「資料づくりが一番できるのが、社内では私だった」

――ご依頼いただく前は、どのような状況だったのでしょうか。

提案資料、報告書、社内向けの資料……こうしたドキュメントの作成を、全部私が自分でやっていました。うちは少人数の会社で、私は事業推進の中心でもあります。資料作成の必要が発生するたびに、本業の手を止めて資料に向かう。その繰り返しで、リソースが確実に削られていました。

――社内の他の方にお願いすることはできなかったのでしょうか。

それが難しかったんです。資料作成に慣れたスタッフが社内にいなくて、品質を担保しようとすると結局私がやるしかない。1件ごとの負担は小さいんですよ。ただ、積み重なると大きい。「またか」と思いながら資料を開く時間が、コア業務への集中を確実に妨げていました。

――Crowd Mooveに委託を決めたポイントを教えてください。

単発の作成代行で終わらせない提案をもらえたことです。テンプレートを整備して、依頼のたびにゼロから作らなくていい状態をつくる。そうすれば品質も安定するし、納品も速くなる。作業の代行ではなく、資料まわりの業務を仕組みとして引き受けてもらえると感じました。

――実際には、どのような業務を任せていますか。

【総務】

• 提案資料・報告書・社内資料など各種ドキュメントの作成代行
• 既存資料のリライト・デザイン調整
• テンプレート整備

新規の作成だけでなく、既存資料のリライトやデザイン調整もお願いしています。テンプレートが整備されたことで、依頼のたびにゼロから作る必要がなくなり、品質の安定とスピードが両立するようになりました。

――導入後、どのような変化がありましたか。

資料作成を任せたことで、月約10〜15時間のリソースが確保できました。しかも納品は依頼から平均2〜3営業日。「資料が必要だ」となってから手元に届くまでが速いので、事業のスピードを落とさずに済んでいます。正直、ここまで速く回るとは思っていませんでした。

――資料の品質面はいかがでしょう。

安定しました。以前は私の忙しさ次第で仕上がりにムラが出ることもありましたが、今は一定の品質で揃ってきます。社内外への説明力が上がったと感じますし、何より私自身が資料作成から解放されて、本業に集中できる時間が大幅に増えました。

――最後に、同じような課題を抱える企業へメッセージをお願いします。

小さな会社には、「誰も得意ではないけれど、誰かがやらなければいけない業務」が必ずあります。うちの場合、それが資料作成でした。そういう業務こそ、無理に社内で抱えずに外部へ任せる価値があると思います。事業推進の速度を落とさないために、手放す判断は早いほどいい。そう実感しています。