オンライン事務代行とは？依頼できる業務から活用するコツまでを徹底解説

投稿日：2024.10.17(木)

更新日：2024.10.28(月)

リンクをコピーしました

「社員が事務作業に追われていて、コア業務に集中できない」

「新しいプロジェクトを開始したいので、短期的に特定のスキルを持った人材がほしい」

ベンチャー企業など急成長を図ろうとする会社においては、そうした課題を抱えているケースも増えているのではないでしょうか。最近では、インターネットの発展や働き方の多様化により、コア業務を圧迫する事務的な業務をオンラインで外部に委託する企業も増えてきました。オンライン事務代行は、さまざまな企業の問題を解決することができる手段の1つです。

この記事では、オンライン事務代行の概要、メリットや注意点、委託先の選定ポイントからサービスを最大限活用するコツまでをご紹介します。また、おすすめ事務代行業者を7つ紹介します。事務代行業者を活用する際の参考にしてください。

オンライン事務代行とは

オンライン事務代行とは、インターネットを通じて事務作業を外部の業者に委託するサービスを指します。代行業者は、会社へ出社せずパソコンやツールを活用して業務を行い、依頼から納品までオンライン上で完結させています。データ整理や電話対応、請求書の処理など事務作業をオンライン事務代行サービスに依頼することで、コア業務にあてる時間を増やすことができるため、企業の生産性の向上が期待できます。

オンライン事務代行に依頼できる業務一覧

実際にオンライン事務代行で依頼できる業務は、主に以下の4つです。

具体的にどのような作業を依頼できるのか、順番に確認しましょう。

1.営業事務

営業事務代行は、社内事務と社外事務の2つに分けられます。具体的な仕事内容は以下の通りです。

上記の例以外にも、営業に関する業務であれば外注することができます。

たとえば、テレマーケティング、DMや広告作成、マーケティング活動、顧客ニーズの分析、コンサルティングなど多岐に渡ります。中には、Zoomなどのオンラインミーティングを利用して、新規開拓や既存顧客との商談を依頼することができる企業もあるため、営業の業務を丸々任せることも可能です。

営業業務を専門に扱うオンライン事務代行に委託することで、社内の営業スタッフはより本来の営業活動に集中することが可能になるため、さらなる企業の成長が期待できます。

2.採用事務

採用事務代行は、採用業務の1部(または多くの工程)を依頼することができるサービスです。採用事務の業務内容は以下の通りです。

• 求人票の作成
• 応募者への連絡
• 応募者のデータ管理
• 面接の手配
• 採用/不採用通知
• 説明会の実施
• 入社手続き

採用業務は求人票の作成から入社手続きまで多岐にわたります。これらのプロセスを外部に依頼することで、人事部門の負担を軽減できるとともに、採用戦略の立案や社内教育プログラムの策定など、より戦略的な業務に集中することができるようになります。これにより、社員のスキルアップや社内の生産性向上が期待できます。

3.バックオフィス

バックオフィス事務代行は、自社の経理や人事労務などのバックオフィス業務を依頼できるサービスです。ノンコア業務を依頼することで、自社の社員のコア業務に注力できるようになります。業務内容は、主に以下の3つに分けられます。

バックオフィス業務は、企業運営において欠かせないものの、直接的な収益を生み出しません。そのため、これらをオンライン事務代行サービスに委ねることで、より生産性の高い業務に注力する時間を確保できます。バックオフィス業務の効率化を通じて、企業の持続的な成長と競争力の強化を目指しましょう。

4.カスタマーサポート

カスタマーサポート事務代行は、顧客からの問い合わせにメールやチャットで対応する業務を依頼できるサービスです。

主な仕事内容は、以下の通りです。

• 顧客からの問い合わせの対応
• 顧客からの意見を社内にフィードバックする
• カスタマーサクセス業務を行う

カスタマーサポートは、顧客の疑問や問題を解決するため、専門知識を持ったスタッフによる対応が求められます。オンライン事務代行サービスを活用することで、専門性を必要とするこのような業務も効率よく運用でき、カスタマーサクセス業務のような自社サービスや製品の利用により、顧客のビジネスを成功に導く業務などへの適切な対応も可能になります。

