週10時間の制作時間を取り戻すまで

少人数の会社で、翻訳出版も映像の企画も代表が自分で切り盛りしていました。その上に営業支援のレポート作成や顧客への定期報告といった事務作業まで乗り、制作の手を止めて報告書を書き、また制作に戻るという切り替えを繰り返すうちに、肝心のクリエイティブに使える時間が削られていきました。

レポーティングのやり方も代表の頭の中にしかなく、完全に属人化していました。翻訳や制作に深く入り込む期間は報告が後手に回り、代表が動けないときは報告業務そのものが滞ってしまう。顧客との信頼に関わる部分であり、品質を落とさずに事務作業を切り出せる体制づくりが急務でした。

単なる作業の代行ではなく、代表の頭の中にあったレポートの作り方を整理し、フォーマットや手順として標準化したうえで引き継ぐという進め方を提案してもらえたことが決め手でした。「私がいないと回らない」状態を仕組みごと解消してくれるなら安心して任せられると考えました。

総務領域として、営業活動の進捗レポーティング（週次・月次レポート作成）、顧客向け報告資料の作成・データ集計、営業関連の事務作業全般を委託しました。

属人化していたレポート作成のプロセスを整理し、フォーマットと作成手順を標準化したうえで運用を引き継いだことで、代表を介さなくても一定品質の報告が定期的に出せる状態になり、「代表がいないと報告が止まる」というリスクそのものがなくなりました。

レポーティング業務は月約15時間分を委託し、代表は事務作業からほぼ解放されました。定期報告の品質とスピードが安定し、顧客報告の納期遵守率100%を維持できています。

創出された時間は営業活動と制作業務に充てられ、合わせて週あたり約10時間増加しました。翻訳や映像の企画にまとまった時間を割けるようになり、顧客からの報告への評価も上がって満足度の向上につながっています。

少人数の会社ほど「事務作業くらい自分でやるもの」と思い込みがちですが、代表の時間は会社の生産能力そのものです。属人化した事務を仕組みごと外に出せたことで制作に集中できる会社になれました。同じように一人で抱え込んでいる方にも、手放す選択肢を知ってほしいと考えています。