「委託していた方と、連絡が取れなくなったんです」

――ご依頼いただく前は、どのような状況だったのでしょうか。

うちはマーケティング支援の複数事業とフィットネス事業を並行して運営していて、正社員と業務委託のメンバーが混在しています。働き方が多様な分、勤怠管理も請求書処理も振込対応も複雑で。経理の専任者がいないので、私や他のメンバーがフォローしながら回している状態でした。コア業務に集中したくても、事務が追いかけてくる感覚でしたね。

――以前は別の委託先に経理を任せていたそうですね。

はい、個人のフリーランスの方にお願いしていました。ただ、対応品質にばらつきがあったり、急ぎのときに対応してもらえなかったり。一番困ったのは、連絡が途絶えてしまったことです。任せているはずの業務のフォローにこちらの手が取られて、本末転倒でした。組織的なバックアップ体制のある委託先を探そう、と決めたのはそのときです。

――Crowd Mooveに委託を決めたポイントを教えてください。

チームでのバックアップ体制があることです。個人への委託と違って、業務を標準化したうえで組織として運用してくれるので、「急に対応できない」「連絡が取れない」というリスクがそもそも起きない。前回の経験があっただけに、この安心感は何よりの決め手でした。

――実際には、どのような業務を任せていますか。

【経理】

• 請求書の作成・送付
• 入出金の確認・消込作業
• 振込対応

【労務】

• 正社員と業務委託の勤怠管理（勤怠集計・確認・修正）

【総務】

• フォルダ管理（ファイル整理・アクセス権限管理）
• メール管理（受信整理・対応振り分け）

請求書の作成から振込までの経理フローを一元化してもらい、正社員と業務委託が混在する勤怠管理も整備してもらいました。業務が標準化されてチームで運用されているので、特定の誰かに依存しない形で安定して回っています。

――導入後、どのような変化がありましたか。

月平均2〜3件発生していた請求書の発行ミスがゼロになりました。請求書のミスはお金とお客様の信頼に直結するので、これがなくなった安心感は大きいです。振込処理の完了リードタイムも平均2営業日短縮されて、支払いまわりの流れ全体が速く、正確になりました。

――社内の負担はどう変わりましたか。

勤怠管理の処理時間が月約10時間削減されました。複雑な雇用形態に対応した勤怠管理の体制が整い、経理フローも一元化されたことで、私もメンバーもコア業務に集中できています。委託先の品質に悩み続けていた頃を思うと、ようやく安心して任せられる体制を手に入れた、という実感があります。

――最後に、同じような課題を抱える企業へメッセージをお願いします。

外部委託は「誰に任せるか」で結果がまったく変わります。私たちは一度、個人への委託でつまずきました。大事なのは、個人のスキルではなく、標準化とバックアップのある体制に任せることだと思います。委託先の品質に悩んでフォローに消耗している会社にこそ、組織で受けてくれるパートナーを検討してほしいですね。