「正社員を雇うほどじゃない、けど、誰かに任せたい」という悩みを月数万円で解決

Q.Crowd Mooveに依頼する前、バックオフィスはどのような体制でしたか？

結構な部分を、代表の僕がやってしまっていました。経理周りを中心に、一部メンバーにお願いしている部分もありましたが、毎月かなりの時間を事務的なところに取られていて、ずっと課題感を持っていました。

初期から5〜6期目の頭くらいまで、もう本当にフロントで触っていました。全然得意じゃないですし、雑な人間なのでやっぱり漏れるんですよ。大事なことなのに漏れたらすごい信頼に関わる。「ずっと俺じゃねえ、これやと」と危機感を持っていましたね。

Q.具体的に、どのような業務に時間がかかっていたのでしょうか？

一番大きかったのは振込処理ですね。届いた請求書の振込を全部自分でやっていて、しかも毎回手動で、期日予約もせず「もう今日振り込め」と最短で振り込むようなやり方でした。キャッシュフロー的には良くないのは分かっていたんですが、まとめて予約するのがめんどくさくて。

それと着金確認ですね。ASP事業でたくさんのクライアント様からの振込があるのですが、期日通りに着金しているかの確認が全然できていなかった。正直、「振り込まれているだろう」という性善説です。でも実際には、規模の大きな会社さんでも振込漏れや金額違いって普通にあるんですよね。

Q.正社員を採用するのではなく、BPOを選んだのはなぜですか？

正社員で採用しようかなとも考えたんですよ。でも、正社員を入れるほどの稼働量がない。そこでずっと悩んでいたんです。

そんな時に、すごく安い金額で、かつフルリモートで、稼働に応じた従量課金で依頼できると知って、「これめちゃくちゃいいな」と。月によって稼働時間が変わっても、それに応じて金額も上下してくれるので、非常にありがたいですね。

Q.料金体系についてはどう感じましたか？

めちゃくちゃ安いなと思いました。まだ始まって間もないサービスだと認識していたので、おそらくだいぶお安くやっていただいているんだろうなという印象でした。

Q.導入前に不安だったことはありますか？

完全フルリモートなので、コミュニケーションの部分は少し懸念がありました。社内の込み入った業務も入ってもらうので、それをちゃんとリモートで引き継げるかなと。

もうひとつは、お金周りの機密情報を外部に渡すことへの不安です。でも、ネットバンクの権限設定で「振込予約まで」という形に切れば大丈夫だと分かって、そこからどんどん依頼を増やしていきました。

Q.具体的にどのような業務を依頼していますか？

大きく分けると、4つあります。まず、届いた請求書を期日通りにまとめて振り込む処理。次に、取引先からの着金が正しく行われているかの確認作業。

それから、経理周りの書類を集約して税理士に送る作業です。請求書や記帳に必要な書類をひとつにまとめてもらっています。

最後に、給与計算に必要な情報の集計です。以前はチャットワークの出退勤メッセージから各メンバーが自分で勤務管理表を作っていたのですが、今はCrowd Mooveの担当者が全員分を集計してくれる。有給や欠勤、遅刻早退、インセンティブやボーナスの情報まで吸い上げて、メンバーにも確認を取った上で、確定情報を社労士に送ってもらうまで一気通貫でやってもらっています。

Q.導入後、業務のやり方や時間の使い方はどう変わりましたか？

物理的に、僕がかけていた月間〜20時間がなくなりました。経営者として本来時間を使うべきところにリソースを割けるようになったのは、明確な変化です。

コスト面でも、もし正社員を1人採っていたら4〜5倍はかかっていたでしょう。社会保険や福利厚生、出社にかかる諸々のコストもありますし、そもそもフルタイムでやってもらうほどの業務量ではなかったので、そのギャップは大きいです。

それに、会社の中で一番時給が高いのは僕なんですよね。その僕が月に10〜20時間も事務作業に使っていたと考えると、目に見えないコストも相当なものだったと思います。社内メンバーも専門業務に集中できるようになって、結果として売上に直結する業務にリソースを切れるようになったのかなと。

Q.サービスの品質面はいかがでしたか？

正直に言うと、最初の頃はコミュニケーションミスや確認漏れがあって、少し困ったことがありました。

でも、そこからひとつひとつ改善していってくれたんです。たとえば「必ず2人でダブルチェックを入れる」とか、仕組みでそもそもミスが起きないようにするとか、一つ一つ潰してくれた。今はかなり安心して任せています。もうめちゃくちゃ助かってます。

Q.サポート体制で印象に残っていることはありますか？

コミュニケーションのスピードと頻度はすごくいいですね。フルタイムではないので、レスポンスが遅くなるんじゃないかと心配していたのですが、非常にスピーディに対応してもらえています。

それと、担当者だけでは改善が難しいことがあった時に、信濃社長がフォローで入ってくれて、ミスが起きない仕組み作りまでスピーディに対応していただいたのはありがたかったです。IT周りにも非常に強くて、ツールを使った業務改善まで提案してくれるので、非常に頼りになっています。

Q.Crowd Mooveはどのような企業におすすめですか？

まさにうちくらいの規模の中小・ベンチャー企業にはすごくいいと思います。正社員で任せるほどの業務ではないけれど、誰かがしんどい思いをして回している業務があれば、経理周りに限らずどんな会社さんにも向いていると思います。

フリーランスに直接依頼する選択肢もありますが、1人に重たい業務を任せていて、その方が辞めたらまたやり直し。それはしんどいですよね。Crowd Mooveさんは企業としてのバックアップがあるので、担当が交代しても引き継ぎができる安心感がある。

それなのに、フリーランスと直で契約しているかのような料金体系。これは素晴らしいコストパフォーマンスだと思います。

Q.スタートアップ経営者にアドバイスするとしたら？

別に1人社長の初期段階で入れても全然いいと思うくらいです。まだ誰も雇っていないけど、これから拡大していくんだという時に、いきなり正社員を入れるのは重たい。社長が全部やっている事務を部分的に剃がしていって、経営や営業に集中できる状況を作った方が売上は伸びる。早ければ早いほど良いと思います。

Q.今後、Crowd Mooveに期待することはありますか？

AIがとんでもないスピードで成長しているので、今まで人に頼んでいた業務の一部がAIに置き変わることは当然あると思うんです。そうなった時に、ただ依頼が減るのではなく、むしろAIツールの導入や「こういう使い方をしたらもっと効率化できますよ」という提案までしてもらえると、今まで以上に重宝します。

実際に担当の方がAIを活用して業務時間が短くなったのであれば、その分コストが下がる。そこを誠実に開示してくれたら、逆にすごく信頼できると思います。AI時代において、ただ作業を代行するだけでなく、「どうすれば業務がもっと良くなるか」を一緒に考えてくれるパートナーであり続けてほしいです。