採用代行とは

採用代行とは、採用に関する仕事を、外部の企業が代わりに行うサービスのことです。「RPO（Recruitment Process Outsourcung）」と略されることもあります。

日本の採用代行のニーズは、1990年代後半から年々増加傾向にあります。その背景にはITベンチャー企業の拡大による積極的な採用がありました。しかし、新興の企業であるために、より優れた人材の採用ノウハウがないケースが多くありました。そこで、採用代行会社が注目を浴びるようになったのです。

近年では、リファラル採用、ソーシャルリクルーティング、オウンドメディアリクルーティングなど様々な採用手法が多様化しています。それに伴い、採用担当者の負担を軽減するために業務の一部をアウトソースする企業も増えてきています。

「採用活動を行っているが、やることが多すぎて手が回らない」、または「社内にノウハウがなく、そもそも採用が進んでいない」といった悩みを抱えた採用担当の方は多いのではないでしょうか。

そこで、採用に特化した企業が自社のノウハウを活用しサポートする代行サービスを提供しているのです。

採用代行が解決する課題

企業の採用活動は年々複雑化・長期化しており、採用活動の課題は増加しています。採用課題の増加は企業の負担を増加させます。

企業の採用課題としては、以下のような課題も考えられます。

• 採用活動にコスト・時間がかかりすぎているケース
• 候補者が集まらないケース
• 早期離職などにより人手不足に陥るケース

採用代行会社は、これらの採用課題を解決する最適な対策を施すことが可能です。また、より良い採用活動はもちろん、採用担当者の負担を軽減することに繋がります。

この章では採用活動での課題を分析し、代行会社を活用した解決策について紹介します。

採用業務に当てる時間がない

「メール送信や、集客のノンコア業務に時間が取られて面接などのコア業務に集中できない」

「そもそも他の業務が忙しくて、採用に取り掛かれていない」

こんな「採用業務に当てる時間がない」といった悩みを抱えている採用担当者は多いのではないでしょうか。

そこで、それ自体が利益に直結するわけではないノンコア業務のメール送信や求人募集、説明会・インターンシップの企画・実行など代行会社に委託することが可能です。コア業務である書類選考や面接までも代行している企業もあります。

採用コストがかかる

いざ採用を始めるとなっても、採用チームの発足から人材の採用までを自社だけで行うと、正社員を複数人雇い続けなければいけないため、1人を採用するのに多くのコストと時間を要してしまいます。例えば、1人あたり月給30万円とし、３名チームの場合、毎年90万円のコストが発生します。また、社内に人事を採用する場合は、正社員の採用につきエージェントに年収の30％程度を支払う必要があります。

また、近年では、少子化が進み、学生優位市場となってきています。これにより、仕事量に対して必要な人材の採用が難しくなり、採用活動が長期化・通年化しています。これもコスト増加の一因となっています。

社内に採用担当がいない

小規模の企業であったり、スタートアップ企業では、利益に直結する人材を中心に確保するケースが多く、採用担当者がいないことも珍しくありません。採用担当者がいないと、人手はほしいけれど採用業務ができないといった課題が挙げられます。

そんな企業でも採用代行会社に委託すれば、ほとんどの採用業務を行うことが可能です。また、早期に採用に取り掛かれるといった利点もあります。

若者世代の人口減少と価値観の変化による人手不足

人手不足には、労働環境など様々な要因が考えられます。

近年では、少子高齢化や、若者の早期辞職などが問題視されています。日本の生産人口は2008年をピークに減少し続けています。これらが原因で人手不足に陥っている企業は少なくありません。

引用元：総務省「令和4年版高齢社会白書（完全版）」

そのような人手不足の状況において、企業の採用担当者は優秀な人材を安定して採用し続けることに課題を感じています。具体的には、

• 応募者の母集団形成ができていない（認知における課題）
• 採用したい人材と異なる応募者が集まる（要件と応募人材のミスマッチ）
• 内定承諾率が低い（内定後フォローが薄い）
• 採用者のミスマッチによる早期離職（人材のミスマッチと意識変化）

などが挙げられます。採用代行をアウトソースすることで、社内の人事は採用戦略・企画や運用のモニタリングに集中することができ、人手不足のなかでも採用の質を高めることが可能となります。

