• 2024.07.01 BPO・アウトソーシング

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ライター

CrowdMoove編集部

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• 2024.07.01 BPO・アウトソーシング

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バックオフィスアウトソーシングとは

バックオフィスアウトソーシングとは、バックオフィス業務の一部を外部企業に委託できるサービスのことです。バックオフィス代行サービスとも呼ばれます。

バックオフィス業務は、企業全体の業務を円滑に進めるために、必要不可欠の業務であり、どの企業にも存在する業務です。例えば、書類整理、電話対応などの一般事務作業から、経理業務、総務、マーケティンングサポートなど業務範囲は幅広いです。

企業の業務には利益に直結するコア業務と、利益に直結はしないが業務を支えるノンコア業務に分けられます。バックオフィス業務は、ノンコア業務に分類されます。ノンコア業務には、人手不足や専門スキルが必要などの課題があります。これらの課題は、アウトソーシングを活用することで解決することができます。

本記事では、バックオフィス業務のアウトソーシングについてのメリット・デメリットから活用方法までを紹介します。

アウトソーシングできるバックオフィス業務

アウトソーシングできるバックオフィス業務について以下で詳しく解説します。依頼できる業務内容を知ることで、自社の課題を解決するアウトソーシングサービスの正しい選定をすることができます。以下で紹介する業務以外にも、サービスによっては対応可能になります。サービスごとの詳しい情報は運用する企業に問い合わせをしましょう。

• 一般事務作業
• 経理作業
• 総務
• 人事・採用
• 営業サポート
• マーケティングサポート

一般事務作業

データ入力、資料作成などのオフィスワークの基本的な一般事務作業は、企業を支える重要な業務ですが、リソースを取られるノンコア業務の代表です。

• 資料作成
• 電話対応
• メール対応
• データ入力
• スケジュール管理
• 見積書作成

経理業務

経理業務は、専門的な知識が必要であり、人材不足になりがちであったり、預金管理、給与精算などのルーティン化しやすい業務です。代行会社には専門知識を活用できるため、人材不足を解消できます。また、ルーティンワークを委託することで、業務の効率化が図れます。

• 領収書整理
• 給与計算
• 月次決算
• 月次決算
• 年末調整

総務

総務業務は、広範囲に及ぶ業務です。「社員がやる必要のない雑務」が多い業務ですが、これらの業務を委託することが可能です。だれがやってもそこまで差が出ない業務は外部に委託することで、コストの削減につながります。

• 備品・設備管理
• 受付業務
• 契約書管理
• 郵送手配
• 秘書業務

人事・採用

リクルートメント・プロセス・アウトソーシングと呼ばれるアウトソーシングサービスもあり、採用に関する業務を、メール配信などの一部から、面接までの全てを委託することが可能です。採用に関して、経験やノウハウがない企業でも、アウトソーシングすることで、適切で質の高い採用活動が可能になります。

• 給与管理
• 社会保険業務
• 勤怠管理
• 採用業務

営業サポート

営業アウトソーシンングでは、プロセスの一部のみ対応するサービスから、抱えている営業課題に対してピンポイントに対応することも可能です。営業に関しての高いスキルを持った人材に、営業サポートから営業活動を委託することができます。その結果、コスト削減や営業の質の向上につながります。

• 顧客データ集計
• web問い合わせ受付
• 営業リスト作成
• 営業ツール加筆修正

マーケティングサポート

マーケティング業務では、専門的なノウハウが必要な業務です。新規事業を立ち上げる際に、その業界の知識がなければ、失敗してしまう可能性があります。

そこで、業界調査・分析やマーケティング資料作成などを外部委託することで、業務の時間短縮や新たな視点の発見につながります。

バックオフィスアウトソーシングの料金相場

一般的には、バックオフィスアウトソーシングは月額固定料金のサービスが多く、費用は10万円前後からスタートします。もちろん、実働時間や要望によって変動は大きくなります。また、契約期間もサービスによって異なるため、長期的な観点で見ると、かなり変動する場合があります。

