• 2024.07.05 BPO・アウトソーシング

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ライター

CrowdMoove編集部

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業務マニュアル作成代行とは

マニュアル作成に時間を取られて、本業が疎かになっていませんか？マニュアル作成は説明書や操作手順書など各種業務の基盤を形成する重要な作業です。

しかし、その作成には高い専門性と膨大な時間が必要です。特に新規作成や既存マニュアルの更新では、詳細な情報収集と綿密な記述が不可欠です。

マニュアル作成代行は、サポートドキュメントや業務マニュアルの作成を丸投げして完成までを依頼できるサービスのことです。

本記事ではマニュアル作成代行の基本から、最適な発注先選び、メリット・デメリット、費用相場、おすすめサービスまで幅広く解説し、貴社のニーズにフィットする代行サービス選定をサポートします。

マニュアル作成代行に依頼できること

マニュアル作成代行サービスを利用することで、

• 新規マニュアルの作成
• 既存マニュアルの更新
• 特定のツールへのマニュアル移行

といった幅広いニーズに応えることが可能になります。代行サービスを活用することにより、自社リソースを効率的に運用すると同時に、高品質なマニュアルを短期間で作成することができるでしょう。以下ではマニュアル作成代行サービスに依頼できる業務について解説します。

新規マニュアルの作成

新しいシステムやプロセスを導入する際には、効果的なマニュアルの新規作成が欠かせません。マニュアルを作成することは、必要な知識や手順を明確に伝達し、ユーザーや従業員が同じ方法で作業することを可能にします。

例えば、新たに開発されたソフトウェアを利用する従業員に向け、そのソフトウェアの使い方やトラブルシューティングの手順を示したマニュアルを作成することが考えられます。

マニュアルを新規作成する際には、ユーザーがシステムやプロセスをスムーズに使いこなせるように、わかりやすさと正確性を重視すべきです。

また、以下では作成する上で依頼できる項目ごとに詳細を説明します。

1. 企画/構成
2. 素材選定
3. レイアウト
4. 研修

企画/構成

マニュアルを作成する上で、現状の課題をヒアリングします。ヒアリングした内容に基づき、構成とフォーマット、媒体などを決定します。

素材選定

特定の分野を得意としたライターが文章を作成。また、マニュアルに載せたい画像や動画を撮影するなどして、マニュアルを作る素材を準備します。

その他にも、取材や翻訳までを行います。サービスによっては、より馴染みやすく、わかりやすいように漫画やキャラクターを手掛けてくれるものもあります。

レイアウト

準備した素材を組み合わせて、レイアウトしていきます。完成したマニュアルを企画段階で決定した媒体で提供します。

研修

マニュアル作成を今後内製化していきたい企業のために、研修サービスを提供しているサービスもあります。今はノウハウがない企業でも、マニュアル作成代行サービスを活用することで、ノウハウを蓄積できます。

既存マニュアルの修正・定期更新

既存マニュアルの修正と定期更新は、どの企業運営でも欠かせない極めて重要なプロセスです。情報が古くなると、誤った手順や理解の不一致を引き起こし、結果として企業の効率性や信頼性に直接損害を与える可能性があります。

例えば、ソフトウェアのバージョンアップが行われるたびに、その操作方法が変わることがあります。このような変更がマニュアルに反映されていない状態で社員や顧客が古い情報に基づいて操作を行った場合、混乱が生じて業務に支障を来すことになります。

このような状況を避けるため、既存のマニュアルの内容を定期的に見直し、最新の情報に基づいて更新することが求められます。マニュアルの最新の情報への更新は、単に誤りを正す行為以上の意味を持ち、企業の長期的な成功に不可欠な要素となります。　

マニュアルのツール移行

マニュアルのツール移行は、作業効率と管理の簡便性を向上させるために重要です。新しいツールに移行することによって、マニュアルの更新や管理が格段に効率化されます。多くの場合、新しいツールは以前のものよりも便利な機能を多く備えており、作業の自動化や一元管理が容易になります。

