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投稿日：2024.10.17(木)
更新日：2024.10.28(月)
目次
一般事務代行とは、自社内の一般事務作業を外部会社に委託するサービスのことです。一般事務作業を委託することで、社員の時間をコア業務に当てることができます。その結果、社内のリソースを有効活用することができます。
昨今では、AIの発展により、データ入力などの単純作業が自動化できるようになりました。それにより、事務職はAIに代替されると言われています。しかし、AIの導入には、AIが発展途上であり、相手の意図を汲み取り、具現化するなどの柔軟な対応ができないことから、一部の作業は代替されても、まだ事務職が0になることはないでしょう。そこで、事務作業に特化したサービスを活用することで、社員の負担軽減をすることができます。
「事務職」とは、それぞれの業種で基本的な役割を担う役職です。事務職の中にも以下のような複数の職があります。
事務職はこれだけでなく、「法務事務」「貿易事務」などもあります。一般事務では、企業の業務が円滑に回るために必要であり、もっとも基本的な事務職です。
一般事務の具体的な仕事内容としては、以下の通りです。
代行会社は、基本的にほとんどの一般事務作業を代行することができます。
一般事務職において起こりがちな課題を以下に紹介します。以下に挙げる課題はすべて代行サービスを活用することで、解決することができます。また、以下で挙げる課題以外にも対応していますので、気軽に代行会社に相談してみると良いでしょう。
社員の数が少ない中小企業などは、課長や部長などの管理職が一般事務の一部を行っていることも少なくないでしょう。また、社長が行っている企業もあるでしょう。管理職や社長が一般事務職を行うことで、経営方針の決定や、部署のマネジメントに時間を割くことができずに、残業にもつながってしまいます。
基本的な一般事務作業は代行会社に委託することができます。残業が増えると業務のパフォーマンスが低下します。代行会社を活用すれば、全体の業務のパフォーマンス向上につながります。
一般事務職は簡単な業務のように思えますが、業務内容が多く、属人化してしまっている場合が多いです。その場合、事務員が退職する際の引継ぎの手間や、育成に時間が取られてしまいます。また、引継ぎ事項が多いため、引継ぎもれが発生する可能性があります。引継ぎ漏れは業務ミスに直結してしまいます。
そこで、代行会社に委託することで、事務職を専門にしてきた経験から、対応も早く、迅速に業務に取り掛かることができます。また、代行会社には退職という概念がないので、引継ぎの手間やコストはかかりません。
一般事務は誰がやっても成果が変わらないと思われがちです。しかし、作業が多い分、
作業者のスキルによって、生産性が変わります。例えば、メール対応などが生産性の違いが顕著に現れます。
このように作業ひとつひとつの質が担当する作業者次第で変わってきます。よって、業務の量が多い一般事務作業には、マルチタスクの能力が必要です。
そこで、一般事務代行サービスに依頼すると、その分野を専門としてきた作業者が対応するため、業務の質の向上を期待することができます。
外部に委託することで、効率化が期待できる一般事務作業を以下で紹介します。
データ入力の作業は、企業に直接的な利益を生まないものの、時間のかかる作業であり、効率化したいもののひとつです。
データ入力代行サービスは、文字入力・データ入力・集計・リスト化など、あらゆるデータ入力業務をアウトソーシングで請け負うサービスのことです。
例えば、「3日後に資料が必要だが、時間が取れない」などの急な業務発生に対応することができます。このように、データ入力代行は急を要する悩みも解決することができ、必要な時に利用することができます。
また、ファイリング業務などにも活用ができます。大量の書類をすぐにデータ化することができます。このように、自社にないノウハウを活用することができ、思いがけない業務効率化ができる場合があります。
データ入力代行サービスは、依頼する作業内容や規模によって費用相場が変わってきます。
