【職種別例文あり】スカウトメールの書き方やコツを紹介！

投稿日：2024.10.17(木)

更新日：2024.10.28(月)

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昨今の日本では、売り手市場化が進むと共に、採用手法が多様化しています。一般的な求人広告だけでなく、ダイレクトリクルーティングやリファラル採用など様々です。

求人広告のような採用手法は、多くの求職者にアプローチすることができ、また、企業のブランドイメージの強化にもつながります。ブランドイメージの強化は、潜在的な応募数を増やす可能性が高まります。

そうして、求人広告から集まった応募者の中から、企業の条件にマッチした人材を見つけ出すことができます。また、求人広告は求人サイトを通じて採用プロセスを自動化できる点もメリットです。

しかし、特定のスキルセットや経験を持つ候補者に的確にアプローチすることが難しいため、多くの応募者が集まります。その結果、選考の手間が増えたり、企業が求める人材を採用できないといったミスマッチのリスクが高まります。

また、大規模な広告は年数百万円から数千万円などの高額な費用がかかります。効果が出ない場合も考えられるため、費用対効果が不明確になることがあります。

そこで、そうしたリスクを軽減する手法が、スカウトメールの活用です。

本記事では、そのスカウトメールについて、メリットと共に、活用法について解説します。また、その活用法を実践している例文も記載しています。

スカウトメールとは

スカウトメールとは、ダイレクトリクルーティングの採用手法であり、個別にカスタマイズされたメッセージを送ることで、候補者に対してより魅力的なオファーを提示できます。

スカウトメールは、新卒就職サイトや転職サイトに登録されている人材に直接メールを送り、自社の魅力を直接アピールする手法です。メールを送る人材は、自社の求める人材の条件にマッチしている人材です。そのため、ミスマッチのリスクが減り、それによりコスト効率の高い採用ができる手法となっています。

スカウトメールの4つの種類

スカウトメールには以下の4つの種類があります。以下にそれぞれ詳しく紹介していきます。

• オープンオファー
• 条件一致オファー
• 完全一致オファー
• 1対1オファー

オープンオファー

オープンオファーとは、ターゲットの条件を一切絞らず、不特定多数の求職者にまとめてアプローチをかける方法です。

送る相手によって文章を変更する手間がかかりません。しかし、数を多く打つ必要があり、数に比例して作業時間が増えます。

また、条件を詳細に設定していないため、自社が求める人材からの応募がくる可能性は低いです。高いスキルや資格を必要としないオファーをする際に利用することが多いです。

条件一致オファー

条件一致オファーとは、自社が求める人材の条件と一致する項目がある候補者にスカウトメールを送る方法です。

求める条件の全てに一致することが難しいと判断された場合に、条件を緩くして、一部に当てはまっている人材にオファーを出します。オープンオファーよりも応募のアクションがくる可能性が高いです。

完全一致オファー

完全一致オファーとは、自社が求める人材の条件と完全に一致する候補者にスカウトメールを送る方法です。

条件に完全一致している場合、相手に合わせて文章を作成しましょう。完全一致している候補者が現れるケースは稀であるため、文面をより工夫して、応募がくる可能性を高めましょう。

また、書類選考の免除などを行うと、応募が集まりやすくなり、採用成功にもつながりやすいです。

1対1オファー

1対1オファーとは、自社がどうしても欲しいと思える人材に向けて個別にアプローチをかける方法です。

例えば、学歴、資格、TOEICスコアの条件ではなく、学生時代に起業して成功しているなどの、明確に優秀であり、入社することで自社が絶対に利益が得られると判断した人材などは、1対1オファーでスカウトします。

ダイレクトリクルーティング支援のサービスを利用したり、自社から直接人材へとアプローチします。

スカウトするメリット

昨今の日本では就職したい就活生よりも、採用したい企業の数が多い「売り手市場」と呼ばれ、特に知名度の低い中小企業などは、候補者を集めることが難しくなっています。

スカウトメールのメリットとして、求める人材に直接アプローチができることが挙げられます。スカウトメールを活用することで、自社の求める人材の母集団を形成することができ、採用のミスマッチを減らすことができます。以下では、そのメリットについて解説します。

• 効果的なアプローチができる
• 効率的な採用活動ができる
• ミスマッチのリスクが減る

効果的なアプローチができる

スカウトメールのような候補者に直接的なアプローチをかけることで、特定のポジションやプロジェクトに最適な人材を採用できる可能性が高まります。

また、直接のアプローチのため、自社の認知度が高まります。認知が無ければ、応募は集まりません。求職者に自社を知ってもらえる有効な手段となります。

効率的な採用活動ができる

自社が求める人材の条件に当てはまる人材にスカウトメールを送ることで、不要な応募を減らすことができます。

条件一致オファーや完全一致オファーのスカウトメールでは、自社の条件に合った人材に募集をかけるため、自社の求めていない人材からの応募が減ります。それにより、応募数を適切に制御して、書類選考や面接のコストを削減して、担当者の負担を減らすことができます。

ミスマッチのリスクが減る

スカウトメールは自社の求める人材の条件に当てはまった人材に、直接アプローチをかけます。また、その候補者から応募が来た場合は、候補者が望む企業の条件に合ったということです。よって、双方の条件が合った上での選考ができます。

このように、一般的な求人広告での採用より、スカウトメールでの採用手法の方がミスマッチのリスクを減らすことができます。

スカウトメール作成のポイント

スカウトメールを送る場合、従来の採用手法とは異なり企業側からのアプローチになるため求職者の企業理解は浅く、志望度も低い状態です。よって、スカウトメールをまず開いてもらい、興味を少しでも持ってもらう状態にすることが重要です。

