月20〜30件の請求業務を発行ミス・遅延ゼロで完全委託

毎月の請求書作成を開発メンバーが担い、エンジニアがプロダクト開発と経理業務を兼務していました。月末が近づくと請求書の作成・送付・管理に時間を取られ、開発の予定が組みにくくなる。本来注力すべき機能改善や顧客対応に集中しきれない状態が続いていました。

事業が成長して案件数が増えると、それに比例して請求書の発行件数も増えていきます。福祉施設のお客様にお送りするものでミスも遅延も許されず、件数が増えるほど兼務で続けることへの不安が大きくなっていました。

請求業務は今月だけ手伝ってもらうものではなく、毎月確実に回り続ける仕組みが必要でした。案件別・クライアント別の請求パターンを整理して運用に落とし込むところから始めてくれた点、件数が増えても精度が落ちない再現性のあるフローをつくるという発想が、成長中の自社に合っていると感じたのが決め手です。

月次の請求業務を一連の流れごと委託しています。案件別・クライアント別の請求書ドラフト作成、請求書の送付・発行管理、請求データの記録・管理までを担当。

単に言われた通りに作成するのではなく、案件ごと・クライアントごとに異なる請求パターンを整理したうえで運用に載せてくれたため、都度細かく指示しなくても正確に回る体制になりました。

月間約20〜30件の請求書作成を安定処理してもらえるようになり、発行ミス・遅延はゼロ件を継続しています。担当していたメンバーの工数も月約8〜10時間削減されました。

月次の経理フローが安定したことで、エンジニアがプロダクト開発という本業に集中できるようになりました。事業成長で増え続ける請求業務を、品質を落とさず外部化できたと感じています。

請求業務のような絶対に落とせない定型業務ほど、社内の専門人材が抱えるべきではないと考えています。信頼できる外部に仕組みごと任せれば、ミスなく回り続けるうえにコアメンバーの時間が戻ってくる。事業の成長に合わせて業務量が増えていく会社にこそ、早めの外部化をおすすめします。