会場調査1件2時間を30分に短縮し、開発への集中時間を確保

本業はAIを活用したソフトウェア開発ですが、並行して会場手配を伴うサービスも運営しており、この会場手配まわりの業務を開発メンバーが顧客対応と兼務で回していました。問い合わせ対応、空き状況の確認、埋まっていれば代替会場を探す作業に、気づけば一日の大半が取られる日が珍しくありませんでした。

特に負担が大きかったのは調査と比較です。会場は問い合わせ方法も利用条件もそれぞれ異なり、料金体系もバラバラ。1件の手配依頼に対して複数の会場を調べて比較するだけで平均2時間かかっていました。集中が必要な開発業務ほど細切れの割り込みに弱く、「このままでは開発もサービスも中途半端になる」という危機感がありました。

単発の調査代行ではなく、問い合わせの一次受付から空き状況確認、代替会場の検索、提案資料の作成まで一連の流れを丸ごと引き受けてもらえる点が決め手でした。この業務は毎日発生し続けるため、部分的に切り出しても結局手が止まってしまう。「業務ごと」渡せる体制があることを重視しました。

CSとして、会場手配に関わる一連のオペレーションを担当。顧客からの会場手配依頼の一次受付（問い合わせ対応）、会場の空き状況確認・代替会場の検索（問い合わせ・空き状況・料金の調査・比較）、顧客管理システムでの概要登録・提案資料の作成までを一括で引き受けています。

会場ごとに異なる問い合わせ方法や条件を整理しながら進め、単に問い合わせを代行するだけでなく、顧客へスピーディーに提案できる運用フローそのものを整えました。

1件あたり平均2時間かかっていた調査が30分に短縮されました。月間約50〜80件の問い合わせを安定して処理できる体制になり、社内の負担は目に見えて軽くなりました。

顧客管理システムへの登録が迅速になり情報が一元管理されたことで、顧客への提案リードタイムは平均1営業日短縮。提案が早く品質も安定し、何より担当者が開発プロジェクトに集中できるようになったことが最大の変化です。

開発と顧客対応の兼務は、一見なんとか回っているように見えて、実はコア業務の質を静かに削っていきます。手放してみて初めて、割り込みのない時間がどれほど貴重だったかに気づきました。「調べる・比べる・連絡する」に時間を取られている会社には、一度業務ごと切り出すことをおすすめします。