
• ドライブ整理
• 顧客データ管理
• 内部業務連絡
• 経理業務

＜マーケティング＞

• メルマガ配信
• サイト更新
• SNS投稿
• レポート作成
• 問い合わせ対応
• データ管理/更新
• デスクトップリサーチ

＜カスタマーサポート＞

• 問い合わせ対応
• 顧客管理マニュアル作成/更新
• クレーム対応
• 契約・注文処理
• フィードバック収集
• 顧客情報管理
• チャット返信

オンラインアシスタントを導入するメリット

オンラインアシスタントを導入すると、業務をスムーズに行うことが可能になります。それらのメリットについて以下に詳しく解説していきます。

1. リソース不足を解消できる
2. コア業務にリソースを集中できる
3. 採用・育成にコストがかからない
4. 退職のリスクがない

リソース不足を解消できる

細かい業務をアウトソースすることで、リソース不足を解消できます。内部で行う場合は、業務自体のリソースに加えて、日々のオペレーション管理・メンバーの採用・育成などの間接的なリソースも必要になります。

業務を外注することで、そういったリソースを一気に手放すことが可能になります。

アウトソース先の業者によってはマニュアル化をして最終的には内製化して回る状態を作れるなど、一度外注することで内製化しやすくなることもあります。

毎日の業務が忙しくて回らない、質が下がってしまうなどの課題を抱えている場合は一度アウトソースして手放すことを検討しても良いかもしれません。

コア業務にリソースを集中できる

今まで時間を取られていたメール対応などのノンコア業務や雑務をアウトソースすることで、日々の忙しい業務が回り始めて重要な業務に時間とリソースを集中することができます。

例えば、細かいメール返信や日程調整を営業マンが全てやっていた組織が、業務をアウトソースすることで営業活動や営業戦略の検討に使う時間が大幅に増えて業績が上がった事例も多くあります。

ノンコア業務も企業を支える重要な業務ですが、社員が膨大な時間をかけて処理する業務ではありません。ノンコア業務を外注し、社内は売上に直結するコア業務に組織のリソースを集中することで業務効率と共に業績を上げることが可能です。

採用・育成コスト削減できる

人手不足を内製で解決するためには、新たに人を採用しなければなりません。また、急遽社員が辞めたなどのトラブルが発生した際に、採用に人でも時間もかけられないなどの課題が考えられます。

さらに、採用が思った通りにいかない場合や、採用しても育成に時間がかかる・時間をかけて育成したのに離職してしまって0から採用し直す・・・など、リソースを全て内製化するためには多くの工数やリスクを抱えることになります。

忙しい業務を解消するために人を採用するにもかかわらず、採用や育成自体に手間がかかるため、結局今のメンバーで回す方法を考えるしかない・・・そんな状況に直面している企業も多いのではないでしょうか。

そこで、オンラインアシスタントに外注することで、既に育成やオペレーションが回っている組織に業務を依頼でき、即戦力となって自社の採用や育成にコストをかけずにリソースを増加・安定化することができます。

退職のリスクがない

転職が自由になっている昨今では、退職によるリスクにも対応しなければなりません。上記で示したように、退職した穴埋めに即戦力となるオンラインアシスタントを採用することは正しい判断と言えるでしょう。

しかし、オンラインアシスタントを採用することで、根本的に退職のリスクがなくなります。

オンラインアシスタントではサービス内でしっかりと引継ぎを行うため、万が一、アシスタントが退職しても、クライアントにはほとんど影響がないです。よって、外注している限り退職のリスクがありません。

また、業務のサポートにあたって、チーム制を導入しているサービスも多く存在します。チーム制のサービスでは、他のメンバーもいるため、品質の低下は最小限に抑えられるでしょう。

