• 2024.07.01 BPO・アウトソーシング

更新日：2024.07.06

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ライター

CrowdMoove編集部

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秘書代行サービスとは

秘書代行サービスとは、企業の業務をサポートするアシスタントを提供している事業です。秘書代行サービスを利用することで、新たに人材を採用・育成する手間を省くことができて、なおかつ活用の仕方では、正社員を雇うよりも低コストでサポートを依頼できます。

以下では秘書代行サービスについて詳しく解説します。

秘書とオンライン秘書の共通点と違い

秘書は紙の書類・領収書の整理であったり、上司に同行してスケジュール管理・連絡などの仕事を主に行います。

それと比べ、現代主流になってきたオンライン秘書は全てをオンライン上で依頼できるサービスです。

秘書との明確な違いは、オンライン秘書は秘書業務だけでなく、経理、人事、web運用、事務などのスキルも保持していて、幅広い業務のサポートまでもアシスタントによってはサポートできる点です。

1.安定した成果を期待できる

秘書代行サービスを提供している企業では、筆記試験・研修などを導入している企業もあり、アシスタントのスキルの審査・育成が行われています。それにより、経験を積んだスキルのあるアシスタントが多数所属しています。

秘書代行サービスに依頼することで、新人を育成するよりも早く業務に取り掛かれたり、ある程度のスキルを所持しているため、一定の成果は期待できます。

2.ノンコア業務を全て委託できる

上記に記した通り、オンライン秘書には幅広い業務委託が可能です。企業の業務には利益に直結するコア業務と、スケジュール管理などの利益に直結はしないノンコア業務に分けられます。秘書業務にスキルがある秘書サービスは、ノンコア業務に時間を取られてコア業務に集中できていない企業におすすめです。

また、スケジュール管理などの秘書業務から見積作成の経理、マーケティング・広告などのSNS運用などの専門的なノウハウが必要なスタートアップ企業は多いです。そこで、オンライン秘書を依頼することで、これらの業務を全て委託し、ノウハウの確保も可能になります。

秘書代行サービスを利用するメリット

秘書代行サービスを依頼することで以下のようなメリットが期待できます。

• 自社のコア業務に集中できる
• 最低限のコストで業務を任せられる
• 従業員の退職によるリスクを回避できる

これらのメリットについて詳しく解説します。

1.自社のコア業務に集中できる

企業の業務は、利益に直結するコア業務と、コア業務を支えるノンコア業務に分けられます。やはり利益に直結するコア業務にフォーカスして働くことが一番です。

しかし、そのコア業務の基盤は顧客との電話対応・スケジュール管理などのノンコア業務です。このノンコア業務に多くの時間を割いてしまっている企業も多いのではないでしょうか。

このノンコア業務を外部に委託することにより、自社のコア業務に集中できる環境が整います。

オンライン秘書は人事業務・マーケティング・web運用などの専門的なノウハウを必要とする業務まで担当しているアシスタントもいます。よって、秘書がいない企業だけでなく、人材が不足している企業でも多く導入されています。

2.最低限のコストで業務を任せられる

オンライン秘書を雇う場合、時給での従量課金制か月額制の二種類があります。どちらも稼働時間を自社が設定できるため、自由なシフトを組むことが可能です。

下記は月額制、従量課金制の概要・メリット・デメリットをまとめた表です。

以下は必要業務数が週2回と仮定した場合の、各雇用制での料金比較表です。アルバイトは出勤予定日を強制することが難しいことから、週5で出勤していると仮定しています。月額制、アルバイトは相場から算出して、従量課金制はCrowd Mooveの費用から引用しています。

上記からわかる通り、必要業務が週2の場合、アルバイト・正社員は雑務を任せるなどの無駄なコストがかかってしまいます。秘書代行サービスを活用することにより、コストの最適化が可能になります。

3.従業員の退職による補充の採用コスト・育成の手間が発生しない

オンライン秘書には採用コストが一切かからずにサポートを開始してくれます。

通常、従業員が退職する際には、業務の引き継ぎから補充の採用・育成までのコストと手間がかかります。

オンライン秘書にはそれらの広告掲載・選考などの採用コストが一切かからずに業務を依頼することが可能です。また、会社の選考基準から選ばれた経験とスキルが豊富なアシスタントですので、育成の手間もかからずに、業務を委託することができます。オンライン秘書は専門的なノウハウも所有している方も多いため、アシスタントから学ぶこともあるでしょう。

通常社員と異なる点として、退職という概念がないというのも1つのメリットです。オンライン秘書は外部に委託しているだけですので、退職のリスクは全くありません。

秘書代行サービスのデメリット

秘書代行サービスを利用する上でたくさんのメリットがありますが以下のようなデメリットも存在します。

• 担当者によってスキルの差がある
• コミュニケーションの齟齬から解釈の違いが生まれる
• 専門性が劣る可能性がある

以下ではそのデメリットについて詳しく解説します。

1.担当者によってスキルの差がある

オンライン秘書を委託する場合、アシスタントを選ぶことは難しいです。秘書サービスを提供している会社の選考基準から選ばれているため、ある一定のスキルを持っています。しかし、どこまでのスキルを保持しているかは委託してからでないと詳細は不明です。