例えば、Googleドキュメントなどのクラウドサービスに移行することで、リアルタイムでの共同編集やバージョン管理が可能になることは、更新作業を大幅に簡易化する大きなメリットです。

このようにマニュアルのツール移行は、作業の効率化だけでなく、管理の利便性を高めるためにも、非常に重要なステップとなります。

マニュアル作成代行の外注先

マニュアル作成代行を選ぶ際には、サービス範囲や料金体系、過去の実績を詳しく比較検討することが重要です。主な外注先として以下のことが挙げられます。

• クラウドソーシング
• マニュアル作成ツール
• マニュアル作成代行会社

これらの異なる外注先の特徴を理解し、自社のニーズに合ったパートナー選びが重要になります。適切な発注先を見つけることで、時間やコストを節約しつつ、高品質なマニュアルを確保することができます。

クラウドソーシング

クラウドソーシングを利用すると、多様な専門スキルを持ったフリーランサーにアクセスすることができます。このプラットフォームを活用することで、全世界にいるフリーランスとの連携が可能になり、それぞれのプロジェクトに特化した専門家を見つけることができるのです。

例えば、マニュアル作成に特化したライターだけでなく、特定の産業に精通した技術的なライターをプロジェクトに合わせて選定することができます。

このように、クラウドソーシングを用いれば、効率的かつコスト効果的に、高品質なマニュアル作成が実現可能となります。

マニュアル作成ツール

マニュアル作成にはツールを使った作成方法もあります。マニュアル作成ツールでは、テンプレートがあらかじめ設定されていて、編集補助などの機能で作成をサポートするサービスです。

上記のような代行会社やクラウドソーシングと明確に違う点は、作成にかかる料金です。

代行会社の相場はA4　100ページの場合約100万円～250万円です。一方、作成ツールの場合、月額15万円程度で利用することができます。

作成ツールの場合は、価格は比較的安いですが、そのツールを活用し、自社内で作成しなければいけません。マニュアル作成にノウハウがない場合は、質の良いマニュアルを作成することは難しいでしょう。無料トライアルを実施しているツールもあるため、まず試してみることも良いでしょう。

マニュアル作成代行会社

マニュアル作成代行会社を活用すると、専門的なマニュアル作成を外部のプロフェッショナルに委託することができます。これにより、専門知識や技術が要求されるマニュアル作成業務において、内部リソースだけに頼ることの限界を超え、品質保証の観点からも有効な選択肢となり得ます。

例えば、IT企業が最新の技術を用いた製品マニュアルを作成する場合、その分野に精通したアウトソーシングサービスに依頼することで、技術的な正確性と理解しやすさを両立させたマニュアルの制作が可能になります。

これは、アウトソーシングによって高品質なマニュアル作成を効率的に、かつ専門的な視点で行えるようになることを意味します。

マニュアル作成代行のメリット

マニュアル作成代行サービスを利用することは、多くのメリットを企業にもたらします。以下では、そのメリットについて詳しく解説します。

1. 時間などのリソースを削減できる
2. 業務の属人化をなくせる
3. 高品質なマニュアルを作成できる

時間などのリソースを削減できる

マニュアル作成代行を利用することで、社内リソースの有効活用が可能になります。通常、マニュアル作成は専門知識を要するため、自社での取り組みには多大な時間と労力がかかります。しかし、この業務をマニュアル作成のプロに任せることで、社内での作業負荷が大幅に軽減され、従業員は本来の業務に専念できるようになります。

業務の属人化をなくせる

マニュアル作成代行を利用する最も大きな利点の一つに、業務の属人性をなくし、標準化を進めることが挙げられます。個人が持つ特定のノウハウや業務の進め方を明文化し、マニュアルとして整備することで、その業務知識が個人に依存する問題を解消し、誰もが同じ水準で業務を遂行できるようになります。

