「担当者の退職で、採用のオペレーションが止まりかけた」

――ご依頼いただく前は、どのような状況だったのでしょうか。

事業拡大にともなって、採用活動をかなりの規模で続けていました。そんな中で、採用事務を担当していたメンバーの退職が決まったんです。書類確認、面談の日程調整、応募者への連絡対応——毎日確実に発生するオペレーションを、確実に引き継げる先を早急に見つける必要がありました。応募は待ってくれませんから。

――採用チームの業務負荷はいかがでしたか。

採用担当がルーティンの応募者対応に追われて、採用戦略の立案や面接評価、内定者フォローといった本来注力すべき業務に時間を割けていませんでした。しかも応募数が多いだけに、対応が一日遅れるだけで候補者体験の低下に直結します。スピードと正確さを両立できる事務体制の構築が急務でした。

――Crowd Mooveに委託を決めたポイントを教えてください。

退職するメンバーの業務をそのまま別の個人に引き継いだら、また同じリスクを抱えることになります。Crowd Mooveさんは、候補日の提示からリマインド送付までの流れを標準化して、属人化しない仕組みとして運用する前提で設計してくれました。大量の応募者を扱う私たちにとって、「人に紐づかないオペレーション」にできることが決め手でした。

――実際には、どのような業務を任せていますか。

【採用】

• 応募者対応の一次窓口（書類受領確認・合否連絡）
• 面談日程の調整（候補日提示・リマインド送付）
• 応募者管理システムへのデータ入力・ステータス更新

候補日の提示からリマインドまでの流れが標準化されているので、対応漏れや遅延が起きません。退職で失われかけたオペレーションが、属人化しない仕組みとして再構築された形です。データ入力やステータス更新まで含めて任せられるので、社内に事務負担が残らないのも助かっています。

――導入後、どのような変化がありましたか。

面談設定のリードタイムが平均3営業日から1営業日に短縮されました。応募してくれた候補者を待たせない。この差は候補者体験に確実に効いています。今は月間約150件以上の面談設定を安定して処理してもらっていて、この件数が滞りなく回っていること自体、正直ありがたい限りです。

――採用チームの働き方は変わりましたか。

大きく変わりました。細かい応募者対応から手が離れて、採用担当1名あたり月約20〜30時間の工数が削減されました。その分、採用戦略の立案や面接評価、内定者フォローに集中できています。大量採用を支えるオペレーション基盤として、なくてはならない存在になっています。

――最後に、同じような課題を抱える企業へメッセージをお願いします。

採用事務のような日々のオペレーションを特定の個人に依存させると、退職ひとつで止まってしまいます。私たちはそれを身をもって経験しました。仕組みとして外部に持ってもらえば、人の入れ替わりに揺らがない体制がつくれます。採用規模が大きい会社ほど、早めに検討する価値があると思います。