IT / SES株式会社LOWCAL

月末月初の確認作業が体感1/4に

── 2名体制のバックオフィスを支えた、BPOという選択肢

IT業界でSES（システムエンジニアリングサービス）事業を展開する株式会社LOWCAL様。バックオフィスは4名体制ですが、メンバーの産育休をきっかけに「2名体制では業務が回らない」という事態に直面しました。

正社員採用ではなく、なぜBPO（業務委託）を選んだのか。そして、導入から数年が経った今、現場での変化や担当者との信頼関係はどのように築かれていったのか――。人事総務部斉藤有香様に、当時の率直な気持ちから具体的な業務エピソードまで、たっぷりとお話を伺いました。

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月末月初の確認作業時間（体感）

2名

産育休で減少したバックオフィス体制

会社名: 株式会社LOWCAL
会社概要: IT業界でSES（システムエンジニアリングサービス）事業を主軸に展開する企業。エンジニアが顧客先に常駐しITサポートを行うほか、一部で受託開発も手がけています。
業種: IT / SES
支援領域: 効率化 / 属人化解消 / 経理代行 / 請求データ整理
お話を伺った方: 人事総務部　斉藤様
ご利用サービス: バックオフィスBPO（親会社向け請求データ整理業務）

会社・ご経歴について

まずは御社の事業内容を教えてください。

弊社は分野としてはIT業界でして、メインはSES事業です。エンジニアが多数在籍していて、基本的にはお客様先に常駐し、ITサポートを行っています。

受託開発の部分も少しはあるのですが、今はSESが主軸です。

斉藤様ご自身は、社内ではどのようなポジションですか？

入社時は営業部に配属されたのですが、1年ほどで人事総務部に異動しまして、それからずっと人事総務部に在籍しています。今年で8年目になります。

正直、自分でも「営業はあまり向いていないな」と感じていた時期だったんです。ちょうど総務のメンバーが抜けるタイミングと重なり、営業部で事務システムを触っていた経験を活かせるということで声をかけてもらいました。すんなり異動できて、結果的に良かったと思っています。あのまま営業を続けていたら、たぶん続けられなかったと思います（笑）。

現在のバックオフィスの体制を教えてください。

部署としては4人体制で動いていて、それぞれ役割分担がはっきり決まっています。1人は経理寄りで会計システムや契約周りをメイン担当、もう1人は労務まわり（入社対応など）の担当、私は親会社への請求と契約まわりを担当しています。3月にもう1名、別部署から加わって、3人のフォローに入ってもらっている形ですね。

メンバーは全員女性で、私を含む2名は産育休を経て復職しています。これからも産育休の可能性がある部署だと思います。

BPO導入前の課題

BPO導入前は、どのような課題を抱えていらっしゃいましたか？

大きく2つありました。

1つ目は属人化の問題です。「この業務はこの人」と担当が固定されていて、誰かが抜けると業務が回らなくなる体制でした。誰かが急に休んだり、休職に入ったりしても対応できるようにジョブローテーションを進めていく――それが当時からの課題であり、今も継続中の目標です。

2つ目は時間の問題ですね。やらなければいけないことが多くて、「やった方がいいけれど手が回っていない」業務がたくさんあったんです。いかに時間を短縮して効率化するか、というのも大きなテーマでした。

リアルな現場感

月末から翌月第1営業日・第2営業日に親会社への提出締切が集中。さらに第1週・第2週と続けて締切がやってきて、そこに従業員からの経費精算の確認依頼が重なる――「物理的に手が回らない」状況が常態化していました。

BPO導入のきっかけ ―― 産育休で2名体制になった日

BPO導入の直接的なきっかけは何でしたか？

実は、私自身がきっかけなんです。

2年前に私が産休・育休に入ることになりまして。元々4人体制で回していたところ、私が抜けることに加えて、もう1名も途中で抜けることになってしまったんです。

結果としてバックオフィスが2名体制になってしまい、「さすがにこれは回らない」「きつすぎるね」という状況に。そこから、外部の力を借りるという話が一気に動き出しました。

