月10〜15時間を確保し、平均2〜3営業日納品の体制を整えるまで

提案資料、報告書、社内向けの資料といったドキュメントの作成を、全部代表が自分でやっていました。少人数の会社で代表は事業推進の中心でもあり、資料作成の必要が発生するたびに本業の手を止めて資料に向かう繰り返しで、リソースが確実に削られていました。

社内に資料作成に慣れたスタッフがおらず、品質を担保しようとすると結局代表がやるしかありませんでした。1件ごとの負担は小さくても積み重なると大きく、「またか」と思いながら資料を開く時間が、コア業務への集中を確実に妨げていました。

単発の作成代行で終わらせない提案をもらえたことが決め手でした。テンプレートを整備して依頼のたびにゼロから作らなくていい状態をつくれば、品質も安定し納品も速くなる。作業の代行ではなく、資料まわりの業務を仕組みとして引き受けてもらえると感じました。

総務領域として、提案資料・報告書・社内資料など各種ドキュメントの作成代行、既存資料のリライト・デザイン調整、テンプレート整備を委託しました。

新規の作成だけでなく既存資料のリライトやデザイン調整も依頼しています。テンプレートが整備されたことで依頼のたびにゼロから作る必要がなくなり、品質の安定とスピードが両立するようになりました。

資料作成を任せたことで月約10〜15時間のリソースが確保でき、納品は依頼から平均2〜3営業日。「資料が必要だ」となってから手元に届くまでが速いため、事業のスピードを落とさずに済んでいます。

品質も安定しました。以前は代表の忙しさ次第で仕上がりにムラが出ることもありましたが、今は一定の品質で揃います。社内外への説明力が上がり、代表自身が資料作成から解放されて本業に集中できる時間が大幅に増えました。

小さな会社には「誰も得意ではないけれど、誰かがやらなければいけない業務」が必ずあり、この会社の場合はそれが資料作成でした。そうした業務こそ無理に社内で抱えずに外部へ任せる価値があり、事業推進の速度を落とさないために、手放す判断は早いほどいいと実感しています。