アシスタントもロボットではないので、できる業務内容、業務をこなすスピードは変わってきます。委託会社の実績、もしくは検討している個人アシスタントの経歴、場合によっては英語力などを詳しく調べることが大切です。

2.コミュニケーションの齟齬から解釈の違いが生まれる

オンライン秘書は、仕事の指示を含め、コミュニケーションをとる手段がオンライン限定となっています。メールの文面だけでは解釈の違いが生まれる可能性が考えられます。もちろんオンラインでの連絡により、在宅でも仕事ができるなどの利点もありますが、zoomなどのオンライン会議ツールを活用することが重要です。

出社していないためにちょっとした口頭の指示も、逐一メールで伝えなければいけないために手間がかかるなどのデメリットもあります。

3.専門性が劣る場合がある

オンライン秘書は幅広い業務内容がメリットですが、その分正社員と比べると専門性が劣ってしまいます。もちろん専門性を個性にしているアシスタントもいます。委託する場合は、正社員の穴埋めというよりは業務のサポート中心だと考えることが大切です。専門性を求める際は、業務遍歴などを詳しく調べる必要があります。

オンライン秘書と派遣社員との違い

オンライン秘書と派遣社員は会社のサポートをするといった点で同じように考えられることが多いです。違いとしては以下のことが挙げられます。

• 圧倒的なコストの差
• 経験の差
• オフライン業務ができない

これらを詳しく解説します。

1.圧倒的なコストの差

オンライン秘書と派遣社員ではかかるコストが顕著に異なります。以下に比較表でまとめました。

引用元：「令和4年度　労働者派遣事業報告書の集計結果（速報）」

この比較表からわかるように、派遣社員と比較すると格安です。オンラインアシスタントは稼働時間も10時間ごとで選択が可能であったり、柔軟なプラン変更ができます。

2.即戦力になる

オンライン秘書は派遣社員と比べて即戦力になります。

派遣社員は、業務を一から教えなければいけないため、業務に慣れる時間もかかります。それにより、成果を出すにも時間がかかってきます。

オンライン秘書は会社の選考基準で選ばれていて、更に秘書業務からアシスタントによってはクリエイティブな業務まで幅広い業務経験があります。よって、派遣社員とのスキルの差は歴然です。

また、アシスタントのスキルと企業の要望をマッチングさせるため、自社のルールと必要な情報だけですぐに業務が始められます。

依頼したい業務が決まっている場合は、オンラインアシスタントサービスを検討することをおすすめします。

3.オフライン業務ができない

オンライン秘書は出社をしないため、紙の書類整理・郵送、シュレッダー処理などのオフライン業務ができません。一方、派遣社員はこういった業務をすることができます。

オンライン秘書を活用して、自社の負担を減らすには、何が必要なのかを洗い出してオンラインで対応可能な業務を明確にして委託することが重要です。

オンライン秘書を選ぶときのポイント

オンライン秘書はサービスによって強みとしている分野であったり、料金体系などが変わります。自社の課題に合わせたサービス選びが重要になります。そこで、選ぶ際のポイントを以下に挙げました。

• 依頼できる業務
  • 秘書/事務
  • 経理/総務
  • 人事
  • メディア運用
• 料金体系
  • 月額制
  • 従量課金制
• スキル
• トライアル期間の有無

以下ではこれらについて解説します。

1.依頼できる主な業務

オンライン秘書には様々な業務が委託可能です。

オンライン秘書の基本の仕事の秘書・事務作業から経理・人事採用・ネットリテラシーの必要なメディア運用までもサービスによって依頼可能です。

秘書/事務

• 資料作成：会議の資料作成などを行います。
• スケジュール管理：顧客と連絡をとり、スケジュールの予定を記録・報告をします。与えられた業務をこなすだけの一般社員とは違う多忙な上司のサポートをします。
• 顧客のメール対応：委託した担当者の代わりにメール返信を行います。マニュアル化されている業務などは委託した方が良いです。
• 手土産の準備：商談などの手土産もオンラインで手配可能です。

• 電話・メール対応：社内にくる電話・メールの対応も代行可能です。
• データ入力：Excelなどにデータを入力します。

経理/総務

• 領収書の発行：経理システムを使い、月々の領収書を発行、送付することが可能です。
• 見積書作成：経理担当者が発行しているような見積書の作成が可能です。
• 給与計算：給与の計算を代行しているサービスもあります。

人事

• 採用業務：応募者からの問い合わせなどの対応を代行が可能です。
• 募集広告の管理：募集webの管理を行います。
• 募集要項の整理：採用したい人材の要項を企業と整理します。

メディア運用

• SNS投稿：Facebook、Instagruamなどの投稿、運用をします。
• ブログ更新：会社のホームページにブログを投稿します。
• ネット広告の運用：サービスによってはGoogle広告などの運用などが可能です。

「オンライン秘書」の幅広い業務は上記だけではありませんが、主にこれらを委託可能です。これらの中から自社が求める業務はなにかを見極め、その分野に強いオンラインアシスタントを雇う必要があります。

