「運用ルールは、担当者の頭の中にしかなかった」

――ご依頼いただく前は、どのような状況だったのでしょうか。

経理担当者の休職が発生したことがきっかけです。体調はもちろん最優先ですから、しっかり休んでもらうことに迷いはありませんでした。ただ、月次の請求書処理や仕訳作業は待ってくれません。代わりに担える人を早急に確保する必要がありました。

――社内で引き継ぐことは難しかったのでしょうか。

難しかったですね。会計処理にはfreee会計を使っていたのですが、運用ルールが完全に属人化していて、どの取引をどう仕訳するかは担当者の頭の中にしかない状態でした。社内に引き継げる人材もいない。うちは事業を多角化している分、経理処理も複雑になっていて、「なんとなく」で触れるものではなかったんです。

――当時、率直にどんなお気持ちでしたか。

「月次が止まるかもしれない」という緊張感が常にありました。請求書の処理が滞れば、取引先にも社内にも影響が出ます。誰も悪くないのに業務が回らなくなる。属人化のリスクを、身をもって痛感した瞬間でした。

――Crowd Mooveに委託を決めたポイントを教えてください。

目の前の請求書処理を代行してもらえるのは大前提として、freee会計の運用ルールをマニュアルとして整備するところまで提案してくれたことです。今回の件で痛感したのは、「人に依存した経理は、いつかまた同じことが起きる」ということ。処理と仕組み化を同時に進められる点が決め手になりました。

――実際には、どのような業務を任せていますか。

月次の経理処理を軸に、体制づくりまで含めてお願いしました。

【経理】

• 請求書処理（受領・内容確認・承認フロー管理）
• freee会計での仕訳作業（月次仕訳入力・勘定科目設定）
• 新規担当者へのレクチャー・業務マニュアルの作成
• 仕訳内容のチェック・修正対応

印象的だったのは、単に処理をこなすのではなく、「担当者がいなくなると業務が止まる」状態から「誰が担当しても回る」状態への転換を意識して動いてくれたことです。チェック体制まで組んでもらえたので、仕訳の正確性も上がりました。

――導入後、どのような変化がありましたか。

まず、月次の請求書処理は月約50〜80件を安定して処理できる体制になりました。経理担当者の工数も月約15時間削減。あれだけ張り詰めていた月次が、いまは淡々と回っています。この安心感は数字以上のものがありますね。

――マニュアル整備の効果はいかがでしょう。

これが想像以上でした。freee会計の運用ルールが文書化されたことで、担当者交代時の引き継ぎ期間が従来の2週間から3日間に短縮されたんです。人の入れ替わりがあっても経理が揺らがない。休職という突発的な事態がきっかけでしたが、結果的に会社の基盤が一段強くなったと感じています。

――最後に、同じような課題を抱える企業へメッセージをお願いします。

経理の属人化は、普段は問題として見えません。担当者が休んだり離れたりして初めて表面化します。私たちのように突発的な事態で慌てる前に、処理を任せながら仕組みも整えてもらえるパートナーを持っておくことをおすすめします。誰が担当しても回る経理は、社員が安心して休める環境づくりでもあると思います。