代行の種類 費用相場 文字入力 0.3~0.5円/文字 ページ入力 800円/ページ データベース入力 35円 アンケート入力・集計 【一問一答】0.8円/問【複数回答】3円/問【自由回答】0.4円/文字 応募はがき入力 【4項目】8円【8項目】9.5円 データ集計・グラフ作成 400円/設問 スキャニング 4円/枚 名刺・名簿入力 【10項目】50円 レイアウト入力（A４サイズの場合） 700円/枚 データスキャン（ADF・200dpi） 【モノクロ】4~5/枚【カラー】8~11/枚 データスキャン（フラットヘッド・200dpi） 【モノクロ】15~22/枚【カラー】23~31/枚
ビジネスにおいて、メールを使った問い合わせ対応やり取りや、CRMツールなどを活用したメルマガの配信など、メールを通じたやり取りマーケティングは欠かすことができません。メール返信は顧客、消費者、取引先などの様々であり、それぞれに適した対応が必要です。また、メール返信が遅いと、顧客や取引先の信用を損ねてしまいます。クレームや問い合わせメールには迅速に対応する必要があります。
しかし、社員が少ないスタートアップ企業などは1人当たりの負担が大きくなり、後回しになってしまうメールがあるでしょう。後回しにしたメールも対応しなくてはならないため、社員の残業にもつながり、コストの無駄遣いになってしまう可能性があります。
そこで、メール代行会社に委託することで、メールを受け取ってから、数時間以内に返信することが可能になります。他にも、メルマガ配信や配信コンテンツの制作を丸投げすることができます。また、ワーカーひとりひとりが返信作業を行うサービスもあり、より質の高い返信をすることが可能になります。
メール代行サービスは受信数や送信数で、料金が変動します。相場は1アドレス5円以下です。
月額基本料金 5,000円~15,000円 メール受信料 200円~400円 メール送信料 200円~400円 オプション料金 300円~
電話代行サービスは、クライアントにかかってきた電話を、代わりに一時応対するサービスのことです。勧誘や営業の電話に出る必要が無くなるため、業務を一時中断する手間の削減や時間の有効活用ができます。
また、担当者が電話にいつも出られないなどの、直接のコンタクトが取れない状況が続くと、顧客が不信感を覚えてしまいます。電話対応の質は、企業の印象に直接つながります。
出張などが多く不在が多い企業であったり、人手不足で電話に出られないことが多い企業などは電話代行サービスの導入がおすすめです。24時間365日対応しているサービスもあり、営業時間外の電話にも対応することが可能になります。
電話代行の料金体系はサービスによって、大きく異なります。24時間対応のサービスは日中と夜間で料金が異なります。また、月額基本料が安い代わりに、対応コール数が少ないサービスなど様々です。
自社のニーズと合わせて、サービスを選定しましょう。
月額基本料（日中） 5,000円～30,000円 月額基本料（夜間） 60,000円 追加コール数 300円
一般事務の在庫管理作業は、主に社内のペンやコピー用紙などの消耗品の管理です。規模が小さい中小企業などは、本格的な在庫管理システムを導入せずにExcelなどで管理している企業が多いでしょう。
在庫管理などはExcel台帳などのアナログ管理では、「入力に手間がかかる」「更新頻度が一定じゃない」などの課題が考えられます。そこで、在庫管理代行サービスを利用すると、課題を解決するだけでなく、より効率的な在庫管理が可能になります。在庫管理サービスとは、在庫管理システムを活用し、クライアントの在庫管理業務を手助けするサービスです。
例えば、在庫管理サービスを利用することで、スマホで在庫を確認することができるようになり、棚卸作業もスマホでバーコードを読み取るだけでできるなど、業務の効率化が図れます。また、サービス導入も簡単で、管理項目を入力するだけでセットアップができます。
このように、在庫管理代行サービスを活用することで、業務の効率化と明瞭化を期待できます。
在庫管理代行サービスでは、ターゲットによって、料金が変わります。自社のニーズに合わせたサービスを選定しましょう。
初期費用 0円～ 月額料金 3000円～ 1件ごとの単価 5円～50円
書類作成とは、見積書や請求書、会議の資料、議事録、顧客への案内文書など、会社の内外で使用する書類を作成する作業です。また、紙の書類をパソコンでドキュメント化したり、Excelの調査データをまとめて、A4サイズにまとめるなどの作業があります。
このように、書類作成には様々な作業があります。よって、全ての分野に置いてノウハウがないと、良い書類は作れません。