採用代行に依頼できる業務一覧

採用活動には、誰がやってもそこまで差が出ない業務があります。また、面接などの自社がおこなうべき業務もあります。採用代行会社はこれらすべての採用業務にノウハウがあり、委託することが可能です。では、委託できる業務内容について詳しく解説していきます。

代行会社に委託できる業務は

1.採用戦略の立案・実行

2.求人広告の作成・管理

3.応募者管理

4.面接の調整

5.書類選考・面接

6.評価とフィードバック

7.オファーマネジメント

などがありますが、依頼する会社によって、代行できる業務範囲は異なってきます。これらの業務を詳しく説明します。

1. 採用戦略の立案・実行

依頼した企業の現状を分析して、母集団が形成されないなどの企業の課題の抽出を行います。その抽出した課題にどのようにアプローチしていくかの採用戦略の立案をします。

代行会社によっては、企業説明会やインターンシップの実施代行までも行っており、企業の認知を広めると共に、応募者の増加を期待できます。

2. 求人広告の作成・管理

人材、賃金、働き方など募集する上での大事な要項を企業と作成します。それにより、鮮明なペルソナ像ををイメージ・設定をすることができます。

設定したペルソナ像に基づいて最適な媒体を提案します。また、募集媒体の構築・発注・掲載からそのwebメディアの管理まで委託可能です。

3. 応募者管理

スカウトメールの作成・配信、応募者からの問い合わせの対応を代行します。

また、応募者から送られた履歴書から、個人情報、経歴などをまとめたデータベースの作成をします。

4. 面接の調整

応募者と連絡を取り合って、面接の日程調整・面接方法の決定をします。メールなどの素早い対応・日程化は面接の設定率に大きく貢献します。また、面接官のアサインまでを委託できます。

5. 書類選考・面接

企業とあらかじめ設定した選考基準に基づいてスクリーニングをします。代行会社によっては書類選考・面接までを代行できます。書類選考を委託することにより、面接の時間・コスト削減に繋がり、精度の高い面接の実施ができます。

面接を代行してきた経験から作られた評価基準などからフラットな観点での面接が可能です。

6. 評価とフィードバック

候補者との面接の評価を面接官と共に整理をします。その際の評価を候補者にもフィードバックとして提供します。

面接を代行した場合は、評価のポイントのフィードバックを行います。面接に同席していなくても印象などの選考に関わるポイントを確認できます。

7. オファーマネジメント

採用オファーを作成し、採用者には内定の連絡を行います。採用者には社会人としてのマナーなどの社内研修の実施も可能です。

採用者とオファー面談をして、契約期間、賃金などの労働条件、疑問点などを話し合い、認識の擦り合わせを行います。入社するまでに齟齬がないように、代行会社にはきちんと伝えることが大切です。

採用代行のメリット

年々増加している採用課題ですが、採用代行会社はその企業の課題を解決します。課題解決によって、採用活動を円滑に進めるサービスですが、具体的なメリットとしては以下のことが挙げられます。これらを詳しく解説します。

• 採用の専門的なノウハウを活用できる
• 採用業務のほとんどを委託できる
• コスト削減につながる

採用の専門的なノウハウを活用できる

採用手法が多様化する昨今で、正確な手法を選ばなければ求める人材の確保は難しいです。

採用代行会社は、依頼された人材の確保に、代行会社が使えるツールのなかで最も適切な戦略を提案し、実行することが可能です。

例えば、20代の若手人材を採用したい場合、SNS広告が効果的であったりします。しかし、社員の平均年齢が高い会社などはSNS運用のノウハウがない企業は多いでしょう。そこで、採用代行会社に委託することでよりスムーズな採用活動を可能にします。

候補者の選定において、求人募集やメール送信、面接日程調整などのノンコア業務を全て代行会社に委託できます。それにより、自社で行うことは面接などのコア業務のみであり、コストと時間の削減を期待できます（面接や内定者に向けた研修など採用業務全てを代行している会社もあります）。

