【採用担当者向け】シーン別の返信テンプレート集と作成チェックリストを紹介

投稿日：2024.10.16(水)

更新日：2024.10.28(月)

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採用業務において、候補者とのメールのやり取りは欠かすことができません。

候補者からの問い合わせに対する返信の仕方で、企業の印象は大きく左右されます。メール返信業務は、丁寧で適切な言葉遣いに気を配り、かつ、迅速に対応をしなければいけないので、採用担当者の負担は意外に大きい業務です。

例えば、テンプレートなどを活用することで、採用チーム全体の負担を減らすことができます。

本記事では、返信業務に活用できるテンプレートを選考プロセスのシーン別に掲載しています。掲載しているテンプレートは以下の通りです。

• 応募を受理した際の返信
• 面接日程調整の連絡
• 面接日程確定の連絡
• 面接リマインドの連絡
• 選考辞退への返信
• 採用の通知
• 不採用の通知
• 内定辞退への返信
• 入社手続きの案内
• 問い合わせへの返信

また、テンプレートだけでなく、返信メールの書き方の流れを解説し、テンプレートと共に注意したいポイントも紹介しています。

返信メールの流れ

応募者・候補者に返信する際のメールの流れは以下の通りです。

• 件名
• 宛名
• お礼
• 本文
• 採用担当者名・問い合わせ先

1.件名

初めに、どんな要件に対しての返信メールなのかを記載しましょう。また、どの企業からのメールなのかも明確にわかるようにしましょう。

また、あまり長い件名だとメールボックスに全ての文字が表示されないリスクがあります。文字数にも注意して簡潔で短い件名になるようにしましょう。例文は以下です。

2.宛名

ビジネスメールで宛名を記載する際には、送信方法に応じて適切な表現を使うことが重要です。以下に例を挙げます。

宛名を記載する際には、特に誤字脱字に注意することが必要です。名前の表記ミスは信用に関わり、企業全体の印象にも影響を与えますので、慎重に確認するよう心がけましょう。

3.お礼

応募者からの問い合わせの連絡には必ずお礼をしましょう。自社に興味を持ってもらったこと、選考に時間を割いてくれることに応募に関する感謝、歓迎する言葉を添えましょう。

感謝の言葉を用いることで、候補者と良好な関係を築くことができ、今後も、候補者が質問しやすくなります。

4.本文

本文では、伝える内容を簡潔にわかりやすく漏れがないようにしましょう。問い合わせ内容にきちんと回答出来ているかを意識しましょう。また、問い合わせの内容に答えたが、その内容に質問が来てしまっては、候補者と人事担当者に負担がさらにかかります。

二重で質問が来ないような回答内容になるように心がけましょう。以下は、その例です。

このように、オンラインであることを答え、使用するツールインストールやURLまでを提供します。そうすることで、次の質問が発生しないようにします。

5.採用担当者名・問い合わせ先

応募者・候補者が面接日程の変更の連絡や他の問い合わせができるように、採用担当者名と問い合わせ先を記載しましょう。

【シーン別】返信メールの例文とポイント

候補者への返信が必要なシーンごとの例文を以下にポイントと共に紹介します。

• 応募を受理した際の返信
• 面接日程調整の連絡
• 面接日程確定の連絡
• 面接リマインドの連絡
• 選考辞退への返信
• 採用の通知
• 不採用の通知
• 内定辞退への返信
• 入社手続きの案内
• 問い合わせへの返信

応募を受理した際の返信

【ポイント】

• 応募が受理されたことを連絡することは、応募者の安心感につながります。応募完了から24時間以内に連絡するようにしましょう。
• 応募者が問い合わせをしやすいように、専用のメールアドレスを必ず記載しましょう。

面接日程調整の連絡

【ポイント】

• 面接日程の候補は、3つ程用意しましょう。
• 就活生は他の予定もあるため、選考で合格となった場合は、すぐに連絡をするようにしましょう。

面接日程確定の連絡

【ポイント】

• 候補者から面接日程の連絡が来たら、すぐに確定の連絡を送りましょう。
• 「面接日程」「時間」「持ち物」「場所」これらの項目は齟齬がないように明確に記載しましょう。

面接リマインドの連絡

【ポイント】

• 当日キャンセルの候補者が出ないように、一週間前、三日前、前日にリマインドするようにしましょう。
• 「面接日」「時間」「場所」「持ち物」は必ず記載しましょう。