また、オンライン事務代行サービスにカスタマーサポート業務を依頼すると、顧客からの問い合わせに迅速かつ適切に対応することが可能となり、顧客満足度の向上を図ることができます。

オンライン事務代行サービスのメリット

オンライン事務代行サービスの1番のメリットは、業務スペースや固定費をオフライン事務代行サービスよりも抑えられる点です。また、活用することで人手不足の解消や、業務効率化の向上など、さまざまなメリットがあります。

1.人手不足をすぐに解消できる

オンライン事務代行サービスを活用することで、人手不足の問題を迅速に解決することができます。事務作業が必要な際に外部から臨時の人材を雇用する手間を省き、委託を通じてすぐに業務を開始できるためです。また、オンラインであるため、業務スペースを用意する必要がないのも大きなメリットです。

たとえば、繁忙期にプロジェクトや特定の事務作業のために迅速に事務スタッフを確保する必要がある場合、オンライン事務代行サービスを利用すれば、数日内に必要な作業を始めることができます。これにより、人手不足を速やかに補い、業務の滞りを防ぐことが可能になります。

2.採用・育成コストがかからない

オンライン事務代行の導入によって、採用や育成に関わるコストを削減することができます。新たな社員を採用し、そこに必要なスキルや知識を育成することは、多くの時間と労働力が必要となります。また、新入社員のトレーニング期間中は、業務効率が低下してしまいます。これらのコストを抑えつつ即戦力を確保できるのが、オンライン事務代行サービスの大きな利点です。

たとえば、新規プロジェクト立ち上げ時に幅広い知識を持つ事務スタッフが必要となった場合、オンライン事務代行サービスを活用することで、場所の確保や育成を省き、プロジェクトの初動から事務作業をスムーズに進行させることが可能になります。これにより、プロジェクトチームは戦略立案や実行といった本来の業務に専念することができ、結果として全体の生産性向上を図ることができます。

このように、オンライン事務代行サービスを活用することによって、企業は育成に要する時間やコストを削減しながらも、迅速に即戦力となるスタッフを確保することができます。

3.離職リスクを軽減することができる

オンライン事務代行サービスは、派遣と異なり、幅広い業務をそのまま委託できるため、離職リスクに悩まされることなく事業運営を行うことができます。また、離職による業務の中断や遅延という問題を回避できるため、常に業務がスムーズに運行し、生産性の向上に繋がります。

たとえば、重要な業務を担当している従業員が退職した際に、業務に大きな穴が生じるリスクがあります。しかし、このサービスを使えば、オンラインで迅速に業務を移行し、事業の運営に支障が出ることを防ぐことができます。これにより、従業員の退職に伴うリスクを心配する必要がなくなり、常に高いパフォーマンスで業務を進め、事業の生産性を向上させることが期待できます。

オンライン事務代行サービスの注意点

オンライン事務代行サービスは多くのメリットがありますが、いくつかの注意点もあります。

ここでは、以下の3つの注意点を紹介します。

• サービスによっては自社のニーズに合わない場合がある
• 外注コストが発生する
• コミュニケーションコストが発生する

順番に確認していきましょう。

1.サービスによっては自社のニーズに合わない場合がある

オンライン事務代行サービスすべてが、全てのビジネスにマッチするわけではないということを認識しておくことが重要です。各サービスには得意とする業務範囲、対応可能な業界やビジネスモデルがあり、これが自社のニーズと一致しない場合があります。

たとえば、特定の業界に特化した事務代行サービスはその業界において非常に効率的ですが、他業界のビジネスにおいてはその専門性が活かされず、期待する成果が得られないことも考えられます。そのため、適切なサービスや企業選びが非常に重要になります。事前に自社のニーズを明確にし、各代行業社のサービス提供範囲と照らし合わせ、自社のニーズに合っているかを確認しましょう。