社員を雇う場合は、社員への給与に加えて福利厚生や保険料といった別途費用がかかるため、委託する業務内容によっては、バックオフィスアウトソーシングをした方が人件費を安く抑えられる可能性もあります。

アウトソーシングサービスを活用すると、人件費の削減につながります。アウトソーシング会社には、専門的なノウハウがありますので、100時間かかっていた業務を70〜80時間にするなどの業務改善とコスト削減をすることができる場合があります。

バックオフィスアウトソーシングするメリット

バックオフィスアウトソーシングのメリットについて以下で詳しく解説します。

• 専門スキルを活用できる
• オペレーションが安定する
• コア業務に集中できる

専門スキルを活用できる

バックオフィスアウトソーシング会社では、対応可能な業務の専門的なノウハウを保持しています。

例えば、採用アウトソーシングを専門とする会社は、様々な企業の採用を代行しているため、その経験から得られたノウハウを活用して採用業務を行います。採用業務にノウハウがない企業でも、アウトソーシングをすることで質の高い採用を行うことが可能になります。

しかし、アウトソーシング会社には、サービスごとに得意分野があります。得意分野以外の依頼をしてしまうと期待通りの成果が得られない可能性があります。サービスを検討する際に、自社のニーズとサービスの強みを比較して選定しましょう。

オペレーションが安定する

アウトソーシングを導入することにより、以下の管理をする必要がなくなり、オペレーションが安定します。

• 従業員のシフト管理
• 採用・育成コストの管理
• 社員の離職のリスク管理

これらの業務は管理職が行うべき業務ですが、アウトソーシンングは委託された業務に関して全てを丸投げできます。丸投げするため、従業員のシフト管理はもちろん、採用コストや教育する手間も省くことができます。また、アウトソーシングすれば、離職という概念がありません。それにより、人手不足や引継ぎの手間などのリスクを管理する必要が無くなります。

これらの管理をするリソースを他業務に当てることで、他業務の効率向上、質の向上が期待でき、業務のオペレーションが安定します。

コア業務に集中できる

バックオフィス業務は社員の時間を取られる業務です。バックオフィス業務をアウトソーシングすることで、今まで時間を取られていた業務を丸投げして、社員は他のコア業務に力を入れて取り組むことが可能になります。

問い合わせ対応や資料作成などの、業務を円滑に行うために必要な業務ではあるが、直接的な利益は生まない業務はどの会社にも存在します。しかし、その業務に社員の時間を割かれてしまうといった課題があります。また、繁忙期などで人手が一時的に必要になると言った時期に必要な分だけ依頼することが可能です。特に、人員の少ない中小企業では、正社員のリソース確保は重要になります。

これらのバックオフィス業務を丸投げして、社員は利益につながるコア業務や、新規事業の立ち上げなどのコア業務に集中できる環境を作ることができます。

以下に弊社の導入事例を紹介します。

Crowd Mooveアシスタントの導入事例

1.A社の導入事例（問い合わせ対応ノウハウ不足、リソース確保）

A社は問い合わせの専門的ノウハウ、リソースの不足が課題でした。弊社に丸投げすることで、毎日稼働で業務の安定化、商談数の増加、採用・管理コストの削減につながりました。

2.B社の導入事例（採用ノウハウ不足）

B社はインターン生の採用ノウハウがなく、採用業務が進んでいませんでした。弊社のサービスを活用することで、求人媒体の選定から行い、B社の仕事を最終面接だけすればよい状態にしました。その結果、応募数を1ヶ月で5件→65件、11名のインターン生の採用につながりました。

3.C社（効率化ツールノウハウ不足、リソース不足）

C社は、Notionへの移行に踏み切れていませんでした。また、事業加速の施策が検討段階で止まっていました。弊社のサービスを活用することで、C社に適したNotion環境の構築、リソース不足を解消し、施策の実施につながりました。

バックオフィスアウトソーシングするデメリット

• 詳細な業務の把握が困難である
• コストが高まるリスクがある

詳細な情報共有ができないサービスもある

アウトソーシングをすると、詳細な業務内容の把握が難しいです。

アウトソーシングはあくまで外部の会社に業務を委託します。よって、業務を委託してから、業務の進捗、担当者の管理などの詳細な業務内容を把握できない状態が発生しやすいです。進捗や途中経過がわからないと、期待していた成果を得られない可能性が考えられます。

