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投稿日：2024.10.22(火)
更新日：2024.10.28(月)
目次
ビジネスにおいて、メールを使ったやりとりやマーケティングは欠かすことができません。しかし、メールに関して以下のような悩みを持っている方もいるのではないでしょうか。
お客様へのメール対応が遅いと、クレームや会社の信用を落とすことにつながります。また、事業の規模が成長すればするほどメールに関わる業務は増え、作業時間が膨大になります。
そのような方におすすめなのが、メール代行サービスです。メール代行サービスを使えば、メルマガ配信やコンテンツ制作など、メールに関わる業務を外部のプロに委託することができます。
メール代行は、メルマガの配信やメール返信はもちろん、その周辺業務まで代行することができます。具体的には以下のような業務を依頼することができます。
これらを詳しく解説していきます。
＜代行業社で実施可能なこと＞
メルマガ配信は、定期的にメールで自社製品やサービスに関する配信をするマーケティング手法のことです。
配信するコンテンツ制作から始まり、配信システムの管理や、配信前の確認作業など、手間がかかる業務です。また、配信して終わりではなく、継続した改良が必要になります。
メルマガ配信は自社の製品やサービスについて顧客の認知を高めるための、マーケティングにおける重要なプロセスです。
メール代行サービスは以上で説明した各工程を全て代行することができます。
＜代行業社で実施可能なこと＞
メール代行は個別のお客様へのメール返信も代行しています。
一口にお客様といっても、顧客、消費者、取引先などといった種類があり、それぞれに適した対応が必要になります。
メールへの返信が遅いと顧客や取引先からの信用を損なってしまうため、常に迅速な対応が求められます。特にクレームメールや問い合わせメールには素早い返信が求められます。
メール代行サービスはメールを受け取ってから返信までに数時間以内で対応できるので、メールによる顧客対応が充実します。
＜代行業社で実施可能なこと＞
営業メールやメルマガのコンテンツ作成もメール代行に依頼可能です。
コンテンツ作成するには以下のような手順を踏みますが、何から手をつければよいかわからなかったり、どのようにしたら質を高めることができるのかわからなかったりする方が多い傾向があります。
しかし質の高いコンテンツを作ることは営業やマーケティングにおいて結果に直結するため、非常に重要です。
メール代行業者は蓄積したノウハウをもとに、企画、構成から行い、質の高いコンテンツ作成を継続して実現できます。
＜代行業社で実施可能なこと＞
効果測定とは、メルマガの開封率などの数値を計測し、結果を改善するための分析をすることです。
効果測定をするにはまず開封率やクリックスルー率といったKPI(ユーザーの動向をチェックするための指標)を計測します。そしてそれぞれの数値がどういった要因で変動するのかを分析します。
例えば、配信時間によって開封率がどう変わるか分析する際は、以下のような手順になります。
効果測定はメルマガ配信の効率を高めるためは不可欠な業務ですが、これにはKPIの測定など専門的な知識が必要となり、自社で行うには負担が重いです。
効果測定もメルマガ配信やコンテンツ作成と併せてメール代行サービスに依頼することができます。
メール代行サービスを使うことによるメリットには以下のようなものがあります。
いずれも質の高いメールを作成するために必要なことです。それぞれ確認していきましょう。
事業の成果を出すには、企画やマネジメントのようなコア業務でマーケティングをはじめとした事業の質を追求することが大切です。しかし、メールの返信や配信作業に追われて時間が確保できないことがあると思います。
メール代行を利用することで、メールの配信や返信をはじめとした業務に取られていた時間が削減できるので、従業員が他のコア業務にかける時間を確保できます。
メール代行は知識や経験があるプロが行うので、自社で行うより効率が良いです。また、新規に従業員を雇うのに比べ、教育費や採用の費用もかかららないので人件費を抑えられる可能性が高いです。
メールに関わる業務は時間がかかる作業であることが多いです。メール代行を利用することで、上述したようにコア業務に従業員が時間を割くことができ事業の核となる部分の改善が期待できます。事業の質の改善によりもたらされる利益は代行コストよりも高いと考えらるので、実質的なコスト削減につながると言えます。
経験や知識が豊富なプロがコンテンツの作成から効果測定まで行うので、配信するコンテンツの質が向上することが期待できます。効果測定とは、メルマガの開封率などの数値を計測し、結果を改善するための分析をすることです。それらの数値を利用して改善策をとれば、コンバージョン率の改善も見込めます。
