「月初が来るのが、正直ちょっと憂鬱でした」

――ご依頼いただく前は、どのような状況だったのでしょうか。

うちは少人数の事務所で、私自身がデザイナーとして制作に入りながら経営もやっています。請求書の作成、支払いの管理、勤怠の確認……そういう経理・労務まわりも全部自分でやっていました。この手の作業って月初に集中するんですよね。毎月、月初になると制作の手を止めて事務作業と向き合う。それが正直、ちょっと憂鬱でした。

――特に時間を取られていた作業は何でしたか。

マネーフォワードでの請求書作成です。単体請求書と合算請求書で作成ルールが違っていて、これが結構複雑で。毎回「これはどっちのパターンだったかな」と確認しながら進めるので、時間がかかるんです。しかもデザイナーからすると、面倒な作業ほど後回しにしたくなる。実際、処理が遅れてしまうこともありました。月中までずれ込むのが常態化していましたね。

――Crowd Mooveに委託を決めたポイントを教えてください。

単純な作業代行ではなく、うちの複雑な請求書作成ルールを理解したうえで、マニュアル化まで含めて引き受けてくれる姿勢です。「作業を渡す」だけだと、結局私が毎回説明することになる。仕組みごと整えて、継続的に回してもらえる体制が魅力でした。

――実際には、どのような業務を任せていますか。

月初に集中していた事務作業を、まとめてお願いしています。

【経理】

• マネーフォワード上での請求書作成（単体請求書・合算請求書）
• マネーフォワードへの請求書登録・支払い申請
• 支払い情報の仕訳入力

【労務】

• 勤怠確認・修正対応

【総務】

• 業務マニュアルの作成・整備

助かったのは、あの複雑だった請求書作成ルールを、5種類の業務マニュアルとして文書化してくれたことです。私の頭の中にしかなかった手順が形になって、担当の方が変わっても同じ品質で回る状態になりました。

――導入後、どのような変化がありましたか。

従来は月中までかかっていた経理・労務処理が、月初5営業日以内に完了するようになりました。「もう終わったんですか」と拍子抜けするくらいで（笑）。マネーフォワード関連の作業時間も月約10〜15時間削減されて、月初の憂鬱がすっかりなくなりました。

――制作業務への影響はいかがでしょう。

デザイン制作に使える時間が明らかに増えました。月初でも制作の手を止めずに済むのは、少人数の事務所にとって本当に大きいことです。マニュアルが整備されたおかげで業務の再現性も上がって、バックオフィスが安定して回っている安心感があります。

――最後に、同じような課題を抱える企業へメッセージをお願いします。

小さな事務所ほど「全部自分でやらなきゃ」と思い込みがちですが、苦手な仕事を無理に抱えるより、得意な人に任せたほうが自分もお客様も幸せだと実感しました。事務作業を後回しにしてしまう自覚がある方には、特におすすめしたいです。手放した時間は、そのまま本業の質に返ってきます。