• 2024.08.31 採用・育成

更新日：2024.08.31

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ライター

CrowdMoove編集部

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• 2024.08.31 採用・育成

更新日：2024.08.31

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昨今の日本では、少子化が進行する中で、労働人口の減少が顕著になっています。この現象により、企業が求める優秀な人材の数が限られるようになり、企業間での人材獲得競争が激化しています。結果として、企業が人材を確保するためにより高い待遇や魅力的な条件を提示する必要が生じており、求職者にとって選択肢が広がる「売り手市場」となっています。

そこで、注目されているのが、スカウトメールの導入です。スカウトメールは、企業が、ダイレクトに就活生へメッセージを送り、応募を促す手法です。この手法はダイレクトリクルーティングと呼ばれます。

特に、中小企業では、認知を増やすことが重要です。企業の認知がないと、エントリーを待っていても、候補者を集めることは難しいです。そこで、スカウトメールを送ることで認知度を上げる効果的な活用が必要です。

本記事では、効果的なスカウトメールの書き方や注意点、例文を紹介・解説します。

新卒採用のスカウトのポイント

新卒採用でスカウトを活用する場合、いくつかのポイントに注意しましょう。

• 求めるターゲットを明確にする
• ターゲットが魅力と感じる自社の強みを明確にする
• スカウトした理由を明確に伝える
• 入社後のキャリアビジョンを明確にする
• 「書類選考免除」や「特別セミナー招待」など特別感をだす

求めるターゲットを明確にする

新卒採用の場合、もちろん就業経験はありません。よって、就業経験以外の項目で判断します。具体的には以下です。

• 大学（短大・高専）で学んだ内容
• 保有資格
• 留学経験者
• 志望する業界・職種
• 志望する勤務地
• 長所や短所
• 性格
• 就活の軸
• 企業を選ぶにあたって最も重視していること

これらのように、自社の求める人材の条件を具体的に描きましょう。その後、明確にした条件からターゲットを絞ります。

また、既存の社員や過去の採用履歴からデータの分析を行うことで、どのようなバックグラウンドを持つ学生が成功しやすいかを知ることができます。このように、分析したデータをもとにすると、スカウトしたい学生の特徴を具体的にイメージすることができます。

ターゲットが魅力と感じる自社の強みを明確にして伝える

学生は、社会のことをよく知りません。よって、知っている企業の名前も大手と興味のある分野の数社だけであるということは珍しい話ではありません。

しかし、認知度の高い大手企業に入社できるのはわずかです。中小企業などの認知度があまり高くない企業は、候補者を増やすために、スカウトをすることは有効な手段となります。

自社の強みを明確にしたら、それが学生にきちんと伝わるように整理をしましょう。たとえば、「成長機会の豊富さ」「社内のオープンなコミュニケーション」「グローバルなキャリアパス」「最先端の技術に触れる機会」など、学生が魅力を感じる要素を洗い出し、具体的なエピソードや実績と共に、伝えましょう。

既存の社員の声を届けるために、実際に働いている社員のインタビューや座談会を企画することで、企業の魅力をより具体的に伝えます。

具体例は以下です。

また、以下に魅力を伝える際の手順を示します。

1. 自社の強みや他社との差別化を洗い出す
2. 学生が魅力と感じる要素を特定する
3. 具体的なエピソードや実績を集める
4. 既存の社員の声を聞く

スカウトした理由を明確に伝える

スカウトメールは個人に向けて送るものであり、それぞれの候補者ひとりひとりに合わせたメールを作成し、送信することが理想的です。

具体例は以下です。

上記のように、「なぜ自社の業務に適しているのか」「どの点で自社とマッチングしているのか」「期待する役割」などを具体的に伝えましょう。

テンプレートだと思われてしまうとかえって逆効果になってしまう可能性があります。送られた相手が、「これは自分にだけに送られたメッセージだ」と思ってもらうことが大切です。

また、以下に伝える手順を紹介します。

1. 候補者の情報をリサーチする
2. 候補者の強みを特定する
3. 自社のニーズと候補者の強みを結びつける
4. 具体的なスカウト理由を作成する
5. 候補者の役割と期待を明示する

入社後のキャリアビジョンを明確にする

入社後のキャリアビジョンを具体的に描けるようにすることは、学生にとって非常に重要です。企業がどのようなキャリアパスや成長機会を提供するかを明確に伝えることで、学生に安心感を与え、企業への関心を高めることができます。

特に、「将来性はどうなのか」「スキル向上のための研修は整っているのか」といった点は、学生にとって気になる点です。

具体例を以下に示します。

また、以下に、就活生が企業選びをする際に重視するランキング、入社先を選んだ決め手をグラフ化したものを添付します。

出典：電通『Z世代就活生 まるわかり調査2024』

上記のグラフから読み取れることとして、入社先を選ぶ決め手として、「給料がいい」「業績が安定している」などの安定志向の志望理由が多いです。しかし、企業選びで重視するポイントを1つだけ挙げるとすると、「自分の夢ややりたいことに近い職業」が選ばれています。

