採用ミスマッチによる早期離職に多い理由とは｜原因や起こりやすい項目や対策方法について徹底解説
- 2024.08.31 採用・育成
更新日：2024.08.31
- 2024.08.16 採用・育成
ライター
CrowdMoove編集部
目次
リファラル採用とは
現在の日本では、少子高齢化が進行し、働く世代の減少が深刻な問題となっています。この影響で、企業の採用活動は困難を極め、「売り手市場」となっています。企業は優秀な人材を確保することが難しく、さらに採用した社員が短期間で離職してしまうケースも多く見られます。これにより、社員のモチベーション維持や定着率の向上が重要な課題となっています。
こうした課題を解決する手法として注目されているのが「リファラル採用」です。リファラル採用とは、既存の社員が自分の知人や元同僚など、企業にふさわしいと思う人材を推薦する採用手法を指します。「リファラル」という言葉は「推薦」を意味し、この方法により企業は効率的に適切な人材を獲得することができます。
本記事ではリファラル採用の規定を作成する際の注意点を解説・紹介します。
リファラル採用のメリット
リファラル採用のメリットについて以下で解説します。
- 採用コストが削減できる
- 信頼できる人材の獲得できる
- 迅速な採用ができる
採用コストが削減できる
リファラル採用を活用することで、企業は様々な採用関連コストを削減できます。具体的には、求人広告費、面接や選考にかかる人件費、リクルーターの手数料、そして教育・トレーニングの費用を抑えることが可能です。以下で、それぞれの詳細について解説します。
| 求人広告費 | 相場：年間数百万～数千万円 従来の採用活動では、多額の費用をかけて求人広告を掲載し、広く候補者を募る必要があ ります。しかし、リファラル採用では、既存の社員が自らの人脈を通じて適切な人材を紹 介するため、求人広告費を大幅に削減することができます。これにより、広告を掲載する よりも、社員に対してリファラル採用の仕組みやメリットを十分に周知し、積極的に協力 してもらうことが重要です。 |
| 面接や選考にかかる人件費 | 相場：1人あたり数万円～数十万円 リファラル採用では、候補者を推薦する社員がすでにその人物のスキルや適性について一 定の理解を持っているため、選考プロセスを効率的に進めることができます。これによ り、面接の回数や選考にかかる時間を短縮できるため、人件費の削減が可能です。結果と して、採用担当者や面接官の負担が軽減され、より重要な業務に集中できるようになりま す。 |
| リクルータ―の手数料 | 相場：年収の20~30% 外部のリクルーターや採用エージェンシーを利用する場合、採用が成功した際に高額な手 数料が発生します。これは通常、採用された人材の年収の20〜30%に相当します。しか し、リファラル採用では、社員からの推薦に基づくため、こうした高額な手数料を支払う 必要がありません。ただし、推薦してくれた社員に対しては、適切な報酬制度を設けるこ とが重要です。これにより、社員のモチベーションを高め、積極的な紹介を促すことがで きます。 |
| 教育・トレーニングの費用 | リファラル採用を通じて紹介された人材は、推薦者がそのスキルや経験をある程度把握し ているため、即戦力となる可能性が高いです。このため、新入社員を1から教育する手間 を省くことができ、必要なトレーニングや教育にかかる時間とコストを削減すること が可能です。結果として、採用された人材がより早く業務に貢献し、企業の生産 性向上に寄与することが期待できます。 |
信頼できる人材の獲得できる
リファラル採用では、社員が自らの関係性を活用して推薦するため、信頼性の高い人材を獲得しやすいというメリットがあります。
推薦者である社員が、候補者のスキルや人柄を把握しているため、また、企業への理解もあるため、企業文化に合った人材を紹介しやすくなります。その結果、採用のミスマッチを防ぐことができ、離職率の低下につながることが期待できます。さらに、既存社員との信頼関係が構築されやすく、新しいチームメンバーとしてスムーズに溶け込むことができます。