そこで、一般事務代行サービスに依頼することで、専門知識をもったワーカーが在籍しているため、質の良い書類・資料を作成することができます。
一般事務作業は、どの企業にも必ず存在します。これらの業務を外部会社に委託することで得られるメリットについて以下で解説します。
一般事務作業をアルバイトなどに任せると、急を要する業務が発生した際に、対応する人がいないなどの問題が発生する可能性があります。アウトソーシングをすれば、必要な時に対応を依頼できるため、急な仕事でも、迅速に業務を完了することができます。
一般事務作業に社員の時間を取られるといった課題がある場合、新しい人材を確保することで、この課題を解決することができる可能性があります。しかし、採用や育成にコストがかかってしまい、結果的に外部会社に委託した方が安くなることが多いです。
一般事務作業は、社員の時間を取られ、無駄なコストが発生しやすい業務の代表です。そこで、コスト削減ができることや、専門的なノウハウの活用により、業務の効率化が図れます。
例えば、メール対応などの業務は、返信数が多くなるほど時間がかかります。それにより、社員が残業するなどのリスクが発生する可能性があります。また、メール代行などのノンコア業務で残業することは、企業にとってコスト面でも、利益面でも良いことではありません。そこで、メール代行を委託することで、より質の高いメールでの返信や、問い合わせメールなどにも迅速に対応することが可能になります。
このように、一般事務の業務を専門にしてきた経験から得られるノウハウの活用が可能になり、社内の業務の時間短縮や質向上につながります。
一般事務作業はだれでもできる業務ではありますが、リソースを取られる業務です。一般事務作業をアウトソーシングすることで、社員の負担を軽減し、リソースをコア業務に集中する環境を整えることができます。
また、残業時間が減り、業務のモチベーション、パフォーマンスの向上につながります。
一般事務代行を利用することで、発生するデメリットがあります。以下でデメリットについて詳しく解説します。
一般事務代行をするサービスは、様々な形態があります。一般事務作業のほとんどを委託できるサービスや、依頼した業務に特化したサービスもあります。
基本的な業務を全て代行できるサービスは、委託された業務を1つのサービスが行うので、指示や依頼が簡単です。一方、1つの業務を専門的に代行しているサービスでは、依頼された業務に関しての専門的なノウハウが前者よりも豊富です。また、専門的なツールの活用もできるため、より効率的な業務を期待できます。
このように、サービスによって得意とする分野や委託できない業務があります。専門性が高いサービスは基本的な業務の代行はできません。自社のニーズを明確にして、サービス選定をしましょう。
また、一般事務代行サービスの一部は出社するサービスもありますが、ほとんどのサービスはオンラインでの対応です。よって、オフライン作業を委託することができません。一部では、紙の書類整理などオフライン作業に対応しているサービスもありますが、郵送などの手間やコストがかかります。
アウトソーシングをすると、詳細な業務内容の把握が難しいです。
アウトソーシングはあくまで外部の会社に業務を委託します。よって、業務を委託してから、業務の進捗、担当者の管理などの詳細な業務内容を把握できない状態が発生しやすいです。進捗や途中経過がわからないと、期待していた成果を得られない可能性が考えられます。
また、業務内容がわからないことは自社内にノウハウが蓄積しないことにもつながります。一般事務作業は、業務量が多く、引継ぎが大変な業務です。よって、ノウハウの蓄積は、今後自社内で行うとなった際に、必ず必要になります。
ノウハウの蓄積のためにも、コミュニケーションツールを活用して、社内同様のコミュニケーションをサービス会社と取ることが必要です。
アウトソーシングを活用するために、自社に合ったサービスの選定が重要です。サービスを選定する上で、重要なポイントを以下で紹介します。
サービスを選定する前に、自社のニーズを以下のように明確にしましょう。
これらの課題・ニーズを明確にすることで、サービスの選定のポイントとなります。
自社の要望・課題を抽出したら、サービスの業務形態・料金体系で比較しましょう。
例えば、月10万円程度で一般事務全般を代行する専属アシスタントを依頼できるサービスや、メール対応代行を専門として、メール対応数のみの料金が発生する従量課金のサービスなどに分けられます。メール対応のみを委託したい場合ですと、後者の方が、料金が安くなる場合が多いです。
