報告漏れ月5件をゼロに、データドリブンな営業体制を実現

支援先の増加に比例して、申請、報告、リスト作成といった営業関連の事務作業が膨大に発生していました。セールス担当はクライアントワークと社内の管理業務を並行して処理し、本来のコア業務である営業活動に集中しきれない状態でした。営業支援の会社でありながら、自分たちのセールスが営業以外の仕事に埋もれていたのです。

クライアントへの報告の対応漏れは月平均5件。数字としても、それ以上に信頼に関わる問題でした。売上やKPIといった定量データの管理、契約継続の対策まで手が回らず、チャーン率の上昇が現実的な懸念になっていました。

単なる作業代行ではなく、リマインドや進捗管理まで含めて「漏らさない仕組み」として運用するという考え方が決め手でした。課題は作業量そのものより、抜け漏れが構造的に起きてしまう状態にあり、仕組みで防ぐという発想がまさに求めていたものでした。経理・総務・CSと領域をまたいで一括で任せられる点も大きなポイントでした。

経理では各種申請処理・承認フロー管理と、売上・KPIデータの集計・レポート作成による定量数値管理を担当。総務では社内外への返信・リマインド対応、アポイント獲得内容の共有や内部・外部報告を実施しています。

CSではクライアントワーク支援（アカウント状況の共有・連携）、契約継続対策の進捗管理、つながり申請のリスト作成を担当。リマインドや進捗管理まで含めて運用することで、クライアント対応の抜け漏れが構造的に起きない形を実現しました。

月平均5件あったクライアント報告の対応漏れがゼロになりました。営業事務の工数もチーム全体で月約30〜40時間削減され、定量レポートの作成時間は1件あたり約60%短縮。セールスが営業に使える時間が目に見えて増えました。

対応漏れや遅延がなくなったことでクライアントの契約継続率が安定し、懸念していたチャーンの流れを止めることができました。定量データの管理体制が整い、感覚ではなくデータに基づいた営業活動ができるようになっています。

営業のような攻めの組織は、事務や報告といった守りの業務が後回しになりがちです。しかし信頼を損なうのは守りの抜け漏れから。守りを仕組みとして外部に持ってもらえば、攻めに全力を注げます。営業チームが事務に埋もれていると感じたら、体制を見直すタイミングだと考えています。