オンライン事務代行とは？依頼できる業務から活用するコツまでを徹底解説
- 2024.07.06 BPO・アウトソーシング
更新日：2024.07.06
ライター
CrowdMoove編集部
社員の突然の退職に驚き、焦っていませんか？急な退職によりプロジェクトが滞り、他の社員に過重な負担がかかるかもしれません。
社員の突然の辞職は、重要な業務の引き継ぎができず、顧客対応やデッドインに追われて混乱してしまうなどの問題が発生してしまう可能性があります。また、リソースの再配分や急な採用活動の必要性も生じ、対応に追われてしまう可能性も考えられます。
この記事では、こうした具体的な課題に対する解決策と次の一手を丁寧に解説します。少しでも不安を軽減し、実務的な対応策を見つけてください。
目次
社員が突然辞める主な理由
社員が突然辞める原因には職場の環境が主に考えられます。職場の環境には、人間関係から、給与などの様々な要因が組み合わさり、構築されます。以下ではその主な理由について詳しく解説します。自社を見つめ直す参考にしてみてください。
- 職場の人間関係の問題
- 給与や待遇の不満
- 業務負担が大きい
- 昇進・成長の機会が少ないなどのキャリアの停滞
職場の人間関係の問題
職場の人間関係の問題は、社員のストレスになりやすく、退職の理由になります。人間関係の具体的な問題としては、主に以下のことが考えられます。
| コミュニケーションの問題 | コミュニケーションが不足していると、業務指示の齟齬などの問題が発生しやすくなりま す。その結果、社員間での信頼関係が損なわれます。また、同期での友情のようなものも 芽生えることがないため、仕事へのモチベーションの低下につながります。 |
| 上司との関係 | 上司との関係での問題としては、仕事のサポート・フィードバックが少ない、業務外の交 流が少ないなどのことが考えられます。上司と良好な関係が築けていない場合、社員は不 満を感じやすいです。上司が信頼して任せているつもりでも、部下は不安を感じていま す。適切な評価を定期的に伝えることが重要です。 |
| ハラスメント | 職場での、パワハラ、セクハラ、いじめを受けた社員は、精神的にも肉体的にも大きなダ メージを負います。ハラスメントは退職を余儀なくされる原因です。 |
| 社内政治 | 社内の派閥・権力争いは社員のストレスになりやすいです。社内政治が盛んな職場では、 特定の社員が不公平に扱われたり、コミュニケーションの停滞、職場の雰囲気悪化につな がります。働きやすい会社にするために、経営陣、管理職は、公正で透明性のある職場環 境を整えることが重要です。 |
| 価値観の違い | 社員の仕事への価値観と、企業の文化・経営方針が合わないと、日々の業務が単なる 「労働」になってしまい、やりがいを感じることができず、ストレスとなります。 企業のビジョンを明確にして、価値観を共有しましょう。また、社員の価値観を尊重した 柔軟な働き方を提供することで、社員のストレスを軽減することができます。 |
人間関係の問題は精神的な問題です。精神的に追い込まれてしまった末に、突然退職してしまうと考えられます。
給与や待遇の不満
給与や待遇の不満は、退職の原因に直結します。具体的なケースとして、以下のことが考えられます。
| 長年務めているが、給与がなかなか上がらない | 昇給がなかなかないと、経済的な面で将来に不安を感じやすいです。経済的プレ ッシャーは退職を考える主な原因となります。他にも、キャリアの進展が見られ ないと感じ、モチベーションの低下、自己成長の機会を求めて、退職を考える ようになります。 |
| 同じ業界や競合他社よりも給与が低い | 社員は自身の市場価値を理解しようとします。その際に、同じ業界や競合他社の 給与を比較し、低いと感じると転職を考えるようになります。また、転職する デメリットとして、優秀な人材、スキルが流出するリスクがあります。業務成 績、スキルに応じた適切な評価をすることが重要です。 |
| 福利厚生や給与がより良い企業へ転職を考えている | 他社が提供する給与や福利厚生が魅力的である場合、社員は自然とそれらを比 較し、転職を検討します。また、福利厚生の充実は、社員に長期的な安定感を 提供します。 |
| 仕事量と報酬が見合っていない | 仕事量と報酬が見合っていないと感じると、社員は不公平感を抱きます。これ が長期化すると、企業に不信感を抱きます。また、過度な労働は、健康面にも 悪影響を及ぼすので、肉体的苦痛から退職につながります。 |
これらの給与や福利厚生は生活の満足度に直結します。よって、より良い転職先が見つかった場合、突然退職するなどのことが考えられます。
業務負担が大きい
業務負担が大きいと、肉体的にも精神的健康に悪影響をあたえることがあります。長時間労働や高ストレスの環境が続くと、努力に見合った結果が出なかった時に起こる燃え尽き症候群や、うつ病などを引き起こす原因となります。
