「報告書を書くために、制作の手を止めていました」

――ご依頼いただく前は、どのような状況だったのでしょうか。

うちは少人数の会社で、翻訳出版も映像の企画も、私が自分で切り盛りしています。その上に、営業支援のレポート作成や顧客への定期報告といった事務作業まで全部乗っかってくる。制作の手を止めて報告書を書いて、また制作に戻って……という切り替えを繰り返しているうちに、肝心のクリエイティブに使える時間がどんどん削られていました。

――事務作業が代表おひとりに集中していたのですね。

そうなんです。レポーティングのやり方も私の頭の中にしかなくて、完全に属人化していました。翻訳や制作に深く入り込む期間はどうしても報告が後手に回りますし、私が動けないときは報告業務そのものが滞ってしまう。お客様との信頼に関わる部分なので、このリスクをずっと気にしていました。品質を落とさずに事務作業を切り出せる体制づくりが急務だったんです。

――Crowd Mooveに委託を決めたポイントを教えてください。

単なる作業の代行ではなく、私の頭の中にあったレポートの作り方を整理して、フォーマットや手順として標準化したうえで引き継ぐ、という進め方を提案してもらえたことです。「私がいないと回らない」状態を仕組みごと解消してくれるなら、安心して任せられると思いました。

――実際には、どのような業務を任せていますか。

【総務】

• 営業活動の進捗レポーティング（週次・月次レポート作成）
• 顧客向け報告資料の作成・データ集計
• 営業関連の事務作業全般

属人化していたレポート作成のプロセスを整理して、フォーマットと作成手順を標準化したうえで運用を引き継いでもらいました。おかげで、私を介さなくても一定品質の報告が定期的に出せる状態になっています。「代表がいないと報告が止まる」というリスクそのものがなくなりました。

――導入後、どのような変化がありましたか。

レポーティング業務は月約15時間分を委託して、私は事務作業からほぼ解放されました。何よりほっとしたのは、定期報告の品質とスピードが安定して、顧客報告の納期遵守率100%を維持できていることです。報告が遅れる心配をしなくてよくなったのは、精神的にも大きいですね。

――創出された時間は、どのように使われていますか。

営業活動と制作業務です。合わせて週あたり約10時間増えました。翻訳や映像の企画にまとまった時間を充てられるようになって、ようやく本来の仕事に向き合えている感覚があります。お客様からの報告への評価も上がって、満足度の向上にもつながっています。

――最後に、同じような課題を抱える企業へメッセージをお願いします。

少人数の会社だと、「事務作業くらい自分でやるもの」と思い込みがちです。私もそうでした。でも、代表の時間は会社の生産能力そのものです。属人化した事務を仕組みごと外に出せたことで、うちは制作に集中できる会社になれました。同じように一人で抱え込んでいる方には、手放す選択肢を知ってほしいです。