サービスによって、詳細な業務進捗、ノウハウを共有・可視化してくれるサービスもあります。選定する際に、詳細なサービス情報を入手しましょう。

また、業務内容がわからないことは自社内にノウハウが蓄積しないことにもつながります。ノウハウが蓄積していないと、いざ自社で行おうとした際に、また0からのスタートとなってしまいます。

アウトソーシングサービスを提供している会社は、オンラインのみで行っているサービスが多いです。よって、直接的なコミュニケーションを取ることができずに、ブラックボックス化につながります。アウトソーシングを利用する際は、コミュニケーションツールの活用がおすすめです。

コストが高まるリスクがある

アウトソーシングは利用の仕方でコストが高まるリスクが発生します。

自社内で業務の効率化がすでに確立できている業務や、従来の方法と同じ方法を望まれる企業などは、業務効率化の限界があり、かえってコストが高まってしまうリスクがあります。

アウトソーシングの利用の仕方を間違えると、かえってデメリットになります。「アウトソーシングサービスにどんなことを求めるのか」が重要になります。このデメリットを理解したうえで、自社のニーズに合わせたサービス選びをしましょう。

サービスを選定するポイント

以下ではサービスを選定するポイントを解説します。サービス選びを適切に行うことで、正しい活用ができ、自社の業務の質向上につながります。

• 自社のニーズと業務形態・料金体系がマッチしているか
• 詳細な業務内容をオープンにしようとしているか
• メリットだけでなくデメリットまで説明するか
• 業務量や業務内容の変更に柔軟に対応できるか
• ツール費用などの隠れたコストや追加料金についての説明があるか

自社のニーズと業務形態・料金体系がマッチしているか

まず、アウトソーシングを利用する前に、自社のニーズを明確にしましょう。自社のニーズが明確になっていないと、適切な選定ができません。

• 一時的に人手が欲しい
• 業務を効率化したい
• 人件費などのコストを削減したい
• マニュアル化している業務を委託したい

上記のように企業によってアウトソーシングを利用する目的は理由は様々です。また、サービスによっても、対応可能業務が異なります。よって、アウトソーシングを利用する目的によって、委託先が変わってきます。まずは、サービスの業務体系や料金体系を把握して、自社のニーズと比較しましょう。

詳細な業務内容をオープンにしようとしているか

アウトソーシングのデメリットとして、詳細な業務内容の把握が困難であることが挙げられます。これは、アウトソーシングがオンライン化していることで、クライアントとアウトソーシング会社のコミュニケーションが取りにくくなっています。

例えば、詳細な業務内容として、

• 委託した業務がどのくらい進んでいるのか
• どんな業務フローで行うのか
• 担当者はどのくらいのスキルがあるのか

これらのような詳細な業務内容の把握は、期待通りの成果を得るうえで重要であり、途中経過を知ることができます。また、専門的なノウハウを活用した作業は、今後クライアントが自社で業務を行う上で、ノウハウの確保は重要です。

そのためにも、詳細な業務内容をオープンにしようとしているかは重要な選定ポイントです。

メリットだけでなくデメリットまで説明するか

アウトソーシング会社には様々な特色があり、それに応じたメリット・デメリ ットが存在します。

例えば、安さを売りにしていても、ワーカーがバイトであることや、専門知識を所有しているが、その対応業務範囲は狭く、コストが高いなどが考えられます。

これらのサービスごとのメリット・デメリットを説明してくれるか、そして、その情報の把握は選定において重要です。

業務量や業務内容の変更に柔軟に対応できるか

経理業務など繁忙期などで、一時的に人手不足になりやすい業務があります。そういった際に、業務量や料金プランの柔軟な変更に対応できるかなどは、選定ポイントとして挙げることができます。