メール代行サービスを使うことには、メリットだけではなく以下のようなデメリットもあります。
それぞれ確認していきましょう。
メールで配信する内容を変更する際に、代行業者に連絡するという工数が増えるので、自社で行うよりも新しい情報を反映するのが遅くなる可能性があります。
例えば、急遽商品のセールを行うことが決まったとき、自社でメール配信を行なっていれば数時間のうちに配信まですることができるでしょう。しかし、メール代行に依頼している場合、連絡して相手が対応するまでに時間差が生まれるため、顧客に素早く知らせたい情報を伝えるのが遅くなってしまいます。
メール代行にはほとんど全ての工程を依頼することができるので、メール配信やコンテンツ作成について自社にノウハウが蓄積されず、代行業者無しで運用することが難しくなる可能性があります。
継続して依頼していたメール代行が何らかの理由で使えなくなった場合、1からメール業務についてやり直す必要があります。
料金はサービスを提供する会社によって大きく異なります。以下の表は実際にメール代行サービスを提供している3社の料金を比較したものです。
社名(対応可能時間) 月額基本料金 メール受信料 メール送信料 X社(24時間) 16,500円 220円 220円 Y社(10:00~17:00) 5,000円 300円 300円 Z社(9:00~21:00) 100,000円 0円 0円
Z社は全般的な業務代行サービスで、メール対応以外にも追加料金なしでバックオフィス業務などを依頼することができます。
このように、メール代行にかかる費用は複雑で、定額制や従量課金制など料金体系もさまざまです。メール代行サービスの平均的な費用を以下の表にまとめました。
月額基本料金 5,000円~15,000円 メール受信料 200円~400円 メール送信料 200円~400円 オプション料金 300円~
月額基本料金とは、毎月定額で発生する料金のことで、メールの送受信件数とは関係なく発生します。
メール受信料とは、受信したメールの件数に応じてかかる料金のことで、メール内容を確認したり、アドレス別に分類したりする際に発生します。
1本あたり 50本あたり 100本あたり 料金 200円~400円 10,000円~20,000円 20,000~円40,000円
メール送信料とは、送信したメールの件数に応じてかかる料金のことで、問い合わせなどに対して返信作業を行った際に発生します。メルマガ配信のように大量にメール送信する場合は料金体系が異なり、相場は1アドレスあたり5円以下です。
1本あたり 50本あたり 100本あたり 料金 200円~400円 10,000円~20,000円 20,000~円40,000円
メルマガ配信を依頼する場合の料金の一例を以下の表に示します。
配信数 10,000 10,000~20,000 20,000~30,000 20,000~30,000 料金(メルマガの場合) 50,000円 70,000円 90,000円 120,000円
オプション料金とは、上記以外の業務にかかる費用のことで、追加業務が発生した時に発生します。例えば、メール内容についての変更や、依頼元の担当者に指示を仰ぐ必要がある場合などに発生します。
弊社Crowd Mooveではメール代行をはじめとした業務代行サービスを運営しております。サービス利用の流れや内容をわかりやすく想像するために、実際にCrowd Mooveが提供するサービスを利用した事例を見てみましょう。ここでは、従業員規模30名ほどの小売企業A社の事例を紹介します。
成長期にある企業としては、顧客サービスの品質を保ちつつ、より売上を伸ばすための戦略的な業務に注力する必要がありました。そのため、外部のメール代行サービスを導入することに決定しました。
そこでCrowd Mooveのお問い合わせフォームより相談をすると、担当者から1営業日以内に連絡がきました。
↓
その後、Web会議により状況・課題感をヒアリングすると、A社は顧客対応が充実していないことに加え、マーケティングにおいて課題があり、特にメールマーケティング施策が不定期で非効率であるという課題を抱えていることがわかりました。
↓
A社はメール対応とメールマーケティング施策の代行を含むマーケティングプランの提案を受けました。
↓
契約書の記入・入金をもってサービス利用開始しました。
以下に示した業務の代行を依頼しました。メールに関する業務のほか、マーケティングに関わる他の業務も代行を依頼しました。
結果として、以下の項目を達成しました。
顧客エンゲージメント指標数値は、ここでは「メルマガの開封率×クリック率」を指します。また、サービスを受けた後のA社からは以下のような声が寄せられています。