2.報酬体系

オンラインアシスタントを雇う上で、最も重要なコストです。オンラインアシスタントには月額制、時給での支払いの従量課金制の2つがあります。

月額制

月額制は「月10時間の稼働で3万円」などと月額で決まった料金を支払う形態です。月に何時間働くといった契約ですので、業務が少ない月は稼働時間が余ってしまうといったことが考えられます。その問題を解決するために、料金プランの変更であったり、稼働時間の繰り越しを可能にしている企業があります。

サービスごとに契約期間や契約時間が変わるため、自社のニーズに合っているかを見極めることが大切です。

従量課金制

従量制は業務の量に応じて、働いた分だけ料金が発生します。よって、無駄な費用が抑えられることが利点です。

例えば、Crowd Mooveでは、一律1時間2,200円でサービスを提供しています。

3.スキル

  自社の求めるスキルをもったアシスタントに委託しましょう。企業ごとに強みにしている分野であったり、方法が変わります。企業のホームページにある導入事例などを詳しく調べることが大切です。

また、企業によっては外国語に対応していたりと、様々な専門スキルをもったアシスタントを雇用しているところも多いです。自社の課題に沿った雇用を見つけましょう。

4.トライアル期間の有無

企業によっては始めに2時間程度のトライアル期間を設けている企業もあります。トライアル期間にアシスタントのスキルを把握して、契約するか否かの判断をすることができます。

各社の特徴比較

以下に比較表を示しました。上記で記したポイントを踏まえて、秘書サービスを提供している企業を比較する際の参考にしてください。

Crowd Mooveアシスタント｜株式会社Crowd Moove

出典：株式会社Crowd Moove

依頼から1〜3営業日以内に着手開始ができます。また、専属のアシスタントが付き、6時間以内に返信を徹底などのスピード対応をしています。

メール送信などの業務は自社内のスタッフが行うため、作業の少ないコアな業務から作業の多い業務まで委託可能です。

業界では珍しい従量課金制であるため、無駄なコスト削減に繋がります。また、急な稼働時間、業務内容の変更にも対応可能です。

オンラインアシスタントフジ子さん

出典：オンラインアシスタントフジ子さん

低コストで有能な人材が多く、業界水準のおよそ半額で提案します。

業務量に応じて10時間から月額料金プランを変更できるため、業務量が変動してもプランを変更して人件費を調整できます。

無料トライアルがあるため、実務能力の事前チェックができ、もし合わなければ翌月に解約できます。

HELP YOU｜株式会社ニット

出典：株式会社ニット

パソコン業務はなんでも相談可能です。窓口の担当ディレクターが依頼主の要望に合わせてそれぞれの分野のアシスタントを集めて、業務をサポートします。

500人の経験豊富なアシスタントから平均5人のチームで業務を遂行するので、スキルを組み合わせて幅広い業務に対応可能です。

ビズアシ｜株式会社クラウドワークス

出典：株式会社クラウドワークス

国内最大級のクラウドソーシングサービスであり、600万人から要望にぴったりのアシスタントが見つかります。

チーム制ではなく、固定のアシスタントが業務に対応しています。契約前に経歴書確認とオンライン商談でミスマッチを防止できます。

CASTER BIZ｜株式会社キャスター

出典：株式会社キャスター

全国の優秀な人材が、チーム体制で業務をサポートします。

幅広い業務領域に対応可能です。プランは月30時間から、24時間365日対応しています。ニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできます。

Remobaアシスタント｜Enigol

出典：株式会社Enigol

会社独自の採用基準で、全国からアシスタント候補者をスクリーニングしています。リモートアシスタントに特化した教育を行っていて、スキルを磨くことで、サービス提供をスムーズに行えます。

オンライン対応のスキルを持っているため、ITリテラシーが高く、依頼した企業が普段から使用しているコミュニケーションツールでの対応が可能です。

i-STAFF｜ファイバースター株式会社

出典：ファイバースター株式会社

厳しい採用条件でアシスタントを採用しており、採用率は1%であり、そのため優秀な人材が在籍しています。

幅広い業務に対応可能でオフライン業務にも対応可能です。オフィスに溜まった書類などを郵送すれば、整理やファイリングも可能です。

業界唯一の返金保証付きサービスとなります。万が一、ご満足いただけなかった場合は返金が可能です。

オフィスジャパン｜株式会社オフィスジャパン

出典：株式会社オフィスジャパン

秘書業務の中でもコアな部分に専門性を持たせたサポートです。

電話代行サービス・メール送信の受信・発信サービスから、webサイト制作、電話自動応答システムなどのシステムサービスも対応可能です。

まとめ

秘書サービスをうまく活用するには、自社のニーズをきちんと把握することが大切です。

オンライン秘書という仕事が様々な業務を含んでいるため、秘書サービスを提供している企業には、料金体系や、強みとしている業務内容が異なります。委託したい業務内容を委託したい料金内で、その業務が個人かチームに委託するべきかも変わってきます。

これらを踏まえた上で、活用できるサービスを選びましょう。