「請求書の月末が、開発チームの月末になっていた」

――ご依頼いただく前は、どのような状況だったのでしょうか。

毎月の請求書作成を、開発メンバーが担っていました。エンジニアがプロダクト開発と経理業務を兼務している形です。月末が近づくと請求書の作成・送付・管理に時間を取られて、開発の予定が組みにくくなる。本来注力すべき機能改善や顧客対応に、集中しきれない状態が続いていました。

――業務量は増えていたのでしょうか。

はい。ありがたいことに事業が成長して案件数が増えると、それに比例して請求書の発行件数も増えていきます。作成して、送付して、記録して……という工数が月を追うごとに膨らんでいきました。福祉施設のお客様にお送りするものですから、ミスも遅延も許されない。件数が増えるほど、兼務でやり続けることへの不安が大きくなっていました。

――Crowd Mooveに委託を決めたポイントを教えてください。

請求業務は「今月だけ手伝ってもらう」ものではなく、毎月確実に回り続ける仕組みが必要です。Crowd Mooveさんは案件別・クライアント別の請求パターンを整理して運用に落とし込むところから始めてくれました。件数が増えても精度が落ちない、再現性のあるフローをつくるという発想が、成長中のうちには合っていると感じたのが決め手です。

――実際には、どのような業務を任せていますか。

月次の請求業務を一連の流れごとお願いしています。

【経理】

• 月次の請求書作成（案件別・クライアント別の請求書ドラフト作成）
• 請求書の送付・発行管理
• 請求データの記録・管理

単に言われた通りに作成するのではなく、案件ごと・クライアントごとに異なる請求パターンを整理したうえで運用に載せてくれたのが大きかったですね。おかげで、こちらが都度細かく指示しなくても正確に回る体制になりました。

――導入後、どのような変化がありましたか。

月間約20〜30件の請求書作成を安定処理してもらえるようになり、発行ミス・遅延はゼロ件を継続しています。お金にまつわる業務でこの状態を保てているのは、本当に安心感があります。担当していたメンバーの工数も月約8〜10時間削減されました。

――開発面への影響はいかがでしょう。

月次の経理フローが安定したことで、エンジニアがプロダクト開発という本業に集中できるようになりました。月末に開発の手が止まる、あの感覚がなくなったのは想像以上に快適です。事業成長で増え続ける請求業務を、品質を落とさず外部化できたと感じています。

――最後に、同じような課題を抱える企業へメッセージをお願いします。

請求業務のような「絶対に落とせない定型業務」ほど、社内の専門人材が抱えるべきではないと思います。信頼できる外部に仕組みごと任せれば、ミスなく回り続けるうえに、コアメンバーの時間が戻ってくる。事業の成長に合わせて業務量が増えていく会社にこそ、早めの外部化をおすすめしたいです。