サービス比較は上記のような料金比較だけでなく、一般事務全般を依頼したい場合、同サービスに依頼をした方が、業務指示が楽に済みます。
このように、自社のニーズを明確にして、それに沿ったサービス選定をしましょう。
サービスの特徴や料金をまとめた比較表を作ることで、比較を一目で行うことができます。また、自社のニーズごとに「○、△、×」と整理すると、さらにサービス選定をスムーズに行うことができるでしょう。
以下に弊社で作成したチェックリストを添付します。以下のようなチェックリストを活用することで、客観的な視点で選定することができます。参考程度に活用してください。
評価項目 評価する内容 業務遂行能力 □目的や現状を正しく把握できているか？（把握するための質問やアクションを取っているか）
□業務や業界に関する情報を常に収集したり活用したりしているか？
□業務を受託するにあたり、専門チームが業務の設計・構築をしているか？
□外注したい業務をカバーしているか？
□自社が求める業務の水準に達するか？(過去の実績や蓄積されたノウハウから判断して業務の質は担保されているか）
□業務遂行のスケジュールや緊急時の対応の速さは明確か？
□業務や業界の話をしていて「あれ?誤解しているな」ということは無いか？
□業務量の増減などクライアントからのニーズに柔軟かつ迅速に対応できるか？費用・料金体系 □費用は予算内に入るか？
□契約期間を調整できるか？（年間プランしかない場合、交渉して調整することができるか）
□自社の要望と料金体系が合っているか？（10時間で発注したいけど20時間のプランしかない等）
□隠れたコスト（発注者側の工数・ツール費用等）や追加料金についての説明があるか？セキュリティ体制 □トラブルが起きた際の責任範囲は明確か？
□情報・データの取り扱いについて細かく双方で確認できているか？
□プライバシーマーク取得など情報セキュリティ、個人情報保護対策の一定の水準をクリアしているか？業務の実績・信頼性 □導入数だけでなく、継続率も高いか？
□自社のケースに類似した事例を請け負っているか？
□クライアントの評判や評価は良いか？
□メリットばかりでなく、デメリットもきちんと説明するか？
□受託した業務の内容や状況をブラックボックス化せず、オープンにしようとしているか？
以下に対応業務ごとにサービスを紹介します。自社のニーズと比較する際に、参考にしてください。
Crowd Mooveアシスタントは1〜3営業日以内に着手可能なスピードと業務内容や稼働時間の柔軟性が強みのオンライン業務代行サービスです。一般事務作業のデータ入力、メール対応、書類作成などのほとんどの業務を代行可能です。専属のPMが一気通貫して担当し、業務は厳選されたスタッフにより行われます。
対応可能な業務（一般事務） データ入力
メール対応
書類作成
業務マニュアル作成
電話対応
請求書作成対応可能な業務（その他） 人事・採用
カスタマーサービス
マーケティング
営業
バックオフィス料金 一律1時間／2,200円
初期費用・契約期間 なし
引用：株式会社ニット
HELP YOUはメール代行はもちろん幅広い業務に対応可能な業務代行サービスです。担当ディレクターを介して専門のアシスタントが業務を行います。パソコン業務はなんでも相談可能です。
対応可能な業務（一般事務） データ入力
メール対応
書類作成
業務マニュアル作成
請求書作成対応可能な業務（その他） 営業事務
人事・労務・採用
マーケティング
広報
秘書・総務料金 ＜チームプラン＞
月額100,000円/30時間
月額150,000円/45時間
※契約期間 6ヶ月＜1名専属プラン＞
月額150,000円/45時間
月額200,000円/60時間
※契約期間 1ヶ月
オンラインアシスタントフジ子さんはメール対応をはじめとした幅広い領域で代行業務を行っています。パソコンでできる業務であれば基本的に対応可能です。強みはリーズナブルな価格設定で、1ヶ月あたり62,700円から代行を依頼することができます。また、1週間のトライアル期間もあります。
対応可能な業務（一般事務作業） データ入力
メール対応
書類作成
請求書作成対応可能な業務（その他） 経理
秘書・総務
人事
webサイト運用料金 月額57,000円/20時間
月額84,000円/30時間
月額120,000円/50時間
※税抜
