月末月初の確認作業が体感1/4に。2名体制のバックオフィスを支えたBPOという選択肢

バックオフィスは4名体制で役割分担がはっきり決まっており、経理・労務・親会社への請求と契約まわりをそれぞれが担当していました。メンバーは全員女性で、2名は産育休を経て復職しています。

課題は大きく2つありました。1つは属人化の問題で、「この業務はこの人」と担当が固定され、誰かが抜けると業務が回らなくなる体制でした。もう1つは時間の問題で、やるべきことが多く「やった方がいいけれど手が回っていない」業務が多くありました。

月末の第1・第2営業日に親会社への提出締切が集中し、第1週・第2週と締切が続くなか、従業員からの経費精算の確認依頼が重なり、物理的に手が回らない状況が常態化していました。

直接のきっかけは、斉藤様自身の産休・育休でした。4名体制からご本人が抜け、さらにもう1名も抜けたことでバックオフィスが2名体制となり、「さすがにこれは回らない」という状況から外部委託の検討が一気に動き出しました。

代表から「外部に任せるのも手だよね」という提案があり、社員面談など外部委託が難しい業務は残しつつ、「誰がやっても問題ない業務」は外部を活用する方針に。専門的なスキルを持つ経験豊富な人材に依頼できるため、新人採用のように教育に時間をかけずに済む点も大きなメリットでした。

依頼した親会社向けデータ整理業務はフォーマットが複数あり煩雑で、「こんな煩雑な業務をお願いするのは申し訳ない」という依頼側の心理的なハードルがありました。品質面よりも、依頼すること自体への遠慮が正直な気持ちだったといいます。

一番大きな変化は、月末月初の業務の山場を外部に任せられるようになったことです。締切が立て続けにやってくる時期でも、その時間を社内でしかできない業務（従業員の経費確認など）に充てられるようになりました。

担当者が業務に慣れていてほとんどミスがないため、社内側の確認作業もぐっと減少。体感では確認作業にかかる時間が元の1/4ほどになっている感覚だといいます。月次のフィードバック会議で改善も継続しています。

4ヶ月ほど前から月次のフィードバックミーティングが設けられ、お互いに気づいた点や作業しづらかった点を共有する場ができました。それまではチャットでのやり取りだけで担当者の人柄も分からなかったのが、顔を合わせて話すことで信頼度がぐっと増したといいます。

初期段階からのヒアリングやミーティング後の議事録共有、指摘への迅速な改善提案に加え、「体制を変えて人員を増やしますね」と提案があるなど、驚くほど手厚い対応が印象に残っているとのことです。

コンパクトな人数でバックオフィスを運営する会社、特に産育休や休職で一時的に人手が抜けるときにぴったりだといいます。正社員を採用するほどではないが確実に手は足りない、そうしたタイミングで柔軟性が頼りになったとのことです。

今後は親会社向けデータ業務以外に採用業務など他の分野も依頼したいと考えており、相談した際に「対応できますよ」と即答があったことが心強かったといいます。体制が変わるたびに柔軟なパートナーがいることをありがたく感じているそうです。