正社員を雇うほどじゃないが誰かに任せたい。社長の月20時間の事務をゼロにした従量課金代行

結構な部分を、代表の僕がやってしまっていました。経理周りを中心に、毎月かなりの時間を事務的なところに取られていて、ずっと課題感を持っていたんです。初期から5〜6期目の頭くらいまで本当にフロントで触っていて、全然得意じゃないですし、雑な人間なのでやっぱり漏れる。大事なことなのに漏れたら信頼に関わる。「ずっと俺じゃねえ、これやと」という危機感がありましたね。

一番大きかったのは振込処理です。届いた請求書の振込を全部自分でやっていて、しかも毎回手動で、期日予約もせず「もう今日振り込め」と最短で振り込むようなやり方でした。それと着金確認。ASP事業でたくさんのクライアントからの振込があるのですが、期日通りに着金しているかの確認が全然できていなくて、正直「振り込まれているだろう」という性善説だったんです。でも実際は、規模の大きな会社さんでも振込漏れや金額違いって普通にあるんですよね。

正社員で採用しようかとも考えたんですよ。でも、正社員を入れるほどの稼働量がない。そこでずっと悩んでいたところに、すごく安い金額で、かつフルリモートで、稼働に応じた従量課金で依頼できると知って、「これめちゃくちゃいいな」と。月によって稼働時間が変わっても、それに応じて金額も上下してくれるので、非常にありがたいですね。

不安もありました。完全フルリモートなので、社内の込み入った業務をちゃんとリモートで引き継げるかなと。もうひとつはお金周りの機密情報を外部に渡すことへの不安。でも、ネットバンクの権限設定で「振込予約まで」という形に切れば大丈夫だと分かって、そこからどんどん依頼を増やしていきました。

大きく分けると4つあります。まず、届いた請求書を期日通りにまとめて振り込む処理。次に、取引先からの着金が正しく行われているかの確認。それから、経理周りの書類を集約して税理士に送る作業ですね。

最後に、給与計算に必要な情報の集計です。以前はチャットワークの出退勤メッセージから各メンバーが自分で勤務管理表を作っていたのですが、今は担当者が全員分を集計してくれる。有給や欠勤、遅刻早退、インセンティブやボーナスの情報まで吸い上げて、メンバーにも確認を取った上で、確定情報を社労士に送るところまで一気通貫でやってもらっています。

物理的に、僕がかけていた月間10〜20時間がなくなりました。経営者として本来時間を使うべきところにリソースを割けるようになったのは、明確な変化です。コスト面でも、もし正社員を1人採っていたら4〜5倍はかかっていたでしょう。社会保険や福利厚生、諸々のコストもありますし、そもそもフルタイムでやってもらうほどの業務量ではなかったので、そのギャップは大きいです。

それに、会社の中で一番時給が高いのは僕なんですよね。その僕が月に10〜20時間も事務作業に使っていたと考えると、目に見えないコストも相当なものだったと思います。社内メンバーも専門業務に集中できるようになって、結果として売上に直結する業務にリソースを割けるようになりました。

正直に言うと、最初の頃はコミュニケーションミスや確認漏れがあって、少し困ったこともありました。でも、そこからひとつひとつ改善していってくれたんです。「必ず2人でダブルチェックを入れる」とか、仕組みでそもそもミスが起きないようにするとか、一つ一つ潰してくれた。今はかなり安心して任せていますし、もうめちゃくちゃ助かってます。

コミュニケーションのスピードと頻度もすごくいいですね。フルタイムではないのでレスポンスが遅くなるんじゃないかと心配していたのですが、非常にスピーディに対応してもらえています。担当者だけでは改善が難しいことがあったときには、信濃社長がフォローで入ってミスが起きない仕組み作りまでスピーディに対応してくれた。IT周りにも非常に強くて、ツールを使った業務改善まで提案してくれるので、頼りになっています。

まさにうちくらいの規模の中小・ベンチャー企業にはすごくいいと思います。正社員で任せるほどの業務ではないけれど、誰かがしんどい思いをして回している業務があれば、経理周りに限らずどんな会社さんにも向いていると思います。フリーランスに直接依頼する選択肢もありますが、1人に重たい業務を任せていてその方が辞めたらまたやり直し、それはしんどい。Crowd Mooveさんは企業としてのバックアップがあるので、担当が交代しても引き継ぎができる安心感がある。それなのに、フリーランスと直で契約しているかのような料金体系。素晴らしいコストパフォーマンスだと思います。1人社長の初期段階で入れても全然いいくらいで、早ければ早いほど良いと思います。

今後は、AIがとんでもないスピードで成長しているので、今まで人に頼んでいた業務の一部がAIに置き換わることは当然あると思うんです。そうなったときに、ただ依頼が減るのではなく、AIツールの導入や「こういう使い方をすればもっと効率化できますよ」という提案までしてもらえると、今まで以上に重宝します。担当の方がAIを活用して業務時間が短くなったなら、その分コストが下がる。そこを誠実に開示してくれたら、逆にすごく信頼できると思います。作業を代行するだけでなく、「どうすれば業務がもっと良くなるか」を一緒に考えてくれるパートナーであり続けてほしいですね。