2.外注コストが発生する

オンライン事務代行サービスを利用する際、固定的な外注コストが必ず発生します。このコストは事務代行サービス提供にかかる費用であり、企業の負担となります。料金体系は主に以下の3パターンです。

• 毎月の料金が固定
• 契約期間の長さによって毎月の料金が変わる
• 従量課金

外注コストがどの程度かかるのか、料金体系を事前に理解し、費用対効果を考慮しながら計画的に事務代行サービスを利用することが非常に重要です。

3.コミュニケーションコストが発生する

オンライン事務代行サービスを利用すると、コミュニケーションコストが発生します。これは、曖昧な指示が与えられた場合に目的に合った成果を得ることができず、時間と労力を費やして、調整や指示の再確認が必要になるためです。

具体的には、メールやオンラインミーティングを通じてプロジェクトの詳細を伝え、途中経過を確認したりフィードバックを行うなど、これらのプロセスには全て時間がかかります。そのため、効果的なコミュニケーションを実現するには、明確かつ簡潔な指示と期待される成果について事前に共有しておくことが重要になります。

オンライン事務代行サービスの選定ポイント

オンライン事務代行サービスを活用することによって、企業は事業の効率化や専門性の向上などを図ることができます。しかし、それらの効果を得るためには、アウトソーシング先の選定をする必要があります。

自社に最適なオンライン事務代行サービスを選定する上でのポイントを以下の3つ紹介します。

• 自社の要望とのマッチ度を測る
• 依頼したい業務の専門性を確認する
• 自社とカルチャーマッチするかを確認する

順番に確認していきましょう。

1.自社の要望とのマッチ度を測る

オンライン事務代行サービスを選定する際には、自社の要望と提供されるサービス内容がどれほど合致しているかを確認することが重要です。これは「オンライン事務代行サービスでの注意点」でも記載したように、事務代行サービスごとに得意としている業務やサービスの範囲に違いがあるためです。

たとえば、もしデータ入力や書類整理を中心に外注したい場合は、これらを得意とする代行サービスを選ぶ必要があります。さらに、特定の業界知識が求められる業務の場合、その分野に精通している事務代行サービスの選択が必要になるでしょう。そのためには、自社の要求と事務代行サービスが提供する内容を細かく比較し、自社の求めているものがサービス内容とあっているかよく確認することが重要です。

2.依頼したい業務の専門性を確認する

オンライン事務代行に依頼する場合、業務の専門性を事前にしっかりと把握することが重要です。専門性が高い業務を正確かつ効率的に実行するためには、その業務を専門とする事務代行サービスを選択する必要があります。また、専門性に合わないサービスを選ぶと、作業品質が低下したり、成果物の精度に影響が出る可能性があるため注意しなくてはいけません。

たとえば、財務会計の処理を外部に依頼する際には、一般的な事務作業を行う代行サービスよりも、会計や財務に特化した業務知識を持つ事務代行サービスの方が適切であることが多いです。また、税法の知識や会計ソフトの使用経験など、財務会計業務に必要な専門スキルを持っているため、依頼することで作業の正確性や効率を向上させることができます。このように、業務の専門性に応じたオンライン事務代行サービスを選定することで、業務処理の効率を向上させ、企業の成長を図ることができます。

3.自社とカルチャーマッチするかを確認する

オンライン事務代行サービスを選定する際には、自社の企業文化や価値観とマッチするかが非常に重要です。企業文化の相違は、コミュニケーションの妨げとなり、作業の効率や満足度にマイナスの影響をもたらす可能性があります。

たとえば、フラットな意思決定を重んじる企業が、階層的な意思決定プロセスを取り入れる事務代行サービスを選択した場合、効率的な意志疎通が困難となり、結果的に作業の遅延につながるリスクがあります。そのため、自社のカルチャーに適したオンライン事務代行サービスを選択することが、作業の効率向上とプロジェクト成功の確率を高める上で重要です。