また、過度な業務負担は、ワークライフバランスの欠如も考えられます。プライベートな時間が削られると、生活に不満が募り、退職を検討するようになります。
以下で、業務負担が大きくなりやすいケースを挙げます。これらの業務がある場合、社員の声を聞いて対処しましょう。
| 人員不足 | 退職者が出た際の対応が遅れていると、その業務のカバーを既存の社員にしわ寄せ がいきます。 また、新規事業を立ち上げた際は、元々の業務も行わなければいけないため、急に 業務量が増加する場合があります。 |
| 業務の効率化ができていない | 業務プロセスの見直しができておらず、ITシステムによる自動化が進んでいないこ とから、非効率な作業が増えて、社員の作業時間が長引きます。 |
| スキルや経験不足 | 業務に対する高い期待と成果が求められるとプレッシャーが高まります。達成可能 な目標を設定することで、過度なプレッシャーを軽減できます。 |
| 上司や同僚からのサポートステーションの不足 | サポートが不足していると、社員は孤立感を感じやすく、心理的負担が増加しま す。また、コミュニケーションを取らないと、必要な情報が伝達されずに、「独自 で情報を集める」「優先順位がわからない」などの問題が 発生する可能性があります。 |
昇進・成長の機会が少ないなどのキャリアの停滞
キャリアの停滞はモチベーションの低下につながります。モチベーションの低下は、生産性が下がり、仕事の質も低下します。これらのことから、社員はやりがいを感じられなくなり、退職につながります。
以下で、キャリアの停滞が発生しがちな具体的なケースを紹介します。
| 昇進機会の欠如 | 小規模の企業などは特定のポジションの数が限られていて、昇進の機会が少ないことが原 因です。昇進基準、昇進プロセスを明確に社員に伝えることが大切です。 |
| スキルや知識の不足 | 社員のスキルや知識が不足していると、昇進や異動が難しくなります。社員が新しいスキ ルを習得できるようなトレーニングプログラムを提供しましょう。 |
| 挑戦機会が少ない | 長期間同じ業務をしていると、新規プロジェクトやタスクなどの新たな挑戦や成長の機会 が少なく、キャリアが停滞します。新規プロジェクトを発案して、社員を参加させて、 業務に多様性を持たせましょう。 |
新しいプロジェクトへの参加での成長機会の提供、定期的な面談での、社員の成長意欲、目標、希望を把握することで、社員の満足度の上昇につながります。
社員が突然辞める3つのデメリット
社員が突然退職すると、どんなデメリットがあるのか以下で解説します
業務が回らなくなる
社員が突然辞めると、その社員に任せていた業務が中断したり、品質が低下してしまいます。特に、社員が少なく、社員全員でぎりぎり業務を回している企業などは、辞めた社員の業務をカバーするリソースがなく、業務が滞ってしまいます。
また、特定の顧客を担当していた社員が突然退職すると、引き継ぎが満足にできないため、顧客対応が遅延してしまい、顧客満足度の低下につながります。
上記で述べた通り、社員の負担が大きくなればなるほど、退職するリスクが高まります。その業務量や成果に適した評価をしましょう。また、突然の退職に対応できるように、業務プロセスや手順を詳細にドキュメント化して、だれでも業務を引き継いでもらえるようにしておくことも1つの手法です。
補充のための採用・育成に手間やコストがかかる
社員が退職した場合、その穴埋めをしなければいけません。その場合、採用業務を１から行います。採用業務には、以下のような費用がかかります。
- 求人広告費
求人サイトの掲載には、10万～30万円程度が必要と言われています。SNSでの求人広告は、クリック単価やインプレッション数に応じて数万円から数十万円。専門職向けの求人サイトは、高額になることが多く、10万～50万円程度と言われています。 - 人材紹介手数料
通常、採用する人材の初年度年収の20%～35%が手数料として設定されています。例えば、年収500万円の人材を採用する場合、手数料は100万～175万円程度。 - 時間と労力
募集から採用までの期間は3か月～6ヶ月かかります。業務には、書類選考、1次面接から最終面接など人事担当者は1人当たり月20~50時間程度割く必要があると言われています。
また、採用した後、新入社員の育成・引き継ぎを他の社員がカバーしつつ、業務を行う必要があります。その結果、新入社員が業務を習得するまでは生産性の低下を覚悟しなければいけません。
少しでも、手間とコストを抑えるために、「あらかじめ採用戦略・プロセスの構築をしておく」「業務フローの説明・社内ルールをドキュメント化する」といった取り組みが必要です。
組織の士気や雰囲気に影響が出る
社員が突然退職することにより、残された社員の士気が低下し、全体的な生産性に悪影響を及ぼすことが考えられます。
また、退職した社員が優秀であればあるほどその影響は大きくなるでしょう。優秀な社員は作業効率が高く、1人当たりの生産性が高いです。また、優秀な人材ほど慕っている社員が多くいると考えられます。優秀な人材が退職すると、慕っていた社員の士気は下がることは容易に考えられるでしょう。