実際に、リクルートワークス研究所が発表している「米国の従業員リファラル採用のしくみ」によると、求人求職サイト経由での採用者が入社1年未満に離職する割合が22.1%であるのに対し、リファラル採用による採用者の場合は6.8%とされており、リファラル採用で採用した人材は離職率が低い傾向があります。
迅速な採用ができる
リファラル採用を活用することで、迅速な採用が可能になります。
一般的な採用手法であれば、求人媒体の選定から、母集団形成、書類選考で候補者を絞り、複数回にわたる面接や社内会議を経て、最終的に採用が決定されます。このプロセスには多くの時間と労力が必要です。
一方で、リファラル採用では求人広告を出す必要がありません。既存社員の交友関係を活用し、自社に適した候補者を推薦してもらうため、時間を大幅に削減することができます。また、社員の知人であるため、候補者の性格やスキル、職務適性について既に一定の情報が得られていることが多いです。このため、通常の採用手続きにおいて必要である候補者を一から理解するための書類選考や面接の手間を減らすことができます。
リファラル採用の導入手順
以下に、リファラル採用の導入手順を解説します。
1.リファラル採用の概要を決定する
まず、どのような制度を作って運用していくかを設計する必要があります。以下で、決定すべき事項を挙げます。
- 自社が求める人物像やポジションの決定
自社がどのような人材を求めているのか、具体的な人物像や募集するポジションを明確に定義します。 - 紹介した社員への報酬とインセンティブなどの有無と詳細
紹介を行った社員に対する報酬やインセンティブをどうするか決定します。報酬は金銭だけでなく、旅行券などの形で支給する企業もあります。 - 紹介する際の会食の補助
社員が候補者を紹介する際の会食費用などの補助を検討します。 - 管理者の決定・管理シートの作成
リファラル採用を運営する管理者を決定し、進捗を管理するためのシートを作成します。
リファラル採用は社員の協力が不可欠です。求める人物像を明確に伝えるとともに、紹介した際の報酬を設定することで、社員が積極的に協力する環境を整えましょう。
2.社内にリファラル採用を広める
リファラル採用の詳細を設計したら、それを社内に共有しましょう。社内に広める方法として、以下が挙げられます。
- 社員にメッセージを送る。
- 詳細を記載したポスターを社内に貼る
- 総会で発表する
- リファラル採用によって入社した社員のインタビューを掲載する
リファラル採用で採用された社員を共有することは効果的です。リファラル採用で採用した人材を社員に共有することで、社員に明確な自社が求める人物像をイメージすることができます。また、成功例もイメージしやすくなるため、モチベーションの向上につながります。
3.意識の共有を行う
社員に対して採用したい人物像や、会社の方針をしっかりと共有しましょう。求める人物像が不明確だと、社員に正確なイメージが伝わらず、採用がうまくいかない可能性が高まります。
また、報酬の内容やプロジェクトの管理メンバーも明確にし、社員に伝えることが大切です。候補者を説得するための「口説きマニュアル」を事前に作成して共有するなど、工夫を凝らすことも効果的です。
4.進捗状況を追う
プロジェクトの進捗は定期的に確認し、2週間に1度のペースで状況を把握するのが理想的です。
- どれだけの候補者が集まったか
- どの程度の社員が友人や知人にこえをかけたか
上記の情報を共有し、進捗を確認します。進捗が悪い場合は、口説きマニュアルの変更や、インセンティブの見直しなどプロジェクトの改善が必要です。
リファラル作用の規定を作成する上で掲載する必要があること
リファラル採用の規定に掲載するべき項目を以下に挙げました。それぞれの注意点などを踏まえて解説します。
- 目的
- 求める人材の明確な条件
- 手当の内容
- 遵守原則
- 紹介職員が退職した場合の対処
目的
まず、リファラル採用を行う目的を明確に掲載しましょう。
リファラル採用には、社員の協力が不可欠であり、社員との意識の共有をすることが重要です。目的が漠然としすぎていると、社員の参加意欲が低下してしまう可能性があります。具体的かつ実現可能な目的を設定しましょう。
リファラル採用の目的としては以下が挙げられます。
- 採用効率の向上
