「調べて、比べて、また調べて。開発の時間がどんどん削られていました」

――ご依頼いただく前は、どのような状況だったのでしょうか。

私たちの本業はAIを活用したソフトウェア開発なのですが、並行して会場手配を伴うサービスも運営しています。この会場手配まわりの業務を、開発メンバーが顧客対応と兼務で回していました。問い合わせが来たら対応して、会場の空き状況を確認して、埋まっていれば代替会場を探して……。開発の合間にやるつもりが、気づけば一日の大半がそちらに取られている。そんな日が珍しくありませんでした。

――特に負担が大きかったのは、どの部分でしたか。

調査と比較です。会場って、一つひとつ問い合わせ方法も利用条件もバラバラなんですよ。電話でしか受け付けないところもあれば、フォーム経由のところもある。料金体系も条件もそれぞれ違う。1件の手配依頼に対して、複数の会場を調べて比較するだけで平均2時間かかっていました。正直、開発者としてはかなりつらい時間でしたね。

――開発業務への影響も大きかったのでしょうか。

大きかったです。本来注力すべきは開発プロジェクトなのに、会場調査で頭が中断される。集中が必要な仕事ほど、細切れの割り込みに弱いんです。「このままでは開発もサービスも中途半端になる」という危機感がありました。

――Crowd Mooveに委託を決めたポイントを教えてください。

単発の調査代行ではなく、問い合わせの一次受付から空き状況確認、代替会場の検索、提案資料の作成まで、一連の流れを丸ごと引き受けてもらえる点です。この業務は毎日発生し続けるものなので、部分的に切り出しても結局こちらの手が止まる。「業務ごと」渡せる体制があることが決め手でした。

――実際には、どのような業務を任せていますか。

会場手配に関わる一連のオペレーションをお願いしています。

【CS】

• 顧客からの会場手配依頼の一次受付（問い合わせ対応）
• 会場の空き状況確認・代替会場の検索（問い合わせ・空き状況・料金の調査・比較）
• 顧客管理システムでの概要登録・提案資料の作成

ありがたかったのは、会場ごとに異なる問い合わせ方法や条件を整理しながら進めてくれたことです。単に問い合わせを代行するだけでなく、顧客へスピーディーに提案できる運用フローそのものを整えてもらえた感覚があります。

――導入後、どのような変化がありましたか。

一番わかりやすいのは調査時間です。1件あたり平均2時間かかっていた調査が30分に短縮されました。最初に数字を見たときは、正直「ここまで変わるのか」と驚きましたね。月間約50〜80件の問い合わせを安定して処理できる体制になり、社内の負担は目に見えて軽くなりました。

――お客様への対応品質にも変化はありましたか。

顧客管理システムへの登録が迅速になり、情報が一元管理されるようになったことで、顧客への提案リードタイムは平均1営業日短縮されました。提案が早く、品質も安定する。そして何より、担当者が開発プロジェクトに集中できるようになった。これが一番大きな変化です。

――最後に、同じような課題を抱える企業へメッセージをお願いします。

開発と顧客対応の兼務は、一見なんとか回っているように見えて、実はコア業務の質を静かに削っていきます。私たちも手放してみて初めて、割り込みのない時間がどれほど貴重だったかに気づきました。「調べる・比べる・連絡する」に時間を取られている会社には、一度業務ごと切り出すことをおすすめしたいです。