社員が突然辞める兆候
社員が突然退職する兆候について解説します。これについて知っておくことで、その兆しを感じたときに、迅速に対応することができます。
- コミュニケーションや会話での発言が減った
- 体調不良などで仕事をやす休むことが増えた
- 前よりも感情を表に出さなくなった
コミュニケーションや会議での発言が減った
離職や退職の決意が固まりだした社員は、コミュニケーションや会議で発言が減る傾向があります。これは、会社の業務やプロジェクトへの関心が減り、モチベーションが低下しているなどのことが考えられます。また、転職活動をしていることが悟られないようにしている可能性も考えられます。
こうした兆候を感じ取った場合には、早急に、1on1のミーティングを設定して、意思の疎通を図りましょう。発言が減っているということは、すでに気持ちが離れていることは明確です。ミーティングを設定しても、「判断は○○に任せる」など必要ではないといったニュアンスを含む言葉を使ってしまうと、その言葉が決め手となってしまう場合があります。適切な言葉で対応しましょう。
体調不良などで仕事をやす休むことが増えた
仕事を体調不良で休むことはどんな人でも起こりうることです。
一度体調不良で休むと、仕事に行くことが憂鬱になっ てしまい、そのまま突然退職してしまうケースがあります。
体調不良で休んでいると、退職の兆候だと判断しづらいです。休みが長引いている場合は、定期的に連絡を入れるなどして、早めの対策を取りましょう。
前よりも感情を表に出さなくなった
退職を考え出した社員は、同僚や他の社員と心理的な壁を感じるようになり、感情を表に出すことが減ります。また、転職を考えるようになり、将来への不安から感情を出さなくなると考えられます。
また、普段から感情を表に出さないおとなしい社員は注意が必要です。そういった社員は、人に相談することがあまりなく、嫌なことがあっても自分の中で抱え込んでしまう傾向にあります。
「感情を表に出す人だったのに、最近は元気がないな」と思い当たるようになったら、早急に、コミュニケーションをとるなどの対応をしましょう。また、悩みを相談しやすい環境づくりが重要です。
社員が突然辞めることを事前に防ぐ方法
社員が辞めないためには、辞める前の会社の動きが重要です。会社がどういう働きかけをしているかで、社員のストレスは軽減されます。以下では、社員が突然辞めることを防ぐ方法について解説します。
| 1on1ミーティングの実施 | 1on1ミーティングを実施することで、上司と社員が定期的に個別に話し合う場を作るこ とができます。毎月一回など定期的に実施することで、ストレスとなっている原因の発 見や、退職移行を早期に察知することもできます。活用法として、具体的なフィードバ ックを行い、社員が自己改善に向けて行動できるようにしましょう。自己改善を適切に 評価することで、モチベーションにつながります。 |
| メンタルヘルスチェックの実施 | 社員のメンタルヘルスを定期的にチェックして、精神の健康面を維持するサポートを提 供します。精神科専門医が運営するサービスもあり、素人目ではわからない専門的なノ ウハウから社員のメンタルヘルスの問題を察知することができます。 |
| キャリアパスの明確化 | 社員が自身のキャリアの方向性や成長性を明確に理解できるようにします。社員各々 が、将来に対して明確なビジョンを持つことで、会社内での成長を感じられるように なります。また、社内での昇進や異動、新規プロジェクトの挑戦の機会を明確に示す ことで、必要なスキルや経験を得られると共に、モチベーションの維持につながりま す。 |
| チームビルディング活動 | 社員同士の信頼関係を深めるために、協力し合うことができるチーム体制をつくりま す。社内イベントやワークショップ、アウトドア活動などで、社員が一緒に時間を過 ごすことで、コミュニケーションが円滑になり、職場の雰囲気が良くなることで、退 職率の減少につながります。 |
| 適切な労働時間の管理 | 社員の労働時間を適切に管理をして、過重労働を防止します。社員の過重労働は、肉 体的にも精神的にも健康を脅かします。自ら進んで働く社員を止めることは難しいで すが、燃え尽き症候群になる可能性があるため、厳格な管理が必要です。 |
社員が突然辞めた際の4つの対処法
仮に社員が突然辞めた際の対処法についてそれぞれのメリット・デメリットを絡めて紹介します。現在、人材不足で困っている場合、ぜひ参考にしてください。
- すぐに採用できる打ち手を活用する
- クラウドソーシングを活用する
- 人材派遣を依頼する
- 外部リソースをを積極的に活用する
すぐに採用できる打ち手を活用する
すぐに採用できる打ち手として、人材紹介が挙げられます。人材紹介会社は、「人材を採用したい企業」と「仕事を探している人材」を結びつける役割を果たします。