リファラル採用を通じて、採用プロセスを効率化し、採用のスピードを上げることを目指します。 - 人材の質の向上
社員の交友関係を活用することで、企業文化に適した高品質な人材を確保します。 - 従業員のエンゲージメント向上
従業員がリファラルプロセスに参加することで、企業への帰属意識とエンゲージメントの向上を目指します。
求める人材の明確な条件
求める人材の条件を具体的に記載しましょう。
条件には、求めるスキルセット、経験、適性、および仕事への価値観に合致することが含まれます。
条件が曖昧だと、紹介される候補者が期待に沿わない可能性が高くなります。したがって、条件を具体的かつ詳細に記載し、どのような人材が求められているのかを明確にします。また、条件が変更された場合には、社内で適時に周知します。
例えば、以下のように明記しましょう。
| 業務経験: IT分野での3年以上の実務経験があること。 スキルセット: JavaおよびPythonでの開発経験を有し、データベース管理（SQL）のスキルがあるこ と。 学歴: コンピュータサイエンス、情報工学、または関連分野の学士号を取得していること、または同等 の経験を有していること。 ソフトスキル: チームワークを重んじ、優れたコミュニケーション能力と自己管理能力を備えているこ と。 価値観の一致: チャレンジ精神を持ち、持続可能なビジネスへの貢献意識があること。 |
報酬の内容
リファラル採用に成功した場合に支払われる報酬の内容や金額、タイミングを明記しましょう。
報酬の支払い条件や金額が不透明だと、制度の利用を避ける社員が出る可能性があります。報酬の支払いタイミングについても、例えば「紹介された人材が一定期間（例: 6か月）在籍した後に支払う」など、明確な基準を設けます。
また、税務上の処理や報酬の支払い方法（現金、旅行券など）についても記載する必要があります。
リファラル採用の報酬の決め方については、他記事で詳しく扱っていますので、そちらをご参考ください。
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遵守原則
リファラル採用に関する遵守すべき原則やポリシーを明確にします。
例えば、候補者が適正に選定されていること、差別のない公平な選考プロセスが遵守されることなどを記載します。
具体的には以下です。
- 推薦紹介は、本制度主旨を逸脱するものであってはならず、報酬等を目的としてお こ なってはならない。
- 候補者は全て平等に扱われ、紹介者による不当な影響を受けません。
- 選考プロセスは透明であり、選考結果は候補者および紹介者に対して適時報告されます。
- 候補者の選考においては、いかなる差別も行わないものとし、会社の倫理規定および関連法令を遵守します。
紹介社員が退職した場合の対処
紹介した社員が退職する場合の取り扱いについて記載しましょう。
紹介者が退職するケースを考慮することで、手当の支払いに関するルールが明確になり、制度の運用における混乱を防げます。
具体例としては以下です。
- 紹介者が試用期間中に退職した場合、報酬は支給されません。
- 紹介者が候補者の試用期間終了後に退職する場合、報酬は通常通り支給されます。ただし、紹介者の退職手続きが完了していない場合に限ります。
リファラル採用規定の具体例
以下に、規定の具体例を作成しました。参考にしてみてください。
| 第1条（目的） このリファラル採用制度は、社員が自らのネットワークを活用して、会社の価値観や文化に合致する 優秀な人材を紹介し、採用活動を効率化することを目的とします。本制度は、社内外での信頼関係に 基づく推薦を通じて、適切な人材を迅速に発掘し、会社の成長に貢献することを目指しています。 第2条（求める人材の条件） リファラルにより紹介される候補者は、以下の条件を満たすことが求められます。 ・業務経験: IT分野での3年以上の実務経験があること。 ・スキルセット: JavaおよびPythonでの開発経験を有し、データベース管理（SQL）のスキルがあるこ と。 ・学歴: コンピュータサイエンス、情報工学、または関連分野の学士号を取得していること、または同 等の経験を有していること。 ・ソフトスキル: チームワークを重んじ、優れたコミュニケーション能力と自己管理能力を備えている こと。 ・価値観の一致: チャレンジ精神を持ち、持続可能なビジネスへの貢献意識があること。 これらの条件を満たす人材の紹介を推奨します。条件に該当しない場合でも、特別な理由がある場合 は、その旨を明記して紹介することができます。 第3条（推薦紹介職員） 推薦紹介職員とは、法人事業所に勤務するすべての職員とします。 2 前項各号において、第1条に規 定する主旨から、法人に入職後継続勤務1年以上の者とします。 第4条（被紹介者） 推薦職員が法人に紹介する被紹介者とは、次の各号の者とします。 1.法人の求人（職種、勤務形態等）に応じた者であること 2.法人に1度も勤務（常勤、非常勤を問わず）したことのない者であること 3.法人に1度も紹介（採用面接等の合否を問わず）されたことのない者であること 4.法人が適しないと判断する者でないこと 第5条（紹介手当） 法人は、施設職員が本制度を理解のうえ推薦紹介し、被紹介者が雇用された場合、以下の紹介手当を 支給します。 1.支給額: 紹介された候補者が正式採用され、6か月の試用期間を完了した後に10万円が支給されま す。 2.支給方法: 手当は、試用期間終了後の最初の給与支払い時に現金で支給されます。 3.支給条件: 紹介された候補者が試用期間中に退職した場合、手当は支給されません。また、紹介者が 試用期間中に退職した場合も手当は支給されません。 4.手当は、入社月と入社4ヶ月目の月に、給与とは別に支給されます。例）7/10入社の場合、7月分給 与と11月分給与で支給。 5.ただし、入社1ヶ月以内に退職した場合は入社時の手当を支給しません。また、3ヶ月以内に退職し た場合は入社4ヶ月後の手当を支給しません。 第6条（職員紹介の届出） 在職職員が就労を希望する方を紹介する際は、別紙の職員紹介届を法人に届けなければなりません。 第7条（遵守原則） 推薦紹介職員は、家族や知人を施設求人に対し推薦紹介する場合、次の各号に掲げる事項を遵守しな ければなりません。 1.推薦紹介は、本制度の主旨を逸脱するものであってはならず、評価等を目的として行ってはならな い。 2.推薦紹介職員は、被紹介者の採用に関する面接や試験、また採用諾否に関する打合せに参加しては ならない。 3.推薦紹介したことから求人の停止や取りやめなどを勝手に行ってはならない。 4.推薦紹介したこと（する予定を含む）から、他の推薦紹介や応募の妨害等を行ってはならない。 5.推薦紹介により被紹介者に対し謝礼金を支払うなど、金銭財物などの授受等を行ってはならない。 6.基本的人権、肖像権、プライバシー権等に関して十分留意すること。 7.取り扱う情報は信頼性を確保しなければならない。 第8条（紹介職員退職届） 紹介者が候補者の採用後に退職する場合、以下の取り扱いとなります。試用期間中の退職: 紹介者が試 用期間中に退職した場合、手当は支給されません。試用期間後の退職: 紹介者が候補者の試用期間終了 後に退職する場合、手当は通常通り支給されます。ただし、紹介者が退職手続きを完了していること が条件となります。 第9条（懲戒） 本制度の主旨に反し、偽りの推薦紹介を行った場合で、施設の求人活動や人材募集に影響を及ぼした 場合は、就業規則の規定に基づき懲戒処分を行うことがあります。 第10条（その他） 本規程に定めのない事項については、理事長が決定します。 附則この規程は、令和◯◯年◯◯月◯◯日から施行します。 |
リファラル採用の成功事例3選
以下に、Wantedlyで紹介されているリファラル採用の成功事例を紹介します。
株式会社アンドパッド
株式会社アンドパッドのリファラル採用における戦略は以下です。
| ペルソナの明確化と質の重視 数でなく、質の高い候補者に重点を置き、ペルソナを明確にする。 特定の社員の選抜 リファラル採用プロジェクトに関与する社員を全社的に巻き込むのではなく、ターゲットとする人材 が多い業界出身の社員や、SaaS業界で影響力を持つ社員を選抜し、効率的に質の高い母集団を形成し ました。 |
これらの施策により、紹介数は月間で従来の6倍に増加し、リファラル経由で選考に進んだ候補者の90％が内定を承諾するという、高い質と効率を両立した採用成果を達成しました。
