送れば伸びるのに送る手が足りない。DM月5,000件超・売上2倍を実現

DM施策が受講者獲得の主要チャネルで、送付数を増やせば受講者が増える手応えははっきりあったものの、リスト作成から送信までを全て手作業で個別に行っていたため人手が足りず、送付ペースを上げられませんでした。「伸ばせるとわかっているのに伸ばせない」もどかしさを抱えていました。

最も苦しかったのが問い合わせ対応です。DM経由の問い合わせが毎日50件以上来て、返信や面談の日程調整が完全にキャパシティを超えていました。返信が遅れれば興味を持ってくれた見込み受講生を取りこぼしてしまい、それが実際に起きているとわかりながら手が回らない状態でした。

本来時間をかけるべきスクール運営やカリキュラム開発が後回しになり、獲得と運営の両面でボトルネックを抱えていました。

DMの送付だけを代行する会社は他にもあるものの、送付数を増やすほど問い合わせも増える構造のため、送付だけ増やしても対応がパンクするだけでした。DM送付から問い合わせ返信、面談調整まで一気通貫で引き受けてもらえる点が決め手となり、入口から面談まで同じチームで持ってもらえるなら抜け漏れの心配がないと感じたといいます。

CS領域として、DM送付業務の代行（リスト作成・送信・効果測定）、問い合わせ対応（毎日50件以上のメッセージ返信）、面談調整対応（日程調整・リマインド送付・当日案内）を委託しています。

単に送付数を増やすだけでなく、その先の問い合わせ返信から面談当日の案内までを同じチームが担うことで、対応の抜け漏れが起きない導線が設計され、問い合わせから面談までのリードタイムが短く保たれています。

DMの送付数が月間約2,000件から5,000件以上へと倍以上に拡大。毎日50件以上の問い合わせも安定して処理されるようになり、対応の遅れによる取りこぼしが目に見えて減りました。「返信が追いつかない」という焦りからの解放は、数字以上に大きかったといいます。

対応のリードタイムが短くなったことで面談設定率が約30%向上。面談が増えれば入学も増え、社内メンバーがスクール運営とカリキュラム開発に集中できるようになったことも重なり、売上は前年比200%（2倍）を達成しました。

「送れば伸びる」とわかっている施策があるのに人手がなくて動かせない会社は多いといいます。獲得のオペレーションは社内で抱え込まなくても信頼できる外部と一緒に仕組みとしてつくれるとし、手放した結果、本来やるべきスクールづくりに戻れたと振り返ります。