依頼から平均1営業日以内の求人更新体制を取り戻す

求人運用を担当していたスタッフが退職することになり、非掲載の予約、新着更新、求人内容の修正といったクライアントの掲載運用を代表が引き受けることになりました。少数体制で他に選択肢がなく、クライアントから預かる求人を止めるわけにはいかない一心で回していました。

細かい作業の連続で想像以上に時間を取られました。求人広告は更新頻度が掲載効果を左右するため本来は更新ペースを上げたいものの、日々の修正や予約作業に追われて営業活動に出る時間が削られ、採用コンサルティングの提案にも注力できない状態でした。

作業の一部ではなく、退職したスタッフが担っていた運用業務を丸ごと引き継いでもらえる点が決め手でした。求人の更新作業だけでなく、クライアントへのメール連絡まで含めて日常運用として回してもらえるため、「ここからここまでは自分」と線を引かずに済む体制を評価しました。

採用領域では、クライアントの求人の非掲載予約・新着更新・求人内容の修正、Excelでの求人管理シート修正・データ更新を担当しています。総務領域では、クライアントへのメール連絡対応を行っています。

掲載効果に直結する「更新スピード」と「更新頻度」を運用品質の軸に置き、依頼から反映までのリードタイムを短く保つオペレーションを徹底しているため、安心して任せられる体制になっています。

求人更新が依頼から平均1営業日以内に反映されるようになり、新着更新も週1回以上を安定して維持できています。更新頻度はクライアントの掲載効果にそのまま効いてくる部分のため、ここが安定したことで「更新の早い代理店」と言える状態に戻れました。

求人運用にかけていた月約10〜15時間がまるごと戻り、その時間を新規営業と採用コンサルティングの提案に充てられるようになりました。担当者の退職という出来事が、運用品質を上げる機会になったと捉えています。

少数体制の会社では、誰かが抜けたとき経営者が実務を抱え込みがちです。ただ、経営者の時間は営業や提案といったその人にしかできない仕事に使うべきだと痛感しました。定型的な運用業務は信頼できる外部に任せ、自分は付加価値で勝負する。同じ状況なら、その切り替えを早めに決断することをおすすめします。