キャディ株式会社
キャディ株式会社は創業以来、さまざまな採用施策を実施してきましたが、リファラル採用においては「社員が気軽に紹介できる文化」の構築が重要であると考え、以下の施策を展開しました。
| Slackでの活動報告と全社MTGでの定期的な情報共有 社員に対して活動状況を透明にし、リファラル採用の重要性を常に共有することを重視しました。 オープンおよびクローズドなミートアップの開催 オープンなミートアップに加えて、クローズドなミートアップを実施し、候補者との関係を深める場 を提供しました。 ゲーム要素を取り入れたチーム対抗戦 社員がリファラル採用に積極的に参加できるよう、友人をミートアップに招待することでポイントを 獲得し、候補者が選考に進むとさらにポイントが付与されるゲーム形式を導入。優勝チームにはノベ ルティを贈呈するなど、社員が楽しみながら協力できる仕組みを作りました。 |
これらの施策の結果、社員の約86％がリファラル採用に積極的に参加し、最終的に約600名の候補者を確保することができました。
株式会社セールスフォース
株式会社セールスフォース・ドットコムは、CRMプラットフォーム「Salesforce」を提供し、世界中の顧客から高い評価を得ている企業です。毎年数百人規模の採用を行う中で、リファラル採用に力を入れ、以下の施策を実施しました。
| 紹介社員への旅行券プレゼント 社員が候補者を紹介した際に旅行券をプレゼントするインセンティブを導入し、紹介のモチベーショ ンを高めました。 コアバリューに共感する人材の採用 会社のコアバリューに共感する人材を積極的に採用し、エンゲージメントの高い職場環境を作り出す ことで、紹介者が連鎖的に増加しました。 エンプロイージャーニーに沿った段階的な呼びかけ 入社1ヶ月後にリファラル採用の協力を呼びかけ、1年後には転職クチコミサイトへの入力を依頼する など、社員の採用活動に対する当事者意識を段階的に高める取り組みを行いました。 |
当初は人材紹介が中心だった採用活動も、リファラル採用の文化が徐々に浸透した結果、現在では内定者の約半数がリファラル経由となっています。
採用アウトソーシングならCrowdMoove
リファラル採用を始めるに当たって、規定を定めたり、報酬の決定を行わなければなりません。また、その後も、社員への呼びかけなどの社内への浸透も必要です。その結果、日々の業務に追われている企業は、リファラル採用を満足に行えないことが多いのではないでしょうか。そこで、採用業務をアウトソーシングすることで業務をすべて丸投げすることができます。
Crowd Mooveでは、「Crowd Mooveアシスタント」というサービスを提供しており、バックオフィスを初めとした様々な業務をアウトソーシングできます。また、どんな業務でも一律1時間2,200円でアウトソーシングすることができ、専属PＭが一気通貫して担当します。
もちろん採用業務のアウトソーシングが可能で、専門的ノウハウを活用した求人媒体選定から、スカウト、書類選考、面接までをアウトソーシングすることができます。また、数多くの応募にも対応できるオペレーションを設計しています。それにより、委託頂いた企業の仕事を最終面接のみにすることができ、内定後フォローなどの内定承諾率を上げるための業務に集中することができます。
人材が不足していて、業務が回っていないといったお困りごとがある企業様、お気軽にご相談ください。
| 料金 | 一律1時間2,200円 |
| 対応可能業務 | ・バックオフィス ・人事 ・採用 ・カスタマーサポート ・マーケティング ・営業 |
まとめ
本記事では、リファラル採用のメリットから、規定の作成方法を解説しました。
リファラル採用には、採用コストを抑えられるだけでなく、自社に適した人材を集められるなどといったメリットが多くある採用手法です。
しかし、社員の協力があってこその採用手法です。そのために、リファラル採用を始めるにあたって、報酬を決めたり、規定の作成など、準備に手間と時間がかかります。
本記事で解説した規定の作成方法を参考にして、自社に合ったリファラル採用の制度を作り、より良い職場を構築してください。