例えば、特定の社員にしか理解されていなかった顧客管理のプロセスをマニュアル化することで、その社員が不在の場合でも他のスタッフがスムーズに顧客管理を行えるようになるのです。

このように、マニュアルを通じた業務の標準化は、属人性の問題を解消することに加え、業務の効率化や品質の向上にも寄与します。マニュアル作成代行サービスを利用することで、自社のリソースを有効に活用しながら、業務の質を高めることができるのです。

高品質なマニュアルを作成できる

マニュアル作成代行を利用することで高品質なマニュアルが保証される点にあります。この高品質は、マニュアル作成に特化したプロフェッショナルたちが、内容の正確さや分かりやすさ、そして、視覚的なデザインに至るまで、各方面から細かく品質管理を行うことで実現されます。

特定の製品の操作マニュアルを作成する際には、マニュアル作成のプロが製品の機能を深く理解し、利用者が遭遇しうるあらゆる疑問や問題への解答を提供できるよう設計されたマニュアルを作成します。これにより、利用者の満足度が向上するだけでなく、製品やサービスのブランドイメージの向上にも寄与します。このプロセスを通じて、高品質なマニュアルが企業の価値を高め、顧客の信頼に繋がります。

マニュアル作成代行のデメリット

マニュアル作成代行には時間の節約や高品質なマニュアルの入手など多くのメリットがある一方で、注意が必要なデメリットも存在します。以下では、デメリットについて詳しく解説します。

1. マニュアル作成者に業務理解がない場合がある
2. マニュアル更新の頻度が高いとコストがかかる
3. 丸投げだと失敗する可能性がある

マニュアル作成者に業務理解がない場合がある

マニュアル作成代行を利用する場合、一部の作成者が依頼者の業務を十分に理解していないという可能性があります。これは、特に業務内容が複雑であったり、特定の専門知識を要する場合に顕著に現れます。

例えば、ITサポートのマニュアルを作成する際、作成者がIT分野の専門知識や用語を充分に理解していなければ、正確で有用なマニュアルを制作することは難しくなります。

その結果、マニュアルの品質が低下するリスクが生じ、利用者にとっての価値が損なわれるおそれがあります。高品質なマニュアルを入手するためには、なるべく多くの資料の準備であったり、専門知識の有無、担当者との入念なすり合わせを行うことが重要です。

マニュアル更新の頻度が高いと割高になる

マニュアル更新の頻度が高いと、コストが割高になることは意外と見落とされがちな問題です。特に、技術進化が著しい分野では、製品やソフトウェアの機能更新が頻繁に行われ、それに伴いマニュアルの内容も定期的に更新する必要が生じます。これにより、外部のマニュアル作成代行サービスを利用している場合、更新のたびに費用が発生し、積み重なると年間で見た場合の総コストが高額になるリスクがあるのです。

例えば、ソフトウェア業界においては、月に数回のアップデートが普通であり、そのたびにマニュアルの改訂が必要になることがあります。毎回の更新作業に外部サービスを利用すると、一回の更新に数万円かかることもざらにあり、これが年単位で積み重なると、かなりの費用負担へとつながるわけです。

頻繁にマニュアルを更新しなければならない場合、外部サービスに完全に頼らず、社内でのマニュアル更新体制を整えることでコスト削減につながります。

また、マニュアル作成だけでなく、作成するノウハウを提供しているサービスもあります。ノウハウを蓄積できる場合もあります。外部との契約前に、長期的なコスト負担を踏まえたサービスプランの相談をすることも大切です。

丸投げだと失敗する可能性がある

マニュアル作成をフルアウトソーシングする際には、プロジェクトの成功確率を高めるために十分な準備が必須です。完全に外部に依頼する場合、発注側の業務知識や要望が正確に伝わらないリスクが生じ、結果として期待される品質や内容のマニュアルが得られない可能性があります。