オンラインアシスタントを導入するデメリット

オンラインアシスタントの利用の仕方によっては、無駄なコストとなってしまう可能性もあります。以下では、そのデメリットを詳しく解説します。

1. 業者によってスピードや品質に差がある
2. 「時間固定・定額制」のサービスは事前準備が必要になる

業者によってスピードや品質に差がある

オンラインアシスタントのサービスはたくさんありますが、業者によって依頼方法やスタイル・スピード・品質が大きく異なります。副業で行っているアシスタントも多く存在します。そういった場合は、スキルの差がどうしても現れてしまうでしょう。

また、既に依頼したい業務と工数が決まっている場合と、今後依頼内容や工数が変わる可能性がある場合でもサービスによって対応可能・不可能が変わるため、自社の状況や課題感にマッチしていないサービスを選んでしまうとコストや工数が大きくかかってしまうリスクがあります。

実際に、正社員のみで行っているサービスであったり、月に何度も料金プランを変更できるサービスがあります。しかし、スキルのいらない業務を委託する際に、より高い料金を支払う必要はないので、ニーズとのマッチングをきちんと考慮しなければなりません。

「時間固定・定額制」のサービスは事前準備が必要になる

オンラインアシスタントを含め、アウトソーシングする場合は依頼する業務内容・月間の工数・予算を確定してからでないと導入しづらいサービスが多いです。

発注当初に依頼した業務と、今必要な業務が変わった場合に柔軟に対応してくれるサービス体制か動かを見極める必要があります。また、発注当初よりも工数が増えた場合は追加料金になったり、減らしたくても金額が固定なため割高になってしまったという場合も多くあります。

ただし、具体的な内容が決まっていなくても相談しながら柔軟に進められるサービス形態もあるため、まずは問い合わせして相談してみるのもおすすめです。

オンラインアシスタントを上手に活用するポイント

オンラインアシスタントは活用の仕方によって、業務の効率が高まるなどのメリットもある一方で、無駄なコストとなってしまう可能性もあります。そこで、オンラインアシスタントを導入しようと考えている方に向けて、より上手に活用するためのポイントを以下について解説します。

1. 自社の状況や要望に合わせて適切にサービスを選定する
2. 依頼内容やスケジュールを明確にすり合わせる
3. 内部メンバーと同等にコミュニケーションを取る

自社の状況や要望に合わせて適切にサービスを選定する

オンラインアシスタントサービスの中にも様々な特徴があります。

自社の状況や要望にあっていないサービスを選定してしまうと、導入したあとにコミュニケーションが上手くいかない、業務の質が求めているレベルよりも低い、返信が遅いなど、導入後にうまくいかないケースが多くあります。

アウトソーシングの場合は特に”人”が業務を行うため、外注先だとしても自社の一部署のような関わり方で業務を一緒に進めていくという捉え方をしましょう。

発注先の得意な業務・スピード・コミュニケーション形態など、自社の状況や要望を踏まえて最も使いやすいサービスを選定することが成功のポイントです。

サービスによっては要望の整理や課題特定を一緒にやってくれるものもありますので、まずは相談してどんな特徴があるのかを知ることも重要です。また、導入事例などをHPで確認することができるので、自社のニーズに似た事例を探すことで選定することができます。

依頼内容やスケジュールを明確にすり合わせる

依頼する業務やスケジュール感を明確にしてすり合わせることも重要です。

社内の人と仕事をする際は要望を伝えて、相談をしながら行うことも多いと思いますが、外注先には丸投げというケースがあります。

外注先だからといって依頼内容やスケジュールを曖昧にしてしまうと、自社が求めていない業務や進め方になってしまう可能性もありますので、最初に依頼をするときは特に注意が必要です。

サービスによっては依頼内容やスケジュールから相談することも可能ですので、こちらもサービス選定の際に加味しておきましょう。

内部メンバーと同等にコミュニケーションを取る

外部の業者・サービスに依頼する際に、内部メンバーよりも心理的な距離が遠くなってしまったり、コミュニケーションが薄くなってしまうケースがあります。

アウトソース先とのコミュニケーションが薄くなってしまうと、依頼内容の意図が伝わりづらい、進捗が分かりづらい、悪いことが起こったときにすぐに共有が来ないなどのデメリットが生じてしまうことがあります。