また、以下に手順を示します。

1. 自社のキャリアパスを整理する
2. 業務開始からのステップを明示する
3. 成長機会と研修プログラムを紹介する
4. 長期的なキャリアビジョンを描く
5. 具体的なキャリアの成功例を紹介する
6. 将来の可能性と期待を明確にする
7. キャリアビジョンの資料やグラフを提示する

「書類選考免除」「特別セミナー招待」など特別感をだす

スカウトメールは、「自分は企業に選ばれた存在」と思ってもらうことが重要です。

そこで、「一次面接免除」「筆記試験・ESの免除」など特別感を出すことで効果的なスカウトメールとなります。

こういった対応が難しい場合、「1対1のカジュアル面談」「社内見学の機会」を提供することで特別感を出すことができます。

スカウトメールの書き方

スカウトメールの書き方を以下に解説します。

• 開封してもらえる件名を設定する
• スカウトした理由を冒頭に記載する
• 送付相手の名前を多く使用する
• 明確な評価ポイントを示す
• 年収やポジションを明確に開示する

開封してもらえる件名を設定する

開封されやすいメール件名には正解がないものの、工夫次第で効果を高めることができます。以下のポイントを参考にしてみてください。

• 個別感を演出するために名前を含める
  例：「〇〇さん、あなたにぴったりのポジションがあります！」

• 表示文字数を考慮する
  スマートフォンやパソコンなど、使用するデバイスによって件名の表示文字数が異なります。重要なキーワードは13文字以内に収めることを意識し、PCでは25〜30文字、スマホでは15〜20文字を目安にしましょう。
  
• 特別感を演出する
  「【特別招待】○○株式会社の限定オンライン説明会へご参加ください」や「【書類選考免除】○○様へ、特別オファーのお知らせ」のように、選ばれたことがわかるように、記す。また、具体的なイベントの提示も、学生の関心を引きやすいです。

なお、「【急募】【大量募集】」などのネガティブなワードは、迷惑メールとみなされる可能性が高いため、避けるべきです。また、「スキル不問」「学歴不問」などのワードも、だれでもできると感じてしまうワードもNGです。

以下に、良いスカウトメールの件名を示します。

もし開封率が低い、応募者が少ないと感じた場合は、件名を見直して変更することも検討しましょう。

また、開封率を測定するには、メール配信ツールの活用がおすすめです。これにより、開封率だけでなく、クリック率やコンバージョン率も確認できます。料金体系は「登録アドレス数に基づく従量課金」と「メール配信通数に基づく従量課金」の2つに分かれるため、メールの配信本数に合ったツールを選ぶことが重要です。

以下におすすめのメール配信ツールを紹介します。

ブラストメール

ブラストメールは、顧客導入数で常にトップクラスを誇る人気のメール配信システムです。全国にわたる1万2,000社以上の企業や自治体が導入しており、その利用範囲の広さからも高い信頼性が伺えます。機能面では、HTMLやデコメールの作成、ターゲット別の配信、空メール登録など多彩な機能を備えており、さらに開封確認やクリック率の測定機能も搭載されています。宛先データのCSVファイルによる一括登録や、自社システムとのAPI連携にも対応しており、利便性に優れたシステムです。

詳しくはこちら

配配メール

配配メールは、コストパフォーマンスの高いメール配信システムとして非常に人気のあるサービスです。利用継続率は驚異の98%を誇り、サポート満足度も95%に達しているため、初めてメール配信システムを利用する方にもおすすめです。HTMLメールでは開封確認（開封率チェック）も可能で、どの件名が開封されやすいか、最適な配信時間帯はいつかなどを分析したい場合に心強い機能が備わっています。

詳しくはこちら

SendGrid

SendGridは、日本のみならず世界中で利用されているメール配信システムで、これまでに8万以上のアカウントが導入され、月間で900億通以上のメールが配信されています。クラウドベースのシステムであるため、アカウントを作成するだけで手軽に利用を開始でき、機能も充実しています。到達率の把握や開封確認も可能で、メールがスパムと判定されずにきちんと届いているか、また実際に開封されているかを確認したい場合に最適です。

詳しくはこちら

挨拶とスカウトした理由を冒頭に記載する

まずは、あやしいと思われないためにも、挨拶と共に、送信者の所属と名前を明記しましょう。

その後、スカウトした理由を明記します。スカウトメールは「あなただからスカウトした」ということが伝わるようにしましょう。

新卒採用では、相手が学生であるため、職歴経験はありません。留学経験やアルバイト経験などの職歴経験以外の部分で、興味を持った理由を明記しましょう。

• なぜ自社の業務に適しているのか
• どの点で自社とマッチングしているのか
• 期待する役割
• どこで知ったのか

これらの理由をメール冒頭にわかりやすく記載しましょう。

自社について紹介する

スカウトをする場合、メールを受け取る相手は自社について何も知らない場合がほとんどです。

スカウトメールから、応募につながることがベストですが、まず認知度を高めることが重要です。関心を持ってくれた場合は、ホームページにも飛んでくれる可能性が高いです。

上記の項目を簡潔にまとめて記載できると良いでしょう。

入社後のイメージを記載する

入社後のキャリアパスは、就活生の気になるポイントです。

研修制度やサポート体制を強調することで、入社後の成長がしっかりと支援されることを伝えることができます。就活生は、未経験からでも安心してキャリアを積み上げられる環境があるかどうかを重視するため、この点を明示することで興味を引くことができます。

