属人化した経理を仕組み化、引き継ぎ2週間を3日に短縮

経理担当者の休職が発生したことがきっかけでした。しっかり休んでもらうことに迷いはなかったものの、月次の請求書処理や仕訳作業は待ってくれず、代わりに担える人を早急に確保する必要がありました。

会計処理にはfreee会計を使っていましたが、運用ルールが完全に属人化しており、どの取引をどう仕訳するかは担当者の頭の中にしかない状態でした。社内に引き継げる人材もおらず、事業の多角化で経理処理も複雑になっていたため、「なんとなく」で触れるものではありませんでした。「月次が止まるかもしれない」という緊張感が常にあり、属人化のリスクを身をもって痛感しました。

目の前の請求書処理を代行してもらえることを前提に、freee会計の運用ルールをマニュアルとして整備するところまで提案してくれたことが決め手でした。「人に依存した経理は、いつかまた同じことが起きる」と痛感したことから、処理と仕組み化を同時に進められる点を重視しました。

経理として、請求書処理（受領・内容確認・承認フロー管理）、freee会計での仕訳作業（月次仕訳入力・勘定科目設定）、新規担当者へのレクチャー・業務マニュアルの作成、仕訳内容のチェック・修正対応までを担当しました。

単に処理をこなすのではなく、「担当者がいなくなると業務が止まる」状態から「誰が担当しても回る」状態への転換を意識して動き、チェック体制まで組むことで仕訳の正確性も向上しました。

月次の請求書処理は月約50〜80件を安定して処理できる体制になり、経理担当者の工数も月約15時間削減。張り詰めていた月次が淡々と回るようになりました。

freee会計の運用ルールが文書化されたことで、担当者交代時の引き継ぎ期間が従来の2週間から3日間に短縮されました。人の入れ替わりがあっても経理が揺らがず、休職という突発的な事態がきっかけながら、結果的に会社の基盤が一段強くなりました。

経理の属人化は、普段は問題として見えず、担当者が休んだり離れたりして初めて表面化します。突発的な事態で慌てる前に、処理を任せながら仕組みも整えてもらえるパートナーを持っておくことをおすすめします。誰が担当しても回る経理は、社員が安心して休める環境づくりでもあります。