入金消込を平均2営業日から当日対応に、資料作成で月10時間創出

経理を担当していたスタッフの退職が決まり、請求書作成・集金管理・入金消込の引き継ぎ先を早急に確保する必要がありました。日々の入出金に関わる業務のため空白期間はつくれず、社内ですぐ引き受けられる人もおらず、時間との勝負でした。

同じ時期に、クライアントとの2回目商談に向けた提案資料の作成も重なっていました。データを分析してスライドに落とし込む手間のかかる仕事で、経理の引き継ぎと資料作成が同時に押し寄せ、営業・コンサルタントのリソースが完全に分散。どちらの品質も守りきれなくなる不安がありました。

退職で空いた経理業務の引き継ぎと、商談用資料の作成支援。性質のまったく違う2つの業務を、同じ窓口で同時に引き受けてもらえることが決め手でした。別々の委託先を探して調整する時間はなく、両方まとめて応えてくれる体制はまさに求めていたものでした。

経理と営業支援の両輪で委託しています。総務としてクライアント向け2回目商談用の提案資料作成（データ分析・スライド作成）、経理として請求書作成、集金代行システムへの入力・管理、入金消込作業を担当。

営業と経理の業務を明確に分離してそれぞれを専用の運用に載せてくれたことで、誰かの片手間ではなくどちらも本業として処理される。この分業の設計が両方の品質を支えています。

入金消込の処理リードタイムが平均2営業日から当日対応に短縮されました。請求書作成・入金消込は月約40〜60件を安定処理してもらえ、退職にともなう業務の空白は完全に埋まりました。

2回目商談資料の作成でコンサルタント1名あたり月約10時間が削減され、その時間がそのまま商談準備とクライアント対応に回っています。営業と経理の分業で双方の品質が一段上がったと感じています。

担当者の退職のような突発的な事態はどの会社にも起こり得ます。そのとき兼務でしのごうとすると本業と事務の両方がすり減ってしまう。性質の違う業務は思い切って分業し専門の運用に載せることが、結果的にクライアントに向き合う時間と品質を守る一番の近道だと実感しています。