また、急な業務変更にも迅速に対応ができるかなども選定するポイントとして重要です。

ツール費用などの隠れたコストや追加料金についての説明があるか

専門ノウハウの活用による、業務効率化をするためにツールを活用するサービスもあります。その際にかかった費用はプランに含まれずに、追加料金となる場合が多いです。そのリスクがあるかの把握は選定する上で知っておくべきポイントです。

サービス比較表・チェックリストを活用する

サービスの特徴や料金をまとめた比較表を作ることで、比較を一目で行うことができます。また、自社のニーズごとに「○、△、×」と整理すると、さらにサービス選定をスムーズに行うことができるでしょう。

以下に弊社で作成したチェックリストを添付します。以下のようなチェックリストを活用することで、客観的な視点で選定することができます。参考程度に活用してください。

おすすめのサービス一覧

おすすめのサービスを以下に比較表と共に紹介します。サービス選定の参考にしてください。

Crowd Mooveアシスタント｜株式会社Crowd Moove

出典：株式会社Crowd Moove

依頼から1〜3営業日以内に着手開始ができます。また、専属のアシスタントが付き、6時間以内に返信を徹底などのスピード対応をしています。

メール送信などの業務は自社内のスタッフが行うため、作業の少ないコアな業務から作業の多い業務まで委託可能です。

業界では珍しい従量課金制であるため、無駄なコスト削減に繋がります。また、急な稼働時間、業務内容の変更にも対応可能です。

オンラインアシスタントフジ子さん

出典：オンラインアシスタントフジ子さん

低コストで有能な人材が多く、業界水準のおよそ半額で提案します。

業務量に応じて10時間からプラン変更できるため、業務量が変動してもプラン変更して人件費を調整できます。

無料トライアルがあるため、、実務能力の事前チェックができ、もし合わなければ翌月に解約できます。

HELP YOU｜株式会社ニット

出典：株式会社ニット

パソコン業務はなんでも相談可能です。窓口の担当ディレクターが依頼主の要望に合わせてそれぞれの分野のアシスタントを集めて、業務をサポートします。

500人の経験豊富なアシスタントから平均5人のチームで業務を遂行するので、スキルを組み合わせて幅広い業務に対応可能です。

ビズアシ｜株式会社クラウドワークス

出典：株式会社クラウドワークス

国内最大級のクラウドソーシングサービスであり、600万人から要望にぴったりのアシスタントが見つかります。

チーム制ではなく、固定のアシスタントが業務に対応しています。契約前に経歴書確認とオンライン商談でミスマッチを防止できます。

CASTER BIZ｜株式会社キャスター

出典：株式会社キャスター

全国の優秀な人材が、チーム体制で業務をサポートします。

幅広い業務領域に対応可能です。プランは月30時間から、24時間365日対応しています。ニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできます。

Remobaアシスタント｜Enigol

出典：株式会社Enigol

会社独自の採用基準で、全国からアシスタント候補者をスクリーニングしています。リモートアシスタントに特化した教育を行っていて、スキルを磨くことで、サービス提供をスムーズに行えます。

オンライン対応のスキルを持っているため、ITリテラシーが高く、依頼した企業が普段から使用しているコミュニケーションツールでの対応が可能です。

i-STAFF｜ファイバースター株式会社

出典：ファイバースター株式会社

厳しい採用条件でアシスタントを採用しており、採用率は1%であり、そのため優秀な人材が在籍しています。

幅広い業務に対応可能でオフライン業務にも対応可能です。オフィスに溜まった書類などを郵送すれば、整理やファイリングも可能です。

業界唯一の返金保証付きサービスとなります。万が一、ご満足いただけなかった場合は返金が可能です。

まとめ

本記事では、バックオフィスアウトソーシングについて解説しました。バックオフィスアウトソーシングでは「どんなことを求めるか」を明確にすることが重要です。

自社にない専門的なノウハウの活用による、業務の最適化ができるなどのメリットがある一方で、利用の仕方によっては、コストが高まる可能性があり、正しい活用ができない場合があります。

バックオフィス業務は利益に直結しませんが、企業の業務を支える大事な業務です。よって、適切な人材を業務に当てる必要があります。自社のニーズに合わせたサービス選定をするために、本記事を参考にしてみてください。