経理担当の休職で生じた請求業務の空白を埋め、月20〜30件を安定処理

経理担当者の休職が発生しました。療養に専念してもらうことが第一である一方、電子書籍事業の請求書作成・送付業務は毎月末に集中して発生するもので、代替対応の体制づくりが急務になりました。

請求書のフォーマットや送付先がタイトルごと・取引先ごとに全部違い、その組み合わせのルールを把握していたのは休職した担当者で、十分な引き継ぎができる状況ではありませんでした。複雑な請求ルールに資料もないまま対応しなければならず、最初の月末をどう乗り切るか不安しかありませんでした。

きれいな引き継ぎ資料がなければ受けられませんではなく、実際の運用の中で請求ルールを整理・標準化しながら進めてくれる姿勢でした。断片的な情報からでも業務を立ち上げ、回しながら仕組みにしていく。突発的な事態で時間がない自社にとって、この進め方ができるかどうかがすべてでした。

電子書籍事業の請求業務を一連で委託しています。電子書籍の請求書作成（タイトル別・取引先別の請求書ドラフト作成）、請求書の送付対応（メール送信・送付記録管理）、請求データの管理・整備を担当。

単に作成・送付を代行するだけでなく、タイトル別・取引先別に異なっていた請求ルールを運用の中で整理して標準化されたフローに落とし込んでくれました。属人化していた業務が誰でも追える形に変わっていきました。

月末の請求書作成は電子書籍タイトル別に約20〜30件を安定処理してもらえ、担当者の工数も月約8〜10時間削減されました。あれだけ不安だった月末に身構えなくてよくなり、社内では毎月「助かりました」という声が自然と出るようになっています。

請求フローが標準化されたことで、将来また担当者の交代があってもスムーズに対応できる状態になりました。休職という突発的な事態がきっかけでしたが、結果として請求業務そのものが仕組み化され、属人化のリスクを一つ解消できたと感じています。

担当者の休職や退職は責められるものではなく、どの会社でも起こり得ることです。大事なのはそのとき業務が止まらない備えがあるかどうか。危機をきっかけに外部の力を借りて、結果的に前より強い体制になれました。属人化した業務に心当たりがある会社は、何かが起きる前に一度体制を見直してみてほしいです。