「抜け漏れが怖くて、いつも何かに追われていた」

――ご依頼いただく前は、どのような状況だったのでしょうか。

補助金・助成金関連の顧客管理業務が、とにかく多岐にわたっていました。顧客の進捗管理、動画視聴の確認、各種連絡、契約書の作成、LMSアカウントの管理……。こうした定型業務が担当者2名に集中していて、コンサルティングの合間に事務の山を崩すような毎日でした。負荷は高まり続ける一方でしたね。

――精神的な負担も大きかったのでしょうか。

大きかったです。この業務の怖いところは、件数が多いのに抜け漏れが許されないことなんです。顧客への連絡が一件漏れるだけで、信頼に関わる。常に「何か忘れていないか」と追われている感覚がありました。本来注力すべきは評価制度の設計コンサルティングや導入支援なのに、細かい事務作業の積み重ねで、担当者の稼働は限界に近づいていました。

――Crowd Mooveに委託を決めたポイントを教えてください。

件数の多い顧客連絡や進捗管理を、チェック可能な運用フローに載せて処理するという提案です。私たちが欲しかったのは「頑張って漏らさない」体制ではなく、「仕組みとして漏れない」体制でした。多岐にわたる業務を一括で引き受けたうえで、抜け漏れを構造的に防ぐ運用を組んでくれる。ここが決め手になりました。

――実際には、どのような業務を任せていますか。

補助金・助成金関連の顧客管理を中心に、幅広くお願いしています。

【総務】

• 顧客の進捗状況転記（補助金管理システムからのデータ抽出・集計）
• 顧客への動画視聴進捗確認メール送付（助成金関連）
• 顧客へのメール連絡対応
• 契約書作成・準備物シートの作成
• LMSアカウント作成・研修日程調整
• 顧客管理シートの更新・投函追跡管理

システムからのデータ抽出・集計から、メール送付、シート更新、投函の追跡まで、一連の流れを運用フローとして回してもらっています。「どこまで進んでいるか」が常に見える状態で処理されるので、こちらで気を張って確認し続ける必要がなくなりました。

――導入後、どのような変化がありましたか。

顧客管理・進捗確認は月約50〜80件を安定処理してもらえていて、メール連絡の対応漏れはゼロ件を維持しています。「漏れていないか」と常に気を張っていたあの感覚が消えたのは、数字以上に大きな変化でした。顧客対応の抜け漏れがなくなったことで、サービス品質そのものも上がったと感じています。

――担当者の方々の働き方はいかがでしょう。

担当者2名の業務時間が合計で月約20〜30時間削減されました。その時間を評価制度設計のコンサルティングという本来の業務に充てられるようになり、専門人材が専門の仕事をする体制に戻れました。正直、もっと早くこうすればよかったというのが2人の共通の感想です。

――最後に、同じような課題を抱える企業へメッセージをお願いします。

定型業務は「社内でなんとかなっている」ように見えても、実は専門人材の時間と集中力を静かに消耗させています。抜け漏れが許されない業務ほど、仕組みで回せる外部パートナーに任せる価値がある。コンサルタントや専門職の稼働が事務作業で埋まっている会社には、定型業務の切り出しを強くおすすめします。