アウトソーシングする際はオフラインでやり取りすることが少ないため、距離が遠くなってしまいやすい状況ですが、その中でも積極的にコミュニケーションを取り、内部メンバーと同等に密にコミュニケーションを取ることが成功のポイントです。

自社ですでに利用しているコミュニケーションツールに対応しているサービスなどは、新たにツールを取り入れる必要がないため、コミュニケーションがとりやすいでしょう。

サービスによって密にコミュニケーションが取れると、細かい現場の状況や数値を把握することができ、施策の改善や目標達成につながっていきます。

オンラインアシスタントのサービスを選ぶポイント

オンラインアシスタントには料金体系、サポート体制など様々な特徴があります。自社のニーズに合ったサービスを選ぶために抑えておくべきポイントについて以下で解説します。

1. 求める要望を整理する
2. サービスの特徴を明確にする
3. チェックリスト・比較表を作成する
4. 担当者と直接話して決定する

求める要望を整理する

サービス選定に入る前に、自社の状況やアウトソース先への要望を整理しておきましょう。要望や目的を整理すると、サービス選定の際に見るポイントが明確になります。

・決まったことをミスなく進めて欲しい

・細かく進捗報告をしてほしい

・スピード感を持って進めて欲しい

・途中で変更の可能性もあるので柔軟に対応して欲しい

上記のような要件やニーズを整理すると、それに合った特徴を持ったサービスを選定することができます。

サービスの特徴を明確にする

サービスによって、料金体系は異なります。

月額制を導入しているサービスでは、相場が月10万円前後です。安さを強みにしているサービスですと、月3万円程度で依頼することが可能です。

しかし、料金だけが選定するポイントではありません。

料金が高い代わりに、アシスタントのスキルが均一であり、webサイト運用や、採用代行などの専門的なスキルを所持しているサービスがあります。一方で、ノンコア業務に重点を置き、価格はリーズナブルで提供しているサービスもあります。

Crowd Mooveアシスタントではオンラインアシスタント業界では珍しい従量課金制を採用しています。どんな業務でも一律1時間2,200円として、必要なときに必要な分だけ依頼することを可能にしています。従量課金制のため、最低契約期間もないため、1ヶ月以内の委託でも依頼可能です。

このように、サービスによって、強みにしている分野は様々です。自社のニーズに合わせたサービスを選定しましょう。

チェックリスト・比較表を作成する

上記のことを踏まえた上で、複数のサービスを選定する際に、各サービスごとの比較表を作成することもおすすめです。

自社の要望毎に比較軸を設定して「◎・◯・✗」整理すると、一目で比較することができます。

サービス比較表のテンプレートはこちら

比較表を元に20~30つのサービスを4~5つくらいに絞っていくと、失敗しないサービスの選定をスムーズに進めることができます。

担当者と直接話してサービス決定する

サービスを決定する際は、事前にサービス担当者との打ち合わせをセッティングして、細かいサービスの特徴や導入プロセス・サポート体制、料金体系を明確に把握しましょう。

資料だけでは判断が難しい、詳しい事例やサポートの詳細を聞くことができるため、数社に絞った段階で実際に説明を聞いてみることで、最終的に導入するサービスをしやすくなります。

また、自社のカルチャーや雰囲気と発注先の文化がマッチするか、担当者が自社の課題や要望に沿った提案をしてくれるかという定性的な判断も必要になります。導入後は社内メンバーと同等にコミュニケーションを取ってプロジェクトを進めていくパートナーとなりますので、社内メンバーを採用する気持ちでサービスを選びましょう。