選考辞退への返信

【ポイント】

• まず、辞退の連絡に感謝を伝えましょう。
• メールは企業の顔であるため、辞退者に対しても丁寧な対応を心がけましょう。

採用の通知

【ポイント】

• 採用が決定したらすぐに連絡をいれるようにしましょう。この連絡が遅いと、内定辞退のリスクが高まります。
• 採用の決め手を記載することでより良い連絡となります

不採用の通知

【ポイント】

• 不採用者への通知はすぐに行うべきとは言い難いです。すぐに結果を連絡してしまうと、候補者がきちんと選考されているのかと不信感を抱くリスクがあります。
• 不採用である理由を明確に記載すると、不信感を軽減できる可能性が高まります。

内定辞退への返信

【ポイント】

• 内定辞退の連絡も、選考辞退と同様に、丁寧に対応するようにしましょう。
• 別のタイミングで転職先として候補に挙がる可能性もあり、また、取引先となる可能性もあります。

入社手続きの案内

【ポイント】

• 冒頭に内定承諾へのお礼は必ずしましょう。
• 入社手続きの場合、必要な持ち物が多いです。不備がないように、何度も確認することが重要です。

問い合わせへの返信

【ポイント】

• 冒頭に問い合わせがあったことにお礼をしましょう。
• 候補者から二重で質問がこないように、問い合わせ内容への回答だけでなく、出来ればその後想定しうる質問にも答えておきましょう。

返信メールを作成する際のチェックリスト

応募者や候補者に返信する際に、ミスなく適切な内容を伝えるためのチェックリストを作成しました。これを参考に、メールの構成や内容を確認してください。

1. 言葉・表現

• 文全体を注意深く読み、スペルや漢字の間違いがないか
• 名前の表記を正確に記載しているか
• 丁寧で適切な敬語表現を使っているか
• フォーマルかつ礼儀正しい言葉遣いで書かれているか

2. 体裁・構成

• 短く、メールの要件が一目でわかる件名になっているか
• 長文になりすぎず、適度に改行や箇条書きを使用しているか
• 全体のレイアウトが整っており、見やすい配置になっているか
• 文と文の間に適切なスペースがあり、読みやすくなっているか

3. 内容

• 次に候補者が取るべきアクションがはっきりと記載されているか
• 面接日程、時間、場所（またはオンラインリンク）、持ち物が明確に記載されているか
• 候補者が面接前に準備すべきことが明確に記載されているか
• 応募者からの質問に対する具体的で適切な回答が記載されているか
• 応募者からの再度の質問を防ぐために、予測される質問にも回答しているか

4. 採用担当者名・問い合わせ先

• 応募者が問い合わせを行いやすいように、担当者名が明記されているか
• メールアドレスや電話番号などの問い合わせ先が正確に記載されているか

採用業務をアウトソーシングするならCrowdMoove

引用：株式会社Crowd Moove

人事担当者は採用業務において、メールでの応募者対応だけでなく、求人募集であったり、面接など、他に様々な負担があります。メールでのやり取りは応募者ひとりひとりに向けた文面で行わなければいけないため、意外にも負担が大きい業務です。そこで、メール業務などの採用業務の一部をアウトソーシングすることで、スムーズな採用プロセスにすることが可能になります。

Crowd Mooveでは、「Crowd Mooveアシスタント」というアウトソーシングサービスを提供しており、バックオフィスを初めとした様々な業務をアウトソーシングできます。

もちろん、採用業務もアウトソーシング可能です。採用業務では、求人媒体の選考から、書類選考、面接までの全てをアウトソーシングできます。もちろん、メール返信業務のみのアウトソーシングも可能ですので、必要な業務を必要な分だけアウトソーシングできるため、コストの軽減も可能になります。

また、どんな業務でも一律1時間2,200円でアウトソーシングすることができ、専属PＭが一気通貫して担当します。

もし採用業務でお困りのことがあれば、お気軽にご相談ください。

まとめ

本記事では、人事担当者の返信メールを中心に、メールのテンプレートをポイントと共に紹介しました。

テンプレートを活用することで、メール業務の負担を軽減することが可能になります。他にも、問い合わせに対して、同じ内容で送信することができるため、情報の漏れを防ぐことができます。

ただし、応募者・候補者にとって、メールは企業の顔です。メールの対応が企業の印