「経理も商談準備も、どちらも落とせなかった」

――ご依頼いただく前は、どのような状況だったのでしょうか。

経理を担当していたスタッフの退職が決まり、請求書作成・集金管理・入金消込といった業務の引き継ぎ先を早急に確保する必要がありました。日々の入出金に関わる業務なので、空白期間をつくるわけにはいきません。とはいえ社内ですぐに引き受けられる人もおらず、時間との勝負という感覚でした。

――同じ時期に、商談資料の課題もあったそうですね。

はい。クライアントとの2回目商談に向けた提案資料の作成が重なっていました。データを分析してスライドに落とし込む、手間のかかる仕事です。経理の引き継ぎと資料作成が同時に押し寄せて、営業・コンサルタントのリソースが完全に分散していました。「コンサルの片手間の経理」と「経理に追われる営業」が同居しているような状態で、どちらの品質も守りきれなくなる不安がありました。

――Crowd Mooveに委託を決めたポイントを教えてください。

退職で空いた経理業務の引き継ぎと、商談用資料の作成支援。性質のまったく違う2つの業務を、同じ窓口で同時に引き受けてもらえることです。別々の委託先を探して調整する時間はありませんでしたから、「両方まとめて」に応えてくれる体制はまさに求めていたものでした。

――実際には、どのような業務を任せていますか。

経理と営業支援の両輪でお願いしています。

【総務】

• クライアント向け2回目商談用の提案資料作成（データ分析・スライド作成）

【経理】

• 請求書作成
• 集金代行システムへの入力・管理
• 入金消込作業

よかったのは、営業と経理の業務を明確に分離して、それぞれを専用の運用に載せてくれたことです。誰かの片手間ではなく、どちらも本業として処理される。この分業の設計が、両方の品質を支えてくれています。

――導入後、どのような変化がありましたか。

入金消込の処理リードタイムが平均2営業日から当日対応に短縮されました。お金の動きがその日のうちに整理されている状態は、想像以上に気持ちのいいものです。請求書作成・入金消込は月約40〜60件を安定処理してもらえていて、退職にともなう業務の空白は完全に埋まりました。

――商談資料の支援効果はいかがでしょう。

2回目商談資料の作成で、コンサルタント1名あたり月約10時間が削減されました。その時間がそのまま商談準備とクライアント対応に回っています。資料の下ごしらえを任せて、コンサルタントは中身の議論に集中する。営業と経理の分業で、双方の品質が一段上がったと感じています。

――最後に、同じような課題を抱える企業へメッセージをお願いします。

担当者の退職のような突発的な事態は、どの会社にも起こり得ます。そのとき兼務でしのごうとすると、本業と事務の両方がすり減ってしまう。性質の違う業務は思い切って分業し、専門の運用に載せる。それが結果的に、クライアントに向き合う時間と品質を守る一番の近道だと実感しています。