正社員採用ではなく、BPOを選ばれた理由は？

もちろん、採用したり社内の別部署から引き抜くという選択肢もあったのですが、代表から「外部に任せるのも手だよね」という提案がありました。

社員との面談など、外部に委託するのが難しい業務もあります。でも、「誰がやっても問題ない業務」については、外部をうまく使うのが良いんじゃないか、と。そこからBPOへの問い合わせがスタートしました。

外部の委託先には、専門的なスキルを持った経験豊富な方が多いので、新人を採用した場合と違って教育に時間をかけずに済む――これも大きなメリットでした。

印象に残っているエピソード ―― 代表の一言で退職を思いとどまった

実は私、最初は退職を考えていたんです。子どもを幼稚園に預ける予定だったので「まるまる3年は復帰できない、育休も3年は取れない」と思って。ところが代表に相談したら「いやいや、育休取りなよ。斉藤さんにはこれまで頑張ってきてもらったし。戻ってくる・来ないはそのときになってみないと分からないと思うから。」と言ってくれて。結局、家族とも相談して保育園に預け、復職を選びました。あの一言がなければ、今の私はいません。バックオフィスのメンバーが全員女性で、2名が育休を経て復職しているのも、こうした代表の姿勢があってこそだと思います。

契約前の不安

BPO契約前に、不安だったことはありますか？

今お願いしているのは「親会社へ提出するデータをまとめる業務」なのですが、これが結構煩雑なんです。フォーマットも複数あって、扱いづらい部分があります。

私個人としては、「こんな煩雑な業務をお願いするのは申し訳ない」「やりづらいんじゃないか」という気持ちが正直ありました。品質面の心配というよりは、依頼する側の心理的なハードルですね。

導入後の変化 ―― 確認時間が体感「1/4」に

実際に導入してみて、業務にどのような変化がありましたか？

一番大きいのは、月末月初の業務の山場を外部に任せられるようになったことです。

弊社では月末から翌月第1・第2営業日、そして第1週・第2週と立て続けに提出締切がやってきます。その時期に従業員からの経費精算の確認依頼が重なると、本当に手が回らなくなる。

今は月末の業務をお願いできているので、その時間を社内でしかできない業務――たとえば従業員の経費確認――に充てられるようになりました。担当いただいている方も慣れていて、ほとんどミスがないので、こちらの確認作業もぐっと減りました。

体感ではありますが、確認作業にかかる時間は元の1/4くらいになっている感覚です。

Before / After

【Before】月末月初の締切ラッシュ＋経費精算で物理的に手が回らない／属人化で誰か1人抜けると業務が止まる／2名体制で限界。

【After】煩雑なデータ整理業務を外部に委託し、社内は社内でしかできない業務に集中。確認作業の時間は体感1/4に。月次フィードバック会議で改善も継続中。

コミュニケーション ―― “顔が見える” ことで生まれた信頼

弊社とのやり取りで、印象に残っているエピソードはありますか？

4ヶ月ほど前から、月次のフィードバックミーティングを設けてもらえるようになったんです。月末の業務が終わった月の中旬あたりに振り返りをして、こちらが気づいた点や、担当の方が作業していて「やりづらかった」と感じた点を、お互いに共有する場です。

それまではチャットで「これ納品しましたので作業お願いします」「ここってどうなっていますか？」というやり取りだけで、担当の方がどういう人なのか正直まったく分からなかったんです。それが、ミーティングで顔を合わせて話すようになって、「あ、こんなに元気で、感じのいい方なんだ」と分かるようになり、信頼度がぐっと増しました。

特に信濃さんは、最初の段階からきちんとヒアリングしてくださって、ミーティング後には議事録のように内容をまとめて共有してくださる。こちらから指摘した点に対しても、すぐに改善案を出してくれます。「体制を変えて人員を増やしますね」とご提案いただいて、「えっ、本当にいいんですか？」と、こちらが驚くくらいの手厚い対応でした。