人材紹介の特徴として「人材を採用したい企業」からの要望をもとに、求職者の選出と選考、面接スケジュールの調整、契約を交わす手順までを丸ごと人材紹介会社が行います。これにより、企業が行う業務としては、書類選考と、最終面接のみであり、採用工数を減らすことができます。
しかし、人材紹介会社では、一般的に入社者年収の約30％〜35％を報酬金額として支払う必要があるため、1人あたりの採用費用が他の採用手法より高額になるリスクがあります。
クラウドソーシングを活用する
辞めた社員の穴埋めをする方法として、クラウドソーシングが挙げられます。クラウドソーシングサイトは、「仕事を依頼したい企業」と「仕事を受注したい人」をマッチングしてくれるプラットフォームを提供しています。
クラウドソーシングの特徴として、依頼する対象が個人であり、多数の人であるという点です。クラウドソーシングには多数のフリーランスが登録しており、スキルに関しても、幅広い業務に対応することができます。クラウドソーシングサイトにあらかじめ登録されている人材から選定するため、採用業務を1から行うよりも、自社の依頼したい業務にマッチした人材とスピーディーに出会える確率が高いです。
しかし、高いスキルを持った人材は、他の企業に引っ張りだこであり、作業時間を多く取れなかったり、依頼できないことがあります。また、実際のスキルや信頼度の見極めが必要であり、優秀な人材を探し出すことが困難です。
人材派遣を依頼する
スピーディーに社員の穴埋めをしたい場合には、人材派遣が適しています。人材派遣とは、主に社員の退職や休職による急な欠員を一時的に補う方法として利用されることが多いです。人材派遣会社には、様々な経験やスキルを持ったスタッフが多数在籍しています。よって、必要なスキルを必要な時に雇うことができます。
人材派遣の特徴として、穴埋めがすぐにできる点です。依頼してから最短5営業日以内に就業が可能なサービスもあり、今すぐにでも、人員がほしいといった要望には最も適したサービスです。また、採用コストがかからない、直接的なコミュニケーションが取れるといった利点があります。
しかし、派遣社員は契約以外の業務ができないため、「手が空いているから他の業務をお願いする」といった正社員と同様の扱いはできません。他にも「派遣期間に制限がある」「教育工数がかかる」などのデメリットもあります。
外部リソースをを積極的に活用する
外部リソースの代表的なものとして、アウトソーシングが挙げられます。
アウトソーシングとは、社内の業務の一部を外部に委託できるサービスです。委託できる業務としては、主に利益に直結しないメール業務や資料作成などのノンコア業務です。業務をする上で欠かせないが、時間のかかるノンコア業務を専門的ノウハウを持った外部企業に委託することで、社員のリソースをコア業務に注力させることができ、業務効率化が可能になるサービスです。
また、BPOと呼ばれる「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」も外部リソースの代表です。
BPOは、企画から運営まで全ての業務プロセスを丸投げして委託する形態のことです。代行会社は、委託された業務に対し、戦略を立てて、課題解決などを能動的に行います。BPOを活用することで、専門的なノウハウが必要なコア業務のリソースを確保することができます。また、社内で0から立ち上げるプロジェクトには設備の完備や人材の採用などでコストやリスクが生じます。BPOでは、運営から実行までを丸投げできるため、これらのリスクを軽減することが可能です。
しかし、上記で挙げた「アウトソーシング」と「BPO」はどちらも外部の企業に委託します。よって、適切にコミュニケーションを取らないと、業務の進捗や担当者などの詳細な業務情報の把握ができません。また、得意とする業務や料金体系が、サービスごとに違うため、自社の要望に適したサービス選定が必要です。
以下では、BPOとアウトソーシングの違いの図を示しています。
引用元：BPOとは？アウトソーシングとの違いや導入のメリットを徹底解説！
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Crowd Mooveアシスタントは1~3営業日以内に着手可能なスピードと業務内容や稼働時間の柔軟性が強みの業務代行サービスです。メール代行以外にも採用代行や秘書サービスなど多くの業務を代行可能です。専属のPMが一気通貫して担当し、業務は厳選されたスタッフにより行われます。料金は従量課金制(1時間あたり2200円)で、初期費用はかかりません。
まとめ
本記事では、社員が突然辞めてしまう理由から防ぐ方法まで、また、辞めてしまった際の対処法を紹介しました。
社員が突然辞めてしまうことは、企業にとって困りごとが多いです。しかし、辞める前に何かしらの兆候があるはずです。その兆候に気づくことが、より良い社内の雰囲気の構築、適切なリスク管理につながります。
今一度、社員の業務状況を見直し、積極的なコミュニケーションを図ってみてください。