＜担当者からの声＞
時間制の従量課金制(2,200円/時間)で60時間の稼働だったため、2,200円×60時間=132,000円でした。
メール代行だけではなく別のマーケティング業務も代行しており、他の月額料金制の代行サービスと比べて稼働時間も長いので、この価格は比較的リーズナブルであるといえます。
ここまでメール代行の概要を紹介しました。実際にサービスを選ぶ際には以下の4つをしっかり確認することが重要です。
一つずつ確認していきましょう。
各社によって対応できるサービスの範囲は異なります。例えば、メールの受信・返信のみを代行している会社から、メルマガの作成・配信に特化した会社やメール代行以外の代行サービスまで行なっている会社もあります。
自社が必要とするサービスが何かを明確にして、そのサービスに対応しているメール代行サービスを選びましょう。
各サービスによって料金や料金体系が異なります。例えば、メール返信業務ひとつをとっても1通あたり100円から440円ほどまで開きがあります。また、初期費用や月額費用が一切かからず、完全に従量料金制の会社もあれば、月額費用のみで追加費用なしという会社もあります。
料金相場と照らし合わせ、価格に見合ったサービスであるかを見極めましょう。無料相談や見積もりができるケースも多いので活用しましょう。
メール代行サービスはメールアドレスをはじめとして、多くの顧客の個人情報を扱います。漏洩すると自社の信頼問題に関わります。プライバシーマーク(Pマーク)やISO14001(情報セキュリティ認証)を取得しているか確認しましょう。ソフトウェアやセキュリティシステムなどどのようなセキュリティ対策を導入しているのかもチェックしましょう。
実績を確認することはサービスを選ぶ上で重要です。以下の判断基準を参考にしましょう。
メール代行サービスや業務代行サービスは資料配布や無料相談をしていることが多いので、その際に実績を確認しましょう。
以下の表にメール代行を依頼できるサービスを8つまとめました。サービスを比較する際の参考にしてください。表の下に各サービスの説明があります。
サービス名 料金 サービス内容 こんな人におすすめ Crowd Mooveアシスタント（株式会社Crowd Moove） 従量課金制（2,200円/1時間） バックオフィス業務を得意としており、採用代行や秘書代行など多業務を多業界向けに対応可能。 ・必要な時に必要なだけ利用したい・費用を抑えたい・漠然と課題を感じている・コア業務に集中したい テルシンク24（株式会社アクスイリュージョン） 月額基本料金（11,000円~）＋送信従量料金（110円~440円） メール送受信とコールセンター業務に対応。 ・24時間対応できるところを探している
・メール代行に加え、電話対応代行も探しているメールの見張り番（株式会社アゴラ・ステーション） 月額基本料金（5,000円~）＋送受信従量料金（300円） メール受信・返信を行なっており、オプションとしてメルマガの配信や新規メールアドレスの取得にも対応している。 ・メール代行のみを探している・最低限のサービス内容で十分である HELP YOU（株式会社ニット） 月額料金制（100,000円〜） 営業事務や広報などパソコンを使った業務すべてに対応可能。 ・バックオフィスや営業など全般的に人手が足りていない・コア業務に集中したい CASTER BIZ assistant（株式会社キャスター） 月額料金制（120,000円〜） ルーティン業務から専門領域まで幅広い業務に対応。 ・バックオフィスや営業など全般的に人手が足りていない・コア業務に集中したい TMJ（株式会社TMJ） 要問い合わせ メール対応をはじめとしたカスタマーサポートに加え、CXデザインやコンサルティング業務まで対応。 ・メール代行を依頼したいがセキュリティが不安・CXデザインに興味がある オンラインアシスタントフジ子さん（BPOテクノロジー株式会社） 月額料金制（62,700円〜） メールの作成・配信・返信から他のリサーチ業務や経理業務など幅広く代行可能。 ・月額料金制で安価なところを探している・人手が足りていない アイモス（トライコーン株式会社） 要問い合わせ メールの作成から配信までを行える。配信レポートも作成可能。 ・セキュリティ万全の配信システムを利用したい
Crowd Mooveアシスタントは1~3営業日以内に着手可能なスピードと業務内容や稼働時間の柔軟性が強みの業務代行サービスです。メール代行以外にも採用代行や秘書サービスなど多くの業務を代行可能です。専属のPMが一気通貫して担当し、業務は厳選されたスタッフにより行われます。料金は従量課金制(1時間あたり2200円)で、初期費用はかかりません。
