正社員を雇うほどじゃないが誰かに任せたい。社長の月20時間の事務をゼロにした従量課金代行

経理周りを中心に、かなりの部分を代表自身が担っており、毎月かなりの時間を事務作業に取られていました。得意ではない領域だけに漏れが生じやすく、大事なことが漏れれば信頼に関わるという危機感を持っていたといいます。

特に負担が大きかったのが振込処理で、届いた請求書の振込を全て手動、期日予約もせず最短で振り込むやり方でした。また、ASP事業で多数のクライアントからの振込があるものの、期日通りに着金しているかの確認ができておらず、規模の大きな会社でも起こりうる振込漏れや金額違いを検知できない状態でした。

正社員採用も考えたものの、正社員を入れるほどの稼働量がなく悩んでいたところ、安価かつフルリモートで稼働に応じた従量課金で依頼できると知り「これはいい」と感じたといいます。月によって稼働時間が変わっても金額が上下する点もありがたいポイントでした。

不安は2つ。完全フルリモートゆえのコミュニケーションと、込み入った業務をリモートで引き継げるか。もう1つはお金周りの機密情報を外部に渡すことでしたが、ネットバンクの権限を「振込予約まで」に設定すれば大丈夫と分かり、そこから依頼を増やしていきました。

依頼業務は大きく4つ。届いた請求書を期日通りにまとめて振り込む処理、取引先からの着金が正しく行われているかの確認、経理書類を集約して税理士に送る作業、そして給与計算に必要な情報の集計です。

勤怠については、以前は各メンバーがチャットの出退勤メッセージから自分で勤務管理表を作っていましたが、今は担当者が全員分を集計。有給・欠勤・遅刻早退・インセンティブ・ボーナスまで吸い上げ、メンバー確認を経て確定情報を社労士に送るまで一気通貫で対応してもらっています。

物理的に、代表がかけていた月間10〜20時間の事務作業がなくなり、経営者として本来時間を使うべきところにリソースを割けるようになりました。コスト面でも、正社員を1人採っていたら社会保険や福利厚生などを含め4〜5倍はかかっていたと振り返ります。

社内で一番時給が高い代表が事務作業に使っていた目に見えないコストも相当なものだったとし、社内メンバーも専門業務に集中でき、売上に直結する業務にリソースを割けるようになったといいます。

最初の頃はコミュニケーションミスや確認漏れがあり困ったこともありましたが、「必ず2人でダブルチェックを入れる」など仕組みでミスが起きないよう一つ一つ改善してくれ、今はかなり安心して任せられるようになったといいます。

フルタイムではないためレスポンスが遅くなる懸念もありましたが、コミュニケーションのスピードと頻度は非常に良好とのこと。担当者だけで解決が難しい場面では信濃社長がフォローに入り、ミスが起きない仕組み作りまでスピーディに対応。IT周りにも強く、ツールを使った業務改善の提案まであり頼りになっているといいます。

同社規模の中小・ベンチャー企業に向いており、正社員で任せるほどではないが誰かがしんどい思いで回している業務があれば経理に限らず向いているといいます。フリーランスへの直接依頼と違い、企業としてのバックアップがあり担当交代でも引き継ぎができる安心感がありながら、フリーランスと直契約のような料金体系である点を高く評価しています。1人社長の初期段階から入れてもよいくらいで、早いほど良いとのことです。

今後については、AIが急成長するなかで人に頼んでいた業務の一部がAIに置き換わることを想定しつつ、AIツールの導入や効率化の提案まで期待。担当者がAI活用で業務時間を短縮したのであればその分コストが下がることを誠実に開示してくれれば、逆に信頼できると語ります。作業代行だけでなく「どうすれば業務がもっと良くなるか」を一緒に考えるパートナーであり続けてほしいとのことです。