採用担当の退職で止まりかけた採用事務を仕組み化しリードタイムを3営業日から1営業日へ

事業拡大にともなって採用活動をかなりの規模で続けるなか、採用事務を担当していたメンバーの退職が決まりました。書類確認、面談の日程調整、応募者への連絡対応など、毎日確実に発生するオペレーションを、確実に引き継げる先を早急に見つける必要がありました。

採用担当がルーティンの応募者対応に追われ、採用戦略の立案や面接評価、内定者フォローといった本来注力すべき業務に時間を割けていませんでした。応募数が多いだけに対応が一日遅れるだけで候補者体験の低下に直結するため、スピードと正確さを両立できる事務体制の構築が急務でした。

退職するメンバーの業務をそのまま別の個人に引き継げば、また同じリスクを抱えることになります。Crowd Mooveは候補日の提示からリマインド送付までの流れを標準化し、属人化しない仕組みとして運用する前提で設計。大量の応募者を扱う同社にとって、人に紐づかないオペレーションにできることが決め手でした。

採用領域として、応募者対応の一次窓口（書類受領確認・合否連絡）、面談日程の調整（候補日提示・リマインド送付）、応募者管理システムへのデータ入力・ステータス更新を委託しています。

候補日の提示からリマインドまでの流れが標準化されているため、対応漏れや遅延が起きません。退職で失われかけたオペレーションが属人化しない仕組みとして再構築され、データ入力やステータス更新まで含めて任せられるので社内に事務負担が残らないのも利点です。

面談設定のリードタイムが平均3営業日から1営業日に短縮されました。応募してくれた候補者を待たせない差は候補者体験に確実に効いています。今は月間約150件以上の面談設定を安定して処理してもらっています。

細かい応募者対応から手が離れ、採用担当1名あたり月約20〜30時間の工数が削減されました。その分、採用戦略の立案や面接評価、内定者フォローに集中でき、大量採用を支えるオペレーション基盤として欠かせない存在になっています。

採用事務のような日々のオペレーションを特定の個人に依存させると、退職ひとつで止まってしまいます。仕組みとして外部に持ってもらえば、人の入れ替わりに揺らがない体制がつくれます。採用規模が大きい会社ほど、早めに検討する価値があると考えています。