おすすめオンライン事務代行業者7選

ここまで、オンライン事務代行サービスのメリットや注意点、選定ポイントについて触れてきました。次は、実際にどの事務代行業者に依頼するのが希望内容に適しているのかについて、企業の特徴を比較検討しましょう。

おすすめのオンライン事務代行サービスを以下の7つ紹介します。

1.CASTER BIZ

出典：CASTER BIZ

【日常業務から専門領域まであらゆる仕事をサポート】

・サービスの特徴

CasterBizは1/100の採用倍率を突破した優秀な人材が業務をサポートするオンライン事務代行サービスです。また、翻訳や経理などの専門性の高い業務まで幅広い業務に対応することができるのも特徴です。具体的には、以下の業務です。

• 事務
• 秘書
• 経理
• 人事
• 採用

料金プランは、スタンダードからカスタムまであり、ニーズに応じて時間の追加や調整を行うことができます。

・利用料金

6ヵ月プラン　￥132,000円/月

12ヵ月プラン　￥120,000円/月

2.HELP YOU

出典：株式会社ニット

【高クオリティの納品物。海外での現地調査や翻訳業務も得意】

・サービスの特徴

HELP YOUは、多様な業務を依頼でき、高クオリティの納品物が特徴です。また、プライバシーマーク認定も取得しているため、セキュリティ面も安心して依頼することができます。さらに、世界33カ国に日本人スタッフが在中しているため、現地調査や翻訳業務なども得意としているのも特徴です。

・利用料金

チームプラン

30時間：￥100,000円

5時間：￥150,000円

1名専属プラン

45時間：￥150,000円

60時間：￥600,000円

3. i-STAFF

出典：i-STAFF

【レスポンスが早く優秀なオンライン事務代行サービス】

・サービスの特徴

i-STAFFは、業務の品質を高めるために採用率1％の優秀な人材のみで構成されているのが特徴です。オフライン業務にも対応しており、オフィスに溜まった領収書・名刺・書類などを送付すれば、整理・ファイリングをすることができます。業界唯一の返金保証付きサービスですが、万が一、ご満足いただけなかった場合には、返金が可能であることも特徴の1つです。

・利用料金

お試しプラン（1週間）：無料

ライトプラン（3ヶ月）：￥114,000円

ベーシックプラン（6ヵ月）：￥93,000円

プレミアムプラン（12ヵ月）：￥81,000円

カスタマイズプラン：要お問い合わせ

4.オンラインアシスタントフジ子さん

出典：オンラインアシスタントフジ子さん

【どんな業務も優秀なスタッフに頼み放題、低コストで人材不足を解決】

・サービスの特徴

フジ子さんは、経理も人事も英語もECサイト管理などの専門性の高いスキルまでを持ったエキスパートをパート社員並みのコストで依頼することできるのが大きな特徴です。また、業務に応じて、プランを柔軟に変更可能で、翌月解約もできるので、人件費の調整弁として利用可能です。また、無料トライアル期間もあるため、実務能力の事前チェックができます。

・利用料金

トライアル（2時間）：無料

PLAN20（20時間）：￥57,000円
PLAN30（30時間）：￥84,000円
PLAN50（50時間）：￥120,000円

5.うるるBPO

出典：株式会社うるるBPO

【コスト重視や短納期の案件にも対応可能】

・サービスの特徴

うるるBPOは、データ入力に特化した事務代行サービスです。国内外の入力センターの他に在宅ワーカーなど幅広い選択肢を持っており、コスト重視や短納期の案件に対応できる点が特徴です。また、29,000件の作業実績をもっているため、品質に関しても安心して依頼することができます。