おすすめサービスを厳選して10社紹介！

下記に、おすすめのオンラインアシスタントサービスを提供している企業を、サービス名、サービス概要や月額料金と共に紹介しています。サービス選定の参考にしてください。

1. HELP YOU／株式会社ニット

引用元：株式会社ニット

窓口である担当ディレクターがクライアントの要望に合わせて、その分野に強いアシスタントを集め、平均5人のチームで業務をサポートします。

パソコン業務、バックオフィス業務はなんでも相談可能です。RPAやAI を用いて業務を自動化、効率化をしています。

2. CASTER BIZ assistant／株式会社キャスター

引用元：株式会社キャスター

全国の優秀な人材が、チーム体制で業務をサポートします。また、24時間365日対応が可能です。クライアントの要望に合わせて、稼働時間のカスタマイズが可能です。

3. i-STAFF／ファイブスターネット株式会社

引用元：ファイブスターネット株式会社

女性を中心とした様々なスキルを持ったスタッフが在籍しているため、1つの窓口で全てのサービスをご利用いただけます。

4. オンラインアシスタントフジ子さん／BPOテクノロジー株式会社

引用元：BPO テクノロジー株式会社

経理も人事も英語もECサイト管理などの専門性の高いスキルまでを持ったエキスパートをパート社員並みのコストで依頼することが可能です。また、業務量に応じて柔軟にプラン変更することができます。

5. タスカル／株式会社Colors

引用元：株式会社colors

専門スキルが必要な仕事や日常業務まで、優秀なオンラインアシスタントが忙しい経営者や個人事業主の仕事をサポートします。余った実働時間は翌月に繰り越しが可能です。

6. Remobaアシスタント／株式会社Enigol

引用元：株式会社Enigol

オンラインで働くことに特化したスキルを教育したアシスタントが、クライアントの要望に合わせて、チームで稼働します。

7. For your Business／株式会社Radice

引用元：株式会社Radice

専属アシスタントとアシスタントマネージャーによるチームでの管理体制でクライアントの業務をサポートします。

8.スーパー秘書／ガイアモーレ株式会社

引用元：ガイアモーレ株式会社

クライアントの窓口であるコーディネーターが、スーパー秘書のチームから要望に合わせたスキルを持ったスタッフを手配します。

9.nene Biz／株式会社nene

引用元：株式会社nene

専門教育を受けた秘書が専任でサポートします。秘書業務だけでなく、オンライン上で対応可能な業務がすべて対応可能です。

10.Merry Biz/メリービズ株式会社

引用元：メリービズ株式会社

経理業務を専門で代行しているバーチャル経理アシスタントです。見積書作成などの全般の経理業務はもちろん社内の経理担当が行う業務まで全て依頼することができます。

まとめ

本記事では、オンラインアシスタントサービスについて紹介しました。

• メリット
  社員の時間を取らていたバックオフィス業務、雑務を外部に委託することで、社内のリソースを有効活用することができます。また、社内にない専門知識を保有しているアシスタントサービスもあるため、より効率的な業務を期待できます。
• デメリット
  サービスによって、ワーカーのスキルの差であったり、専門知識の有無があります。また、料金プランも異なるため、自社のニーズに沿わない場合、無駄なコストとなってしまう可能性があります。
• サービスの有効活用方法
  サービスを選定する前に、要件の整理などの事前準備をすることにより、有効なサービスを選定することができます。それにより、オンラインアシスタントをより活用することができ、コストの最適化と共に、業務の効率化が高まります。

また、オンラインアシスタントの特徴として対応業務、サービス内容、料金プランなどおすすめポイントと共に10社紹介しました。

オンラインアシスタントを選定する際は、サービスの特徴を調べ、自社のニーズを明確にして、どんなサービスに依頼するかを検討しましょう。また、サービスのHPに掲載している導入実績、導入企業の口コミや評判を基に、自社のニーズと似た事例を探すと有効なサービスが見つかるでしょう。

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Crowd Mooveアシスタントに依頼できる業務

• 秘書/庶務などのバックオフィス業務
• 採用
• 営業サポート
• webデザイン作成
• 資料作成

Crowd Mooveアシスタントでは、専属の担当者が付き、その担当者がクライアントの対応をします。クライアントからの依頼・要望変更には6時間以内に対応する子とを徹底し、即対応を心掛けています。また、従量課金制であるため、業務依頼の急な対応にもプラン変更をせずに柔軟に対応することが可能です。

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