そのため、マニュアル作成を外部に依頼する際は、しっかりとしたコミュニケーションと詳細な要望の提供などのしっかりとした事前準備を行うことが極めて重要です。

マニュアル作成代行の相場費用

マニュアル作成代行の相場費用は、そのプロジェクトの規模や複雑さによって大きなばらつきがあります。作業に必要な時間、必要とされる専門知識、デザインの複雑さなど、様々な要因が費用に直接影響を及ぼします。

以下に、一般的な相場を表にします。

以下に、追加料金が発生するケースを記載します。

• 緊急対応
  短期間での納品が必要な場合。
• 多言語対応
  翻訳やローカリゼーションの追加。
• カスタムデザイン
  特別なレイアウトやデザインが必要な場合。
• 高度な専門知識
  特定の技術や業界知識が求められる場合。

これらの費用の大きな範囲から、正確な見積もりを得るためには、マニュアルの具体的な要望や内容を詳細に伝えることが重要です。これにより、サービス提供者はより正確な費用見積もりを提示することができます。また、複数のサービス提供者から見積もりを取ることにより、最適なコストパフォーマンスを見極め、予算内で最高品質のマニュアル作成サービスを選択することが可能になります。

マニュアル作成代行のサービス選定のポイント

マニュアル作成代行の選定は、目的に合った効果的な手段を選ぶことで、業務の効率化と品質向上を実現できます。以下では、サービスを選定する際のポイントについて詳しく解説します。

1. 課題と要望を明確化する
2. 対応範囲を確認する
3. 実績を調査する

課題と要望を明確化する

マニュアル作成代行に依頼するといっても、マニュアルを更新するのみの業者や、マニュアルのデータ化・電子化を専門としている業者など様々な種類があります。よって、マニュアル作成において、課題と要望を明確にすることは、非常に重要です。

• マニュアル作成の経験がない
• 既存のマニュアルを更新したい
• 視覚的にわかりやすいマニュアルが欲しい
• できるだけコストをかけずにマニュアルが欲しい

上記のような課題と要望を明確にすることで、それに合わせたサービス選定を行うことができます。その結果として利用する際の効率と理解度を大きく向上させることが可能になります。

例えば、操作手順を紹介するユーザーマニュアル、社内のポリシーや手続きを示す社内マニュアル、故障時のトラブルシューティングを案内する技術マニュアルなど、マニュアルの目的に応じて様々な種類が存在します。

これらの種類を明確にすることで、利用状況に適切なマニュアルを企画・制作することができ、より効果的で使いやすいマニュアルへと仕上げることが可能です。

対応範囲を確認する

マニュアル作成代行を選定する際に考慮すべき重要な要素の一つが、対応できる範囲です。

マニュアル作成において、事業の性質や必要とされるマニュアルの種類や職種によって求められる専門性が異なります。そのため、自社の具体的な要望に応えられる能力を持った代行業者に依頼する必要があります。

以下に専門性が必要な業務とノウハウを記載します。

このように、業種によって、必要とされる知識が大きく異なります。したがって、事前にサービス提供者の専門知識や過去の取り組み例について確認を行い、自社の要求に合致するかどうかを見極める必要があります。対応範囲が広く、多様なニーズに対応可能なマニュアル作成代行サービスを選ぶことで、自社が求める質の高いマニュアル制作が可能となるでしょう。

実績を調査する

マニュアル作成代行サービスを選ぶ際、過去にどのような実績を持つかを確認することは非常に重要です。これにより、そのサービス提供者が自分のニーズに合致するか、そして要望に応じた高品質なマニュアルを作成する能力があるかどうかを判断することができます。

例えば、医療機器に関する使用方法や安全性についてのマニュアル作成を依頼したい場合、医療機器に関する実績が豊富なサービスを選択することで、専門的な知識を要する複雑な内容も正確に、そしてわかりやすく伝えることが可能なマニュアルの作成が期待できます。