スカウトメールの良い例・悪い例

以下に良いスカウトメールの例文と悪い例文を紹介します。

悪いスカウトメール

まず、悪いスカウトメールを紹介します。

上記の例文の悪い点は以下です。

• ネガティブワードが入っている件名
• スカウトした理由がわからない
• 企業の魅力が伝わらない
• 業務内容と求めるスキルが不明瞭

ネガティブワードが入っている件名

「【急募】【大量募集】」などのネガティブなワードは、迷惑メールとみなされる可能性が高いです。また、こういったネガティブワードは候補者に不安やプレッシャーを感じさせます。

スカウトした理由がわからない

上記のメール内容では、なぜスカウトしたのかがわかりません。

「候補者のどんな経歴のどんなスキルを活かしてほしいか」「どう成長してほしいか」を具体的に記載することが重要です。

企業の魅力が伝わらない

企業の紹介が漠然としており、具体的な強みや魅力が伝わっていません。また、候補者にとってどのようなメリットがあるのかが不明確です。

業務内容と求めるスキルが不明瞭

「さまざまな業務を担当」といった表現は具体性に欠け、候補者が自分のスキルやキャリアにどう関わるかを想像しにくいです。また、求めるスキルや業務内容が曖昧で、応募を検討する際の材料が不足しています。

良いスカウトメール

以下に、これらを修正した上で、良いスカウトメールの例文を紹介します。

スカウトメールを作成する際のチェックリスト

以下に、スカウトメールを作成する際のチェックリストを作成しました。作成する際の参考にしてください。

求めるターゲットを明確にする

• 大学で学んだ内容、保有資格、留学経験、志望業界・職種、志望勤務地、自己PRなどでターゲットを絞っているか。
• 既存の社員や過去の採用履歴のデータを分析し、成功しやすい学生の特徴を具体的に描いているか。

自社の強みを明確にして伝える

• 学生に自社の強みが明確に伝わるよう整理されているか。
• 成長の機会、社内のコミュニケーション、グローバルキャリアパス、技術への触れ合いなど具体的なエピソードを含めているか。
• 実際に働いている社員の声を取り入れているか（インタビューや座談会など）。

スカウトした理由を明確に伝える

• 候補者一人ひとりに合わせた理由を明確に伝えているか。
• 具体的なスキルや経験を示し、どのように自社とマッチングしているかを説明しているか。

入社後のキャリアビジョンを明確にする

• 入社後のキャリアパスや成長機会を明確に伝えているか。
• 研修制度やサポート体制について具体的に記載しているか。
• キャリアパスの例や具体的な将来のポジションについて説明しているか。

特別感をだす

• 「一次面接免除」「筆記試験・ESの免除」などの特典を用意しているか。
• 1対1のカジュアル面談や社内見学の機会を提供しているか。

スカウトメールの書き方

• 開封してもらえる件名を設定しているか（個別感や収入情報の明示）。
• 挨拶とスカウトした理由を冒頭に明記しているか。
• 自社について簡潔に紹介し、認知度を高めているか。
• 入社後のイメージを具体的に記載しているか（研修制度やサポート体制）。
• 候補者の経歴やスキルを評価し、具体的な期待役割を示しているか。

スカウトメール業務をアウトソーシングするならCrowdMooveアシスタント

出典：株式会社Crowd Moove

弊社Crowd Mooveでは、多くの支援実績から得たノウハウを活かし、スカウト送信や求人票の作成・更新などの採用業務の依頼を受け付けています。依頼から1〜3営業日以内に着手可能で、専属のアシスタントが付き、6時間以内に返信を徹底などのスピード対応をしています。さらに、メール送信などの業務は自社内のスタッフが行うため、作業の少ないコアな業務から作業の多い業務まで委託可能です。

専属のアシスタントが依頼主の要望をヒアリングして、その条件に合った人材にスカウトを送信します。

業界では珍しい一律1時間2,200円の従量課金制であるため、無駄なコスト削減につながります。また、急な稼働時間、業務内容の変更にも対応可能です。

まとめ

本記事では、スカウトメールの作成ポイントから例文までを紹介しました。

新卒採用において、スカウトメールを活用することは効果的です。しかし、適切なスカウトメールを送らないと、逆効果になってしまいます。

テンプレートを活用しつつ、効果的で効率的なスカウト業務をしましょう。