採用業務のほとんどを委託できる

採用活動には、上記の「依頼できる業務一覧」に記したように戦略立案から求人活動、面接までもたくさんの業務があります。それらすべてを自社のみで行うとなると、チームの発足から実行すると、時間とコストが膨大になってしまいます。

採用活動を時短したい、採用担当者や採用チームを発足できない場合は採用代行サービスを活用することで、採用活動をすぐに始められます。

また、作業量の多いスカウトメール送信・返信などの自社だけでは行うには時間がかかる業務を全て委託できます。

コスト削減につながる　

上記で述べたように採用活動を自社でするときに、採用担当者や採用チームの発足が必要です。その場合、採用活動が長期化・通年化している現代ではコストがよりかかってしまいます。

それらの課題も採用代行サービスを活用することで、採用ノウハウのあるプロフェッショナルを通常社員と同じ、もしくはそれ以下の賃金で活用することができます。

また、採用戦略は確立しているが、マンパワーが足りていないなどの企業は、その業務だけを任せることが可能です。よって、正社員をわざわざ雇う必要がなくなり、コスト削減に繋がります。

採用代行のデメリット

代行会社に委託することにはデメリットも考えられます。代行会社の連携によっては回避することが可能ですが、以下のことが生じる可能性があります。

• 採用のノウハウが蓄積されない
• 採用ターゲットの認識齟齬が起きる可能性がある
• 業界・採用ターゲットによって不得意な分野がある

採用のノウハウが蓄積されにくい

採用活動を丸投げしてしまうと、担当者のスキルアップが難しくなります。社内にノウハウが蓄積されないと、今後自社の中だけで採用活動をしようとしても業務が円滑に進まないといった事態が予測されます。

採用ターゲットの認識齟齬が起きる可能性がある

自社の求める人材のイメージがきちんと代行会社と共有できていないと、応募者を集める段階で間違った人材の母集団を形成してしまう可能性があります。

これを防ぐためにも、担当アシスタントと入念にニーズの擦り合わせを行う必要があります。

業界・採用ターゲットによって不得意な分野がある

サービスによって得意な分野・不得意な分野が存在します。例えば、エンジニアに特化していたり、新卒・中途・アルバイトなどでも採用分野が分かれています。このようにどの分野に強い会社なのかを見極めて委託しなければなりません。そのためにも、その会社の実績と得意な分野をその会社のHPなどから良く調べ選ぶことが必要です。本記事では、以下に企業の特徴を比較しているものがありますので、そちらも参考にしてみてください。

委託から採用までの流れ

上記では、採用代行会社が企業の採用活動にどのようなメリットを与えるのかを示しました。では、課題を解決するための、採用代行会社の活用の仕方を解説します。一般的に採用代行の依頼の流れは以下の通りです。

1.打ち合わせ

2.申し込み

3.キックオフ・すり合わせ

4.採用活動開始

1. 打ち合わせ

依頼する企業は自社の事業計画、求める人材の採用要項などの委託する上で必要な情報を整理してください。その上で、どの会社に代行を依頼するのか決定します。会社によって、代行できる業務、得意な分野、特徴があります。低コストで委託できる会社、高コストだが実績はあるなど様々です。依頼したい業務内容に合わせた会社を選定しましょう。

2. 申し込み

依頼したい会社を選定したら、その会社に問い合わせをしましょう。問い合わせ後すぐに契約というわけでなく、企業の課題を聞き、採用計画を提示した上で契約といった方針をとっている会社もあります。会社選びで迷っている場合は、一度問い合わせてから検討しても良いでしょう。

3. キックオフ・すり合わせ

企業のニーズをより具体的に擦り合わせをして詳細な採用戦略を提案し確定させます。募集要項、求人媒体の選定から内定後のフォロー、全行程のコスト算出など考えられること全てを検討しておくことが重要です。

また、その際に採用KPIとして、募集人数から内定承諾率などを設定します。これらを具体的にすることにより、課題抽出、改善がしやすくなり、次回の採用にも活かせるノウハウとなります。

4. 採用活動開始

1. 母集団の形成

採用活動を確実に行うためには、候補者の確保が必須です。

代行会社は依頼した企業と策定した求人要項に則り、スカウトメール配信や求人広告などで応募者を募ります。また、説明会やインターンシップの企画を委託することも可能です。