URL https://crowd-moove.jp/ E-mail info@crowd-moove.jp 住所 〒272-0832 千葉県市川市曽谷6-21-5
テルシンク24のメール代行サービスは電話代行サービスから生まれたもので、24時間対応でお客様に10分以内に返信・回答する点が強みです。料金は月額基本料金(24時間365日対応であれば16,500円)プラス送受信従量料金(1件あたり110円~440円)です。
URL https://tel-think.com/wp/mail.html 電話番号 13-4588-2707 住所 〒135-0063 東京都江東区有明３－７－２６有明フロンティアビルＢ棟９階
メールの見張り番は、メール受信・返信の代行を行なっており、オプションとしてメルマガの配信や新規メールアドレスの取得にも対応しています。受付時間は平日の10:00~17:00です。料金は月額基本料金（5,000円~）プラス送受信従量料金（300円）です。送受信従量料金には依頼主とのメールのやり取りも含まれます。
URL https://www.agosta.co.jp/mail-mihariban/ 電話番号 03-5246-6061 住所 〒111-0033 東京都台東区花川戸2-2-6 EBISUビル6F
引用：株式会社ニット
HELP YOUはメール代行はもちろん幅広い業務に対応可能な業務代行サービスです。担当ディレクターを介して経理やマーケティングといった専門のアシスタントが業務を行います。例えばメルマガであれば、作成から配信まで任せることができます。料金は月額10万円からです。
URL https://help-you.me/#service 電話番号 050-5212-5574 住所 〒108-0014東京都港区芝5丁目29番20号クロスオフィス三田501号室
引用：株式会社キャスター
CASTER BIZはルーティン業務から専門領域まで幅広い業務に対応している業務代行サービスです。メール代行サービスの他にも秘書業務や翻訳業務にも対応しています。料金は契約期間6ヶ月の場合、一月当たり145,200円(実働時間30時間/月)です。
URL https://cast-er.com/service/ 電話番号 050-5893-4549 住所 〒881-0104 宮崎県西都市鹿野田11365-1 神楽酒造内 アグリ館2階
引用：株式会社TMJ
TMJはセコムグループのビジネス代行サービスです。その対応範囲は多岐に渡り、メール対応などのカスタマーサポート代行はもちろん、CXデザインやBPOデザインなどビジネス体系の設計から構築まで依頼することができます。セコムグループなので、セキュリティ面でも安心感があります。
URL https://www.tmj.jp/ 電話番号 03–6758-2000 住所 〒160-0023東京都新宿区西新宿7-20-1 住友不動産西新宿ビル
オンラインアシスタントフジ子さんはメール対応をはじめとした幅広い領域で代行業務を行っています。パソコンでできる業務であれば基本的に対応可能です。強みはリーズナブルな価格設定で、1ヶ月あたり62,700円から代行を依頼することができます。また、1週間のトライアル期間もあります。
URL https://fujiko-san.com/ 電話番号 03-4405-3635 住所 〒104-0061 東京都中央区銀座6-14-8 銀座石井ビル4F
引用：トライコーン株式会社
アイモスとは、高セキュリティな顧客管理CRMシステム「クライゼル」を使い、メール配信・フォーム制作など制作・運用を代行するサービスです。アイモスの強みはセキュリティの強固さです。また、「クライゼル」のシステムのみを利用することもできます。
URL https://www.kreisel.bz/creative 電話番号 03-6863-5638 住所 〒160-0023東京都新宿区西新宿8-17-1住友不動産新宿グランドタワー27F
これまで、メール代行サービスについて解説してきました。メール代行を利用して効率的に業務を外注することで様々なメリットがあると言うことをお分かりいただけたと思います。
自社が必要としているものは何かをしっかり見極め、こういったサービスをうまく活用していくことで、戦略的な業務に集中することができます。結果として競合他社との差別化を図ることができるでしょう。
今後、業務代行サービスはますます普及していくと言われています。メール代行サービスをはじめとしたアウトソーシングを活用していくことが会社を成長させる一つの鍵となるでしょう。その一歩目として、この記事を参考にメール代行の利用を始めることをおすすめします。
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