月末月初の確認作業が体感1/4に。2名体制のバックオフィスを支えたBPOという選択肢

バックオフィスは4人体制で、それぞれ役割分担がはっきり決まっています。1人は経理寄りで会計システムを担当、もう1人は労務まわり、私は親会社への請求と契約まわりを担当しています。メンバーは全員女性で、私を含む2名は産育休を経て復職しています。

課題は大きく2つありました。1つは属人化です。「この業務はこの人」と担当が固定されていて、誰かが抜けると業務が回らなくなる。誰かが急に休んでも対応できるようにジョブローテーションを進めたい、というのが当時からの課題でした。もう1つは時間で、やった方がいいけれど手が回っていない業務がたくさんあったんです。

月末の第1・第2営業日に親会社への提出締切が集中して、第1週・第2週と締切が続く。そこに従業員からの経費精算の確認依頼が重なると、物理的に手が回らない状態が常態化していました。

直接のきっかけは、実は私自身なんです（笑）。2年前に私が産休・育休に入ることになって、元々4人体制だったところに、もう1名も途中で抜けることになってしまった。結果としてバックオフィスが2名体制になって、「さすがにこれは回らない」「きつすぎるね」という状況になり、そこから外部の力を借りる話が一気に動き出しました。

採用や別部署からの引き抜きという選択肢もあったのですが、代表から「外部に任せるのも手だよね」と提案があって。社員面談のように外部委託が難しい業務は残しつつ、「誰がやっても問題ない業務」は外部をうまく使おう、と。委託先には専門的なスキルを持った経験豊富な方が多いので、新人を採用するのと違って教育に時間をかけずに済むのも大きなメリットでした。

今お願いしているのは親会社へ提出するデータをまとめる業務なのですが、これが結構煩雑で、フォーマットも複数あって扱いづらいんです。品質の心配というより、「こんな煩雑な業務をお願いするのは申し訳ない」「やりづらいんじゃないか」という、依頼する側の心理的なハードルの方が正直大きかったですね。

一番大きいのは、月末月初の業務の山場を外部に任せられるようになったことです。締切が立て続けにやってくる時期でも、その時間を社内でしかできない業務——たとえば従業員の経費確認——に充てられるようになりました。

担当いただいている方も業務に慣れていて、ほとんどミスがないので、こちらの確認作業もぐっと減りました。体感ではありますが、確認作業にかかる時間は元の1/4くらいになっている感覚です。月次のフィードバック会議で改善も続けています。

4ヶ月ほど前から、月次のフィードバックミーティングを設けてもらえるようになりました。こちらが気づいた点や、担当の方が「やりづらかった」と感じた点を、お互いに共有する場です。それまではチャットでのやり取りだけで、担当の方がどういう人なのか正直まったく分からなかったんですが、顔を合わせて話すようになって「こんなに感じのいい方なんだ」と分かって、信頼度がぐっと増しました。

特に信濃さんは、最初の段階からきちんとヒアリングしてくださって、ミーティング後には議事録のように内容をまとめて共有してくれる。指摘した点にはすぐ改善案を出してくれますし、「体制を変えて人員を増やしますね」と提案いただいて、「えっ、本当にいいんですか？」とこちらが驚くくらいの手厚い対応でした。

弊社のように、コンパクトな人数でバックオフィスを運営している会社にはピッタリだと思います。特に産育休や休職で一時的に人手が抜けるとき。正社員を採用するほどではないけれど確実に手は足りない、そういうタイミングで、御社の柔軟性は本当に頼りになりました。「外部だけれど、近しい外部」というくらい、信頼できる存在になっています。

今お願いしている親会社向けデータ業務以外にも、採用業務など他の分野でもぜひお願いしていきたいと考えています。先日少しお話しした際も「対応できますよ」と即答してくださって、心強かったです。ちょうど4月末にも1名が産休に入る予定で、また体制が変わるタイミングなので、御社のような柔軟なパートナーがいてくれるのは本当にありがたいです。