以下では、求職者に興味を持ってもらえるスカウトメールを作成する際のポイントについて解説します。

• 開封されやすい件名に
• スカウトした理由を明確にする
• 相手の名前をたくさん使う
• 相手に合わせた企業に魅力を伝える
• 年収やポジションを明確にする

開封されやすい件名に

どのような件名が開封されやすいかは、人によります。よって、開封されやすい件名に正解はありません。その中でも、件名を工夫できる点として、以下の点が挙げられます。

• 名前を含めて個人的に来ていることをアピールする
  例：「名前さん、あなたの経験にぴったりのポジションがあります！」
• 会社のポジションを件名に含める
  例：「マネージャー候補」など候補者に響くかもしれないポジションをピンポイントで記載します。
• メール媒体の表示文字数を考慮する
  スマートフォンや、パソコンなど、メールを開く媒体によって、表示される件名の文字数が違います。ポジションなど重要なワードは、表示文字数の中に含めるようにしましょう。
  例えば、メルマガであれば、PCの場合は25〜30文字程度、スマホの場合は15〜20文字程度が表示されます。重要なワードは13文字以内におさめるようにしましょう。
• 収入を表記する
  例：【入社1年目で平均月収40万円以上】など具体的な収入が記載されていると、受け取る側は、より開封しやすくなります。

上記の注意点として、【急募】【大量募集】などネガティブワードを使うと、胡散臭い件名になります。迷惑メールだと思われてしまうと、絶対に開封されません。

また、メールの開封率が悪かったり、募集人数が増えないなど効果が出ない時は、件名を見直して変更するなどの工数は必要です。

メールの開封率を測定する方法としてはメール配信ツールの活用です。メール配信ツールでは、開封率の他にも、クリック率、コンバージョン率なども測定することができます。メール配信システムの料金体系は「登録アドレス数の従量課金」と「メール配信通数の従量課金」の2パターンに分かれます。メールの本数に合ったツールを選定しましょう。

スカウトした理由を明確にする

スカウトメールは、「あなただからこそスカウトをした」ことが、相手に伝わるように書きましょう。

例えば、「不動産業界での営業の経験を拝見して,,,」のように、作成すると、不動産業界の経験がある人材なら誰でも良いのかと感じてしまいます。

そこで、「過去にメーカー企業から、不動産業界の営業を経験している○○様の経験を拝見して,,,」のように、相手の唯一無二の職歴に触れことで、「自分だからこそスカウトした」ということが示すことができます。

相手の名前をたくさん使う

メールを作成する際は、相手の名前をたくさん使うことを意識しましょう。

メール全体で相手の名前を使用することで、パーソナルな印象を与え、関心を引きやすくなります。また、親近感を持って、最後まで読んでもらえる可能性が高まります。

相手に合わせた企業の魅力を伝える

スカウトメールには、必ず自社の魅力を記載するようにしましょう。相手の企業理解は浅く、志望度も低い状態です。よって、自社に入ったらどんな福利厚生が得られるのか、魅力があるのかを伝えましょう。

また、相手の年代や性別によって、伝える魅力を変更することが重要です。

例えば、

• 出産・子育てによる離職中の30代女性を採用したい場合、上司や同僚など、子育てと両立して働いている社員も多く、子育てに理解のある会社であることを伝えましょう。
• 営業未経験だが、営業に転職したい20代後半の男性の場合、未経験でも実際に活躍していることを伝えましょう。また、男性であるため、女性より収入面も不安を感じやすいポイントとなるでしょう。年収UPの条件や具体的な収入を伝えることが重要です。

年収やポジションを明確にする

求職者は、具体的な条件を知ることで興味を持ちやすくなります。年収やポジションを明確に記載して、情報をできるだけ提供しましょう。

例：「[名前]様のスキルは、当社の[ポジション名]に非常に適していると感じ、ぜひお話しさせていただければと思います。 [名前]様の[特定のプロジェクトや業績]に関する経験は特に素晴らしいと感じました。これにより、当社の[具体的なプロジェクトや役割]において重要な役割を果たせると確信しています。」

【職種別】スカウトメールの例文

以下では、チェックリストのポイントを踏まえて、スカウトメールの例文を記載します。スカウトメールを作成する際の参考にしてください。

基本形式

営業職

エンジニア職

スカウトメール業務をアウトソーシングするならCrowdMooveアシスタント

出典：株式会社Crowd Moove

弊社Crowd Mooveでは、多くの支援実績から得たノウハウを活かし、スカウト送信や求人票の作成・更新などの採用業務の依頼を受け付けています。依頼から1〜3営業日以内に着手可能で、専属のアシスタントが付き、6時間以内に返信を徹底などのスピード対応をしています。さらに、メール送信などの業務は自社内のスタッフが行うため、作業の少ないコアな業務から作業の多い業務まで委託可能です。

専属のアシスタントが依頼主の要望をヒアリングして、その条件に合った人材にスカウトを送信します。

業界では珍しい一律1時間2,200円の従量課金制であるため、無駄なコスト削減につながります。また、急な稼働時間、業務内容の変更にも対応可能です。

まとめ

自社が求める人材の採用は、本当に難しいものであり、採用業務の永遠の課題です。そんな課題の1つの助けとなる手法がスカウトメールです。

本記事では、スカウトメールを活用する方法について、作成のポイントについて解説しました。スカウトメールがいかに求職者に、自社の採用の熱を伝えるかが重要です。

工数はかかってしまいますが、工数をかけた分だけ、相手にその熱は伝わりやすくなります。スカウトメールでの採用は大量採用には不向きですが、質が高く、効率的な採用にはぴったりです。

自社が感じている採用の課題を明確にして、その課題に合わせた工夫を考えましょう。