「十分な引き継ぎもないまま、月末は待ってくれない」

――ご依頼いただく前は、どのような状況だったのでしょうか。

経理担当者の休職が発生しました。もちろん療養に専念してもらうことが第一です。ただ、電子書籍事業の請求書作成・送付業務は毎月末に集中して発生するもので、月末は待ってくれません。代替対応の体制づくりが、文字どおり急務になりました。

――引き継ぎの難しさは、どこにあったのでしょうか。

請求書のフォーマットや送付先が、タイトルごと・取引先ごとに全部違うことです。この組み合わせのルールを把握していたのは休職した担当者で、十分な引き継ぎができる状況ではありませんでした。複雑な請求ルールに、資料もないまま対応しなければならない。正直、最初の月末をどう乗り切るか、不安しかありませんでした。

――Crowd Mooveに委託を決めたポイントを教えてください。

「きれいな引き継ぎ資料がなければ受けられません」ではなく、実際の運用の中で請求ルールを整理・標準化しながら進めてくれる姿勢です。断片的な情報からでも業務を立ち上げて、回しながら仕組みにしていく。突発的な事態で時間がない私たちにとって、この進め方ができるかどうかがすべてでした。

――実際には、どのような業務を任せていますか。

電子書籍事業の請求業務を一連でお願いしています。

【経理】

• 電子書籍の請求書作成（タイトル別・取引先別の請求書ドラフト作成）
• 請求書の送付対応（メール送信・送付記録管理）
• 請求データの管理・整備

単に作成・送付を代行するだけでなく、タイトル別・取引先別に異なっていた請求ルールを運用の中で整理して、標準化されたフローに落とし込んでくれました。属人化していた業務が、誰でも追える形に変わっていったのが印象的です。

――導入後、どのような変化がありましたか。

月末の請求書作成は、電子書籍タイトル別に約20〜30件を安定処理してもらえています。担当者の工数も月約8〜10時間削減されました。あれだけ不安だった月末に、いまは身構えなくていい。社内では毎月「助かりました」という声が自然と出るようになっていて、この安定感が何よりの成果だと思っています。

――今後の体制面でも変化がありそうですね。

はい。請求フローが標準化されたことで、将来また担当者の交代があってもスムーズに対応できる状態になりました。休職という突発的な事態がきっかけでしたが、結果として請求業務そのものが仕組み化された。属人化のリスクを一つ解消できたと感じています。

――最後に、同じような課題を抱える企業へメッセージをお願いします。

担当者の休職や退職は、責められるものではなく、どの会社でも起こり得ることです。大事なのは、そのとき業務が止まらない備えがあるかどうか。私たちは危機をきっかけに外部の力を借りて、結果的に前より強い体制になれました。属人化した業務に心当たりがある会社は、何かが起きる前に、一度体制を見直してみてほしいです。