「二次面接案内メールの書き方がわからない」

「二次面接の案内に使用するテンプレートや例文が知りたい」

採用面接や選考を行うにあたって、上記のような悩みを持った企業も多いのではないでしょうか。案内メールでの印象は、企業としての印象にも影響を与えるため、よりわかりやすく好印象な文章を送りたいというのが多くの企業で考えられていることです。

本記事では、累計数百社の採用業務を支援してきた弊社CrowdMooveの視点から、二次面接案内メールのテンプレートや書き方、印象の良い案内メールのポイントまでを詳しく解説します。最後には、好印象な案内メール作成が行えているかを確認するチェックリストを載せているため、二次面接案内メール作成時の参考にしてください。

二次面接案内メールのテンプレート

二次面接案内に使用するテンプレートは以下の通りです。二次面接の案内を行う際の参考にしてください。

二次面接案内メール作成におけるポイント

二次面接案内メールには、場合によって必要な情報や抑えるべきポイントが異なります。ここでは、以下の二次面接案内メールにおける書き方やポイントについて細かく解説します。

• 二次面接案内メールの書き方
• 面接日程が合わなかった場合のメールの書き方
• 二次面接日が確定した場合のメールの書き方

1.一次面接通過者に向けた二次面接案内メールの書き方

一次面接通過者に向けた二次面接案内メールの書き方や注意したいポイントについて紹介します。二次面接案内メールには、主に以下の内容を記載する必要があります。

• 件名
• 宛名
• 本文の書き始めと一次通過連絡
• 二次面接候補日程についての提示依頼
• 本文の締め

【件名】

件名は、一目で二次面接案内メールであると理解できるようにすることが大切です。そのため、できるだけ情報量を抑え、シンプルな件名にしましょう。たとえば、以下のような件名にするのがおすすめです。

また、候補者は多くの企業で選考を受けている場合が多く、1日に複数の企業からメールが来ることも想定されます。そのため、どこの企業からのものかをすぐに把握できるように会社名を入れておくようにしましょう。

【宛名】

案内メールの冒頭には、宛名を記載する必要があります。宛名には、以下のような情報を書くのが一般的です。また、複数人の候補者に一斉送信を行う場合には、「応募者各位」や「学生の皆様」という宛名の書き方も可能です。

宛名を書く際に最も注意したいのが誤字脱字です。特に名前の表記ミスなどは、信用度が落ち、企業全体の印象が低下するため、よく確認するようにしましょう。

【本文の書き始めと一次通過連絡】

件名と宛名の作成が完了したら、本文を書き始めましょう。本文の書き始めは、自己紹介と選考への参加に対するお礼の言葉を記載することが一般的です。また、一次通過の連絡も書き始めに行いましょう。本文の書き始めや一次通過連絡の例文は以下の通りです。

?自己紹介

?選考への参加に対するお礼の言葉

?一次通過の連絡

上記のように、丁寧で誠実さを感じる面接案内メールを作成しましょう。

【二次面接候補日についての提示依頼】

次に、二次面接候補日程についての提示依頼を行いましょう。二次面接候補日に関しては、企業側から提示する場合と求職者から候補日を募る場合があります。それぞれの例文は以下の通りです。

?企業側から提示する場合

?求職者から募る場合

【本文の締め】

本文の締めには、以下のような文章を加えましょう。

また、連絡先がわかるように、署名に会社名・部署・役職・担当者名・電話番号・メールアドレスなどの情報を記載しましょう。

2.面接日程が合わなかった場合のメールの書き方

面接日程の確定後に、企業側の都合で面接日程をずらす必要がある場合には、候補者にその旨を伝えなくてはいけません。

【変更理由について】

日程変更を送る際には、変更理由だけでなく、いつに予定していた面接なのかを明確に記載しておきましょう。例文は以下の通りです。

変更理由についてできる限り詳しく記載することが重要ですが、候補者に不信感を抱かせてしまうような内容や、伝えにくい理由の場合には、「諸事情により」などの表現を用いましょう。

【面接候補日の提示】

次に、面接候補日の提示を行いましょう。例文は以下の通りです。

上記の内容の後に、候補日程を複数記載しましょう。また、候補日程の書き方は、「二次面接候補日についての提示依頼」で記載したように、箇条書きで書くようにしましょう。さらに、候補日がいずれも都合がつかない場合があるため、「上記日程に関してご都合がつかない場合は、〇〇様のご都合のつく日程をご提示ください。」などの言葉を付け加えましょう。