・利用料金

要お問い合わせ

6. タスカル

出典：タスカル

【月10時間から頼める！秘書・経理・総務バックオフィス丸ごとおまかせで】

・サービスの特徴

タスカルは、専門スキルが必要な仕事や日常業務まで、優秀なオンラインアシスタントが忙しい経営者や個人事業主の仕事をサポートします。また、余った実働時間は翌月に繰り越しが可能です。窓口の専属ディレクターがクライアントの要望に合わせて、専門スキルを持ったアシスタントを手配し、業務は即日スタート可能です。業務フローマニュアルなども全てタスカルが作成します。

・利用料金

3ヵ月プラン：￥44,000円

6ヵ月プラン：￥33,000円

年間プラン：￥27,000円

7.CrowdMoove

出典：株式会社Crowd Moove

【従量課金制で低価格かつ、依頼後12時間以内に着手可能】

・サービスの特徴

Crowd Mooveの特徴は、従量課金制を採用しているという点です。そのため、高い自由度で必要な分だけサービスを利用することができます。また、依頼してから1時間以内の返信、12時間以内に着手可能など迅速な対応も特徴の1つです。また、実行スタッフへのデータ入力研修を行い、社内で合格した高いスキルを持った専属担当が付き、毎日コミュニケーションが取れるのも魅力です。

・利用料金

従量課金制

1時間2200円

オンライン事務代行を最大限活用するコツ

オンライン事務代行サービスの導入は、企業にとってさまざまなメリットがありますが、これを最大限に活用するためにはコツが必要です。ここで紹介するオンライン事務代行を最大限活用するコツは、以下の3つです。

• プロジェクトの進め方を細かくすり合わせる
• 進捗や成果を可視化できる仕組みを作る
• 社内部署のようにコミュニケーションを取る

順番に詳しく紹介していきます。

1.プロジェクトの進め方を細かくすり合わせる

オンライン事務代行を活用する際は、プロジェクトの進め方を細かくすり合わせることが重要です。このことにより、予期せぬ誤解や不一致を防ぎ、プロジェクトをスムーズに進行させることが可能になります。

具体的には、プロジェクトの各フェーズで必要な成果物の内容や納期、連絡方法や頻度を明確に設定することが挙げられます。さらに、期待する成果や品質基準についても事前に共有し、合意を得ることが大切です。細かくすり合わせることによって、オンライン事務代行の活用効果を最大化しましょう。

2.進捗や成果を可視化できる仕組みを作る

オンライン事務代行サービスを利用する際には、進捗や成果を明確にできる体制を整えることが肝心です。この体制が整っていると、サービスを利用する側と提供する側の両者が共同で目標に向かってスムーズに作業を進めることができ、作業の進行において透明性が確保されます。

たとえば、タスク管理ツールを活用して、各タスクの進行状況や完了状況をリアルタイムで共有することができます。これにより、状況に応じた適切なフィードバックの提供や、業務の優先順位の調整が迅速に行えるようになります。このような進捗管理と成果の可視化は、オンライン事務代行サービスの利用効率と成果を最大化する上で重要だと言えます。

3.社内部署のようにコミュニケーションを取る

オンライン事務代行サービスを使用する際には、まるで社内部署に指示を出すかのように、積極的にコミュニケーションを取ることが重要です。この取り組みによって、仕事の品質は向上し、ミスの発生は減少し、双方の理解が深まることで、プロジェクトの進行はよりスムーズになることが期待できます。

たとえば、定期的な進捗報告会を設定し、リアルタイムでのフィードバック共有のためにチャットツールを活用する、または期待する成果物について事前に詳細な説明を共有するといった方法があります。これらの取り組みにより、社内部署のように密接にコミュニケーションを取ることができるようになり、それが結果としてオンライン事務代行サービスとの協力体制をより強化し、業務効率の大幅な向上につながります。

まとめ

ここまでオンライン事務代行サービスの業務内容やメリット・注意点、選定ポイント、活用するコツについて紹介しました。オンライン事務代行サービスは、最大限に活用することで

企業のさまざまな問題を解決することができます。そのため、まずは自社の課題や現状について把握し、本記事の内容に気を付