「報告漏れが月5件。数字以上に、信頼に関わる問題でした」

――ご依頼いただく前は、どのような状況だったのでしょうか。

ありがたいことに支援先が増えていたのですが、それに比例して、申請、報告、リスト作成といった営業関連の事務作業が膨大に発生するようになりました。セールス担当はクライアントワークと社内の管理業務を並行して処理していて、本来のコア業務である営業活動に集中しきれない。営業支援の会社なのに、自分たちのセールスが営業以外の仕事に埋もれている状態でした。

――対応漏れなどの問題も出ていたのでしょうか。

出ていました。クライアントへの報告の対応漏れが月平均で5件。数字としても問題ですが、それ以上に信頼に関わる問題です。さらに、売上やKPIといった定量データの管理、契約継続の対策まで手が回らず、チャーン率の上昇が現実的な懸念になっていました。忙しさが、じわじわとクライアントとの関係に影響し始めていたんです。

――Crowd Mooveに委託を決めたポイントを教えてください。

単なる作業代行ではなく、リマインドや進捗管理まで含めて「漏らさない仕組み」として運用する、という考え方です。私たちの課題は作業量そのものより、抜け漏れが構造的に起きてしまう状態でした。仕組みで防ぐという発想が、まさに求めていたものだったんです。経理・総務・CSと領域をまたいで一括で任せられる点も大きかったですね。

――実際には、どのような業務を任せていますか。

【経理】

• 各種申請処理・承認フロー管理
• 定量数値管理（売上・KPIデータの集計・レポート作成）

【総務】

• 社内外への返信・リマインド対応
• アポイント獲得内容の共有・内部報告・外部報告

【CS】

• クライアントワーク支援（アカウント状況の共有・連携）
• 契約継続対策の進捗管理
• つながり申請のリスト作成

リマインドや進捗管理まで含めて運用してもらっているので、クライアント対応の抜け漏れが構造的に起きない形になっています。作業を渡したというより、「漏らさない仕組み」ごと手に入れた感覚です。

――導入後、どのような変化がありましたか。

月平均5件あったクライアント報告の対応漏れがゼロになりました。これは本当に安堵しました。営業事務の工数もチーム全体で月約30〜40時間削減され、定量レポートの作成時間は1件あたり約60%短縮。セールスが営業に使える時間が、目に見えて増えました。

――クライアントとの関係にも変化はありましたか。

対応漏れや遅延がなくなったことで、クライアントの契約継続率が安定しました。懸念していたチャーンの流れを止められたのは大きいです。定量データの管理体制が整ったので、感覚ではなくデータに基づいた営業活動ができるようになった。バックオフィス側から営業組織の生産性が引き上がった実感があります。

――最後に、同じような課題を抱える企業へメッセージをお願いします。

営業のような攻めの組織は、事務や報告といった守りの業務が後回しになりがちです。でも、信頼を損なうのはいつも守りの抜け漏れからでした。守りを仕組みとして外部に持ってもらえば、攻めに全力を注げます。営業チームが事務に埋もれていると感じたら、体制を見直すタイミングだと思います。