Notion構築工数を約70%削減し、代表を本業に戻すまで

限られたメンバーで事業を伸ばすため、業務の見える化と情報の一元管理をしようとNotionの導入を決めました。ただ、いざ始めるとページ構成やデータベース設計のノウハウが社内に誰もおらず、結局代表が自分でゼロからキャッチアップすることになりました。

想像以上に時間を取られ、仕様を理解して設計を試し、うまくいかず作り直すうちに、調べものと試行錯誤で丸一日終わる日もありました。このフェーズで代表が時間を使うべきは事業推進であり、ツール整備に時間が吸われるほど事業の足が止まる。「これは自分でやることじゃない」と痛感し、設計と構築を任せられる相手を探し始めました。

汎用テンプレートを渡されて終わりでは意味がないと考えていました。Crowd Mooveは実際の業務フローをヒアリングしたうえでデータベースやテンプレートを設計し、さらに運用マニュアルの整備まで含めて引き受ける。「作って渡す」ではなく「使い続けられる状態まで持っていく」姿勢が決め手でした。

総務領域として、Notionページの設計・構築（データベース設計・テンプレート作成）、業務フローに合わせたワークスペースのカスタマイズ、運用マニュアルの作成を委託しました。

テンプレートの当てはめではなく、業務の流れを聞き取ったうえで設計してもらえたことが助かりました。運用マニュアルもセットで整備されたため、構築後にメンバーが迷わず使い始められ、短期間で動くワークスペースが立ち上がりました。

キャッチアップから構築までの工数が、自社で対応した場合と比べて約70%削減され、推定40時間かかるところが12時間で済みました。浮いた時間はそのまま事業推進に充てられました。

構築したワークスペースはチーム全員が日常的に使う業務管理基盤として定着しています。運用マニュアルまで含めて引き渡されたことで情報管理のルールが統一され、少人数のチームが本業に集中できる環境になりました。

ツールの導入はつい「自分で勉強すればできる」と思ってしまい、実際できます。ただ、その学習時間を事業に使えたらと考えると話は変わります。餅は餅屋に任せて自分は本業に集中する。小さな会社ほどこの割り切りが効き、事業の足を止めずに済みました。