【本文の締め】

最後に、本文の締めの部分で、企業側の都合により面接日程を変更したことに対する謝罪を改めて行いましょう。例文は以下の通りです。

このように、自社の都合で面接日程を変更する際には、誠意をもって対応することが大切です。

3.二次面接日が確定した場合のメールの書き方

二次面接案内日が確定した場合には、候補者に面接日程確定メールを早期に送る必要があります。二次面接日が確定した際のメールには以下の内容を記載しましょう。

• 件名
• 確定した面接日時
• 面接会場や受付案内
• 担当者名と緊急連絡先の記載
• 面接時の持ち物
• 本文の締め

【件名】

件名は、「一次面接通過者に向けた二次面接案内メールの書き方」と同様に、簡潔に要件が伝わる文章であることが重要です。例文は以下の通りです。

日程に関する情報であるため、件名に日程を記載することも可能です。

【確定した面接日時】

次に、確定した面接日時を記載しましょう。記載する際は、日付、曜日、開始時間と終了時間についてシンプルに記載しましょう。例文は以下の通りです。

例：【日時】〇月〇日(〇)　〇〇：〇〇～〇〇：〇〇

時間の表記方法は12時制、24時制のどちらでも問題ありません。

【面接会場や受付案内】

面接会場や受付案内に関する情報を記載しましょう。面接日時と同様にシンプルに記載することが重要です。

また、以下のようにWeb面接を行う際にはURLを記載し、アプリのダウンロードが必要な場合には、事前に備えてもらいましょう。

【担当者名と緊急連絡先の記載】

そして、当日にトラブルがあった場合に備えて、担当者名と緊急連絡先の記載を行いましょう。例文は以下の通りです。

緊急連絡先には、つながりやすく、事情を把握している担当者の番号を記載しましょう。

【面接時の持ち物】

面接時の持ち物を記載しましょう。書き方は、その他同様にシンプルに記載しましょう。例文は以下の通りです。

成績証明書や卒業証明書など、事前準備が必要なものは、すぐに用意できない可能性があるため、早めに連絡をし、候補者に余裕を持って用意してもらいましょう。

【本文の締め】

本文の締めは、相手に会えることを楽しみにしている旨の文章や、不明点があれば連絡をしてほしいと言った内容の文章を記載しましょう。例文は以下の通りです。

また、候補者が連絡できるよう、最後にメール署名に連絡先も記載しておきましょう。

印象の良い案内メールのポイント

印象の良い案内メールを作成する上で、重要なポイントがいくつかあります。ここでは、以下の3つのポイントについて詳しく解説します。

• 選考結果の通知メールを早く送る
• 自社の気持ちを加える
• 一次面接のフィードバックを加える

1.選考結果の通知メールを早く送る

選考結果の通知メールはできる限り早く送りましょう。候補者は多くの場合、複数の企業で選考を受けています。また、中には他者からの内定をすでに持っている候補者もいることが考えられます。その場合、候補者は内定承諾期間のうちに入社先を決める必要があり、迅速な対応をしなくてはいけません。

そのため、選考結果の通知メールを早く送ることで、候補者に余裕をもって意思決定をしてもらうことができるとともに、選考結果の通知が遅い企業と比べて好印象を与えることができます。また、合否判定に時間がかかる場合には、いつまでに結果を連絡するという旨の文章を添えておき、候補者が先の予定を考えられるようにしましょう。

2.自社の気持ちを加える

案内メールの作成において重要なことは、自社の気持ちを加えることです。特に、感謝の気持ちを伝えることで、候補者に好印象を持ってもらうことができます。

たとえば、文章の終わりに「当日もお会いできることを心より楽しみにしています。」などのような文章を添えることで、親しみを持ってもらうことができます。また、候補者は、小さな心遣いから誠実性を感じられるため、「信頼できる誠実な会社である」という印象を持つことができます。

3.一次面接のフィードバックを加える

最後に、一次面接でのフィードバックを加えましょう。一次面接に合格した旨を記載するだけでなく、候補者に対するフィードバックを加えることで、テンプレートではなく、その人に向けたメッセージであるということをアピールすることができます。

また、「自分に興味を持ってくれている」と候補者に感じさせることができるため、好印象を持ってもらうことができます。記載するフィードバックの内容については、良かった点と懸念点の2種類について書きましょう。特に、良かった点について中心に話し、懸念点を添える形で記載することで前向きに伝えることができます。

【実際の二次面接案内メール】

以下は弊社Croed Mooveで実際に使用している二次面接案内メールの内容です。

一見、シンプルな内容の二次面接案内メールですが、すべてが端的であり、次のステップがわかりやすいため、候補者がスムーズに選考へ進むことができます。また、面接の次の日に案内メールを送っているため、候補者が高いモチベーションを保ったまま、二次面接へ進むことができます。さらに、「選考にご参加いただけるとのこと大変嬉しく思います」と前向きな表現を用いていることも、候補者のモチベーションを向上させる上で良い点です。

【好印象な二次面接案内メールを作成するためのチェックリスト】

以下は、好印象な二次面接案内メールを作成する上で抑えてほしいポイントをまとめたチェックリストです。案内メール作成時の参考にしてください。

【採用業務は従量課金制の株式会社Crowd Mooveがおすすめ】

出典：株式会社Crowd Moove

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業界では珍しい1時間2200円の従量課金制であるため、無駄なコスト削減につながります。また、急な稼働時間、業務内容の変更にも対応可能です。

まとめ

ここまで、二次面接案内メールの書き方やテンプレート、印象の良い案内メールのポイントまで解説してきました。二次面接の案内メールの内容は、候補者の企業に対する印象へ影響する可能性があります。そのため、丁寧で誠実性の感じる文章を心掛け、好印象に思ってもらえるメールを作成しましょう。