このように、専門性が高いほど、実績を調査して、自社の求める質と合致しているかを見極めることが重要です。以下に実績を通じて得るべきポイントを紹介します。

• サービスの品質
• 専門性
• カスタマイズの対応力
• 経験

これらを確認し、信頼できる代行業者の選定に役立てることができます。

マニュアル作成代行のおすすめサービス一覧

マニュアル作成代行を検討している企業や個人にとって、信頼できるサービスの選択は非常に重要です。市場には多くの優れたマニュアル作成代行会社が存在し、それぞれが独自の強みを持っています。以下では、マニュアル作成代行を行っているサービスを挙げました。選定の際にご活用ください。

Caster Biz｜株式会社キャスター

出典：株式会社キャスター

Caster Bizは、幅広い業界に対応した専門的なマニュアル作成代行サービスを提供しています。このサービスが多くの企業から選ばれている理由の一つは、その明確な文書化手法と業務プロセスの深い理解にあります。Caster Bizでは、クライアントの具体的なニーズに応じて、品質の高いマニュアルを作成することが可能です。

また、Caster Bizを選択する最大のメリットは、その効率性と品質の高さにあります。専門的な知識を持つスタッフが迅速かつ正確にマニュアルを作成するため、クライアント企業は時間とリソースを節約することができます。このように、Caster Bizは企業が直面する文書化の課題を解決し、業務の効率化をサポートするための確かな選択肢と言えるでしょう。

HELPYOU｜株式会社ニット

出典：株式会社ニット

HELPYOUは、利用しやすい料金体系のもと、多様なニーズに応えるマニュアル作成代行サービスを提供しています。多くの企業や個人事業主が品質の高いマニュアル作成を求める中、コストを抑えつつその要求に応えることが重要です。

フジ子さん｜BPOテクノロジー

出典：オンラインアシスタントフジ子さん

フジ子さんは、個人事業主や中小企業向けに特化したマニュアル作成代行サービスを提供しており、小規模ビジネスが直面するマニュアル作成に関わるリソースや専門知識の不足といった課題に対して、適切なソリューションを提供します。たとえば、新しくオンラインストアを開設した小規模な商店のオーナーが、製品管理や顧客対応の手順をまとめたマニュアルの作成をフジ子さんに依頼した場合、業種に精通したプロのライターが配され、実際の業務フローを踏まえた実用的なマニュアルを短期間で作成することができます。

マニュアル作成なら2,200円/時間の従量課金制オンラインアシスタント「Crowd Mooveアシスタント」

「Crowd Mooveアシスタント」は、トレーニングや業務手順など様々なマニュアル作成ニーズにマッチするオンラインアシスタントサービスです。従量課金制でリーズナブルな価格設定となっているため、必要なタイミングで必要な分だけマニュアル作成のサポートを受けられるのは大きな魅力です。マニュアル作成で時間やコストがかかって困っている方、または迅速かつ質の高いマニュアルを求める方に、お勧めします。

「Crowd Mooveアシスタント」の利用により、高品質なマニュアル作成がコストパフォーマンス良く実現可能になります。今後は、さらに多様な業種や業務に対応したマニュアル作成サポートが可能となるよう、サービスの拡張を目指しています。

少しでも興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。

マニュアル作成代行のまとめ

マニュアル作成代行を活用すると、企業は専門的な知識や経験を持つ代行サービスから高品質なマニュアルを提供してもらえます。このようなサービスを利用する最大のメリットは、マニュアル作成における特定のノウハウや経験が不可欠な作業を外部に委託することで、自社のリソースをより本業に集中させることができることができます。

さらに、マニュアル作成代行は、高品質な成果物を保証するだけでなく、コスト削減やリソースの有効活用といった面でも大きなメリットがあります。専門的な作業を内部で担当する場合、適切なスキルを持つスタッフの確保や研修、更新作業への時間投資など、予見しないコストや手間がかかることが少なくありません。これらの課題を代行サービスが解決することで、企業はコストの削減はもちろん、本来の事業活動により多くの資源を投じることが可能となります。