請求書ミスをゼロにし、振込リードタイムを平均2営業日短縮

マーケティング支援の複数事業とフィットネス事業を並行して運営し、正社員と業務委託のメンバーが混在していました。働き方が多様な分、勤怠管理も請求書処理も振込対応も複雑で、経理の専任者がいないため代表や他のメンバーがフォローしながら回している状態でした。

以前は個人のフリーランスに経理を委託していましたが、対応品質にばらつきがあり、急ぎのときに対応してもらえないこともありました。最も困ったのは連絡が途絶えてしまったこと。任せているはずの業務のフォローに手を取られ、組織的なバックアップ体制のある委託先を探すことを決めました。

チームでのバックアップ体制があることが決め手でした。個人への委託と違い、業務を標準化したうえで組織として運用してくれるため、「急に対応できない」「連絡が取れない」というリスクがそもそも起きません。前回の経験があっただけに、この安心感は何よりの決め手となりました。

経理では請求書の作成・送付、入出金の確認・消込作業、振込対応を担当。労務では正社員と業務委託の勤怠管理（勤怠集計・確認・修正）を実施しています。

総務ではフォルダ管理（ファイル整理・アクセス権限管理）とメール管理（受信整理・対応振り分け）を担当。請求書の作成から振込までの経理フローを一元化し、複雑な勤怠管理も整備することで、特定の誰かに依存しない安定した運用を実現しました。

月平均2〜3件発生していた請求書の発行ミスがゼロになりました。請求書のミスはお金とお客様の信頼に直結するため、これがなくなった安心感は大きいものです。振込処理の完了リードタイムも平均2営業日短縮され、支払いまわりの流れ全体が速く、正確になりました。

勤怠管理の処理時間は月約10時間削減。複雑な雇用形態に対応した勤怠管理の体制が整い、経理フローも一元化されたことで、代表もメンバーもコア業務に集中できています。

外部委託は「誰に任せるか」で結果がまったく変わります。大事なのは個人のスキルではなく、標準化とバックアップのある体制に任せること。委託先の品質に悩んでフォローに消耗している会社にこそ、組織で受けてくれるパートナーを検討してほしいと考えています。