シ・ブリュは、品質とセキュリティにこだわりを持つデータ入力代行会社です。全ての作業を日本国内で行っており、高いクオリティとリピート率を誇ります。
対応可能業務 データ入力
アンケート
入力名刺入力料金 ・アンケート入力単価：SA（単一回答）1問 1円～ MA（複数回答）1問 2円～
・文字入力単価：1文字 1円～
・名簿入力単価：1件（郵便番号、住所、氏名、TELの4項目の場合）1件 25円～
依頼を受けたデータ入力については、異なるオペレータが入力を行います。その結果、入力を最低2回で行い、入力エラー率は0.04%を誇ります。
対応可能業務 データ入力
DM発送
スキャニング料金 HPに記載なし
テルシンク24のメール代行サービスは電話代行サービスから生まれたもので、24時間対応でお客様に10分以内に返信・回答する点が強みです。
対応可能業務 メール対応 料金 9時～18時まで365日対応
11,000円
18時～翌9時まで365日対応
13,200円
24時間365日対応
16,500円
送受信課金料金
1件当たり110円～440円
メールの見張り番は、メール受信・返信の代行を行なっており、オプションとしてメルマガの配信や新規メールアドレスの取得にも対応しています。受付時間は平日の10:00~17:00です。
対応可能業務 メール対応 料金 基本料金：5,000円/月
メール受信：300円/回
メール返信：300円/回
担当者へのエスカレーション：300円/回
引用元：株式会社バルテック
「オフィスのでんわばん」はクラウドPBXを利用した電話代行サービスです。専用システムに社員ごとの在席状況を入力。ステータスを見て電話を取り次ぎ、チャットで連絡します。
クラウド電話を利用することで他社では必ずかかる転送料金や取次通話料が無料になるため無駄なコストを抑えての運用が可能です。
対応可能業務 電話代行 料金 30コール
月額10,500円コールオーバー31件目以降１けんあたり350円
引用元：株式会社TMJ
24時間365日対応しており、休日・夜間の要望に合わせて、代行をします。また、月に数件でもご利用が可能です。入電数が少ない電話窓口に対する体制を整える必要がなくなります。
対応可能業務 電話代行 料金 【平日日中パック】
月～金（土日祝日除く）9時-18時
30,000円（80コールまで）【365日24時間パック】
月～日（祝日含む）24時間
84,000円（30コールまで）【平日夜間・土日24時間パック】
月～金/土日祝平日18時-翌日9時
土日祝24時間
65,000円（20コールまで）
引用元：株式会社ロジクラ
ロジクラは、誰でも簡単に使える製品を目指して作られています。
たとえ発送業務や在庫管理の専門知識がなくても、すぐに使い始められます。
自社の在庫だけではなく、発送代行で預けている在庫の管理も可能です。
対応可能業務 在庫管理 料金 月額12,800円～
引用元：株式会社アクアリーフ
楽天・Yahoo!・amazon他、複数のネットショップ（通販サイト）と実店舗をまとめて管理できます。
主な機能は、「助ネコ受注管理」「助ネコ商品登録」「助ネコ在庫管理」「助ネコ発注管理」など、ネットショップ運営に必要な機能が全て揃っています。
対応可能業務 在庫管理 料金 【連携モール数問わず】
2,100円（101件から従量課金）
【連携1モールのみ】
15,750円（301件から従量課金）
【連携2モール以上】
21,000円（301件から従量課金）
【連携モール数問わず】
42,000円（5,001件から精算金）
【連携モール数問わず】
84,000円（8,001件から精算金）
本記事では、一般事務代行サービスについて解説しました。一般事務代行サービスは、一般事務全般を委託できるサービスから1つの業務を専門的に行うサービスがあります。
代行サービスを依頼すると、社員がコア業務に取り組む時間が増え、業務の効率化が図れます。また、コストの削減を期待できます。
しかし、正しい活用ができないと、無駄なコストの発生につながります。自社のニーズを明確にして、ニーズに合わせたサービスを選定しましょう。
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お客様のリソース不足における課題解決をサポートします。お気軽にご相談ください。
メールでのお問い合わせ
info@crowd-moove.jp（平日・土日09:00〜19:00）
