「ツールを学ぶ時間で、事業が止まりかけていた」

――ご依頼いただく前は、どのような状況だったのでしょうか。

限られたメンバーで事業を伸ばしていくために、業務の見える化と情報の一元管理をしようと、Notionの導入を決めたんです。ただ、いざ始めてみると、ページ構成やデータベース設計のノウハウが社内に誰もいない。結局、私が自分でゼロからキャッチアップすることになりました。

――実際にやってみて、いかがでしたか。

想像以上に時間を取られました。仕様を理解して、設計を試して、うまくいかなくて作り直して……気づけば調べものと試行錯誤で丸一日終わっている日もあって。うちのフェーズで代表が時間を使うべきなのは、間違いなく事業推進です。ツール整備に時間が吸われるほど事業の足が止まる。「これは自分でやることじゃない」と痛感して、設計と構築を任せられる相手を探し始めました。

――Crowd Mooveに委託を決めたポイントを教えてください。

汎用テンプレートをぽんと渡されて終わり、では意味がないと思っていました。Crowd Mooveさんは、うちの実際の業務フローをヒアリングしたうえでデータベースやテンプレートを設計して、さらに運用マニュアルの整備まで含めて引き受けてくれる。「作って渡す」ではなく「使い続けられる状態まで持っていく」姿勢が決め手でした。

――実際には、どのような業務を任せましたか。

【総務】

• Notionページの設計・構築（データベース設計・テンプレート作成）
• 業務フローに合わせたワークスペースのカスタマイズ
• 運用マニュアルの作成

ありがたかったのは、テンプレートの当てはめではなく、業務の流れを聞き取ったうえで設計してくれたことです。運用マニュアルもセットで整備してもらえたので、構築後にメンバーが迷わず使い始められました。短期間で「動くワークスペース」が立ち上がった感覚です。

――導入後、どのような変化がありましたか。

キャッチアップから構築までの工数が、自社で対応した場合と比べて約70%削減、推定40時間かかるところが12時間で済みました。正直、あのまま自分で続けていたらと思うとぞっとします。浮いた時間はそのまま事業推進に充てられました。

――構築したワークスペースは、その後も活用されていますか。

はい、チーム全員が日常的に使う業務管理基盤として定着しています。ツールって、作っても使われなくなることが多いじゃないですか。運用マニュアルまで含めて引き渡してもらえたおかげで、情報管理のルールが統一されて、少人数のチームが本業に集中できる環境になりました。

――最後に、同じような課題を抱える企業へメッセージをお願いします。

ツールの導入は、つい「自分で勉強すればできる」と思ってしまいます。実際できるんです。ただ、その学習時間を事業に使えたら、と考えると話は変わります。餅は餅屋に任せて、自分は本業に集中する。小さな会社ほど、この割り切りが効くと思います。うちはその判断で、事業の足を止めずに済みました。