2. 候補者管理

応募者の問い合わせの対応をすることも、採用活動に必要な業務です。

また、面接を高い質で行うために、応募者の中から自社のペルソナに沿った人材を選定します。その候補者の管理、面接日程の調整、メール・電話での連絡なども委託可能です。

3. 採用・研修

選定した候補者の面接を自社で行います。面接を代行する企業もあります。その場合はフィードバックを作成し、自社の募集要項に合った人材を選定することが可能です。その後、採用が決まった人材へ採用の合否通知を連絡します。採用者には社会の基本マナーの研修などを代行する企業もあります。

採用代行を行っているサービス一覧（8選）

採用代行会社は様々なサービスが増えています。サービスによって特徴・強みがあります。自社のニーズに合わせた会社を選ぶための1つの参考としてご覧ください。以下は簡単な比較表です。比較表の下にはその企業の実績などより詳しい情報を記載しています。

ハイレベルのエンジニアを採用し
たい企業

Crowd Mooveアシスタント｜株式会社Crowd moove

出典：株式会社Crowd Moove

業界では珍しい従量課金制を採用しています。初期費用もゼロなので、無駄な費用がかかりません。また、スカウトのみ、応募者対応のみなどの一部分だけの発t注も可能ですので、更にコスト削減に繋がります。

依頼企業ごとに専属のPMが付き、いつでも相談可能なチャット形式を扱っており、6時間以内に返信するスピード対応を徹底しています。

まるごと人事｜マルゴト株式会社

出典：マルゴト株式会社

ベンチャー・成長企業向けの採用代行会社です。チームでのサポート体制を整えており、設計から運用、フィードバッグまで全て代行できます。

採用実績420社以上、年間10万通以上のスカウト送信・120以上の採用媒体の運用実績による確かなノウハウがあります。

core scout｜株式会社シンギョク

出典：株式会社シンギョク

エンジニア・PM・CTOなどIT業種での実績が9割以上を占めています。採用戦略から実行まで支援可能です。

２０以上の求人媒体での採用実績があり、元人材大手出身者が専門チームを組成して、企業の採用活動をサポートします。

LeIN｜株式会社リイン

出典：株式会社リイン

ITエンジニアの採用の入口を整えようと設立されました。

エンジニアのダイレクト採用のサポートを得意としています。また、日英バイリンガル社員が在籍しており、外国籍人材の採用や外資系企業の採用サポートも可能です。

株式会社ネオキャリア

出典：株式会社ネオキャリア

年間10000社以上の採用実績。新卒・中途・アルバイトといった幅広い採用のノウハウがあります。

介護、保育、エンジニアなどの専門職の採用支援も行っています。

TARGET｜Attack株式会社

出典：Attack株式会社

1人1人の経歴を目視でチェックし、丁寧にメール送信を行います。5万通以上のスカウトメール送信の実績があります。

Wantedly、forkuwellの認定パートナーであり、信用実績も高いです。プロジェクト始動後に週1回のMTGの実施をして、確実な採用を実現しています。

採用業務を4つに振り分け、各分野に強みを持つ人材を配置しています。

i-recruting｜ESSTNER株式会社

出典：ESSTNER株式会社

求人掲載から内定後フォローまでのほとんどの採用業務を委託可能。内定後フォローまで対応しているため「内定辞退者を減らす」ことが可能です。

業界唯一の返金保証付き。満足できなかった場合は返金可能です。

Diredt Sourcing｜株式会社ダイレクトソーシング

出典：株式会社ダイレクトソーシング

エンジニア中心メンバーによるデータに基づいたダイレクト採用を成功させる戦略と実行をしています。ダイレクト採用を軸にしているため、企業によりマッチした人材の確保がしやすくなります。

40種類以上のダイレクト採用媒体の運用実績があります。

まとめ：採用活動の質を向上させるために

採用代行をうまく活用するには、自社の採用課題を明確にすることが重要です。

あくまでも代行会社はサポートすることがメインの仕事です。とりあえず代行会社に委託することは無駄なコストの発生に繋がります。まずは採用課題を洗い出してから、自社のニーズの把握をして、それに沿った代行会社の選択をしましょう。