【場面別テンプレート付き】採用面接における案内メールの作成方法｜トラブルを避けるためのポイントを紹介

投稿日：2024.10.14(月)

更新日：2024.10.28(月)

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自社が掲載している求人情報に応募があった際、面接の日程調整を行うために面接案内メールを送るのが一般的です。しかし、中には以下のような悩みを抱えている企業も多いのではないでしょうか。

「面接案内メールを送ったが、返信が来ない」

「採用面接の日程が確定した後に辞退されてしまう」

採用面接案内メールを送るタイミングや内容は、企業の印象にも影響するため、良い印象をもってもらえるようにしたいと考える人もいるでしょう。

本記事では、累計数百社の採用業務を支援してきた弊社CrowdMooveの視点から、面接案内メールに記載するべき内容や流れ、気を付けたいポイント、トラブルを避ける方法について詳しく紹介します。また、最後には6つのテンプレートも記載しているため、面接案内メールを送る際の参考にしてください。

面接案内にメールを活用する理由

多くの企業では、書類選考後の面接案内にメールを使用します。しかし、面接案内はメールではなく、電話で行う方が早いと感じる人も多いのではないでしょうか。

面接案内にメールを使用する主な理由は、内容を形に残すことができることです。内容を形に残せることで、応募者は日程や場所の確認をいつでも行えるようになります。

また、電話でありがちな、「応募者とつながらない」などの事態も防ぐことができます。そのため、面接案内には特別な理由がない限りメールを使用するのがおすすめです。

面接案内メールに記載するべき情報

面接案内メールには、以下のように記載するべき情報がいくつかあります。書き方は後ほど詳しく説明しますが、ここでは大まかに記載情報を把握しましょう。

• 件名
• 採用担当者の氏名
• 応募者の氏名
• 応募があった求人情報
• 面接日時
• 面接会場
• 当日の持ち物
• 緊急連絡先

面接案内メールの流れ

面接案内メールの流れは以下の通りです。順番に内容を確認していきましょう。

• 件名
• 宛名
• 冒頭のあいさつ
• 本文
• 受付案内、面接時の注意事項
• 採用担当者名・問い合わせ先
• 当日の緊急連絡先

1.件名

初めに件名の記載をしましょう。候補者は複数の企業に応募している可能性が高いため、件名だけで理解できるようにしておくことが重要です。そのため、簡潔に要件が伝わる文を意識しましょう。例文は以下の通りです。

また、応募者へ複数の企業からの案内メールが来ていることを考え、「【株式会社〇〇】」のように、会社名を入れておくのもおすすめです。

2.宛名

次に、ビジネスメールと同様に宛名の記載が必要です。宛名は一斉送信を行う場合と一人ずつ送信をする場合で異なります。ここでは、新卒採用を例に紹介します。

宛名を書く際に最も注意したいのが誤字脱字です。特に名前の表記ミスなどは、信用度が落ち、企業全体の印象が低下するため、よく確認するようにしましょう。

冒頭のあいさつ

冒頭のあいさつには、自己紹介と応募者への感謝の気持ち、面接案内の要件をまとめましょう。また、二次面接案内メールの場合には、一次通過の連絡も書き始めに行いましょう。本文の書き始めや一次通過連絡の例文は以下の通りです。

【自己紹介】

【選考への参加に対するお礼の言葉】

【一次通過の連絡】

3.本文

本文では、日時、面接場所、持ち物について記載しましょう。要点を押さえた簡潔な文章にすることを意識しましょう。

【面接日時】

面接の日程調整を行う場合は、複数の候補日を挙げましょう。また、箇条書きにすることで、より見やすくなります。さらに、挙げた候補日に都合がつかない場合も考慮し、「上記の日程がご都合が合わない場合は、他のご希望日時もお伺いします。」などの文章を最後に添えておくようにしましょう。

【面接場所】

面接場所の記載は、オンラインと対面で記載する内容が異なります。以下の例のように、対面での面接の場合は、住所や「〇〇株式会社　本社」などの記載をしましょう。

一方、オンライン面接では、面接を行うツールや面接に使用するURLが必要なため、リンクを必ず添付しておくようにしましょう。また、ツールのダウンロードや登録作業など、応募者が事前に準備する必要があるため、なるべく早く連絡できるようにしましょう。例文は以下の通りです。

【持ち物】

持ち物は、端的に書きましょう。量がある場合は、箇条書きなどで記載することでより見やすく、理解してもらいやすくなります。

4.受付案内、面接時の注意事項

対面の場合は、応募者が来社した際の受付案内について連絡しましょう。また、オンラインの場合は、面接時の注意事項について連絡します。

【対面の場合】

応募者が来社した際にどのようにして受付案内を行うのかをメールに記載します。受付係がいる際は、以下のような文章を記載しましょう。

また、受付に電話機が設置されている場合は、以下のような内容を記載しましょう。

【オンラインの場合】

オンラインでの面接を行う場合には、面接会場として使用するURLを添付しましょう。また、注意事項としては、インターネットの回線が安定した場所で行うことやマイク・スピーカーの事前チェックをしておくことについて、記載するのが親切です。

また、同じURLを使用して、異なる応募者と順番に面接を行っていく場合には、前の回の応募者の面接時に次の応募者が入室してこないように以下のような文章を記載しましょう。

5.採用担当者名・問い合わせ先

応募者が面接日程の変更やその他の問い合わせを行えるように、採用担当者名と先を記問い合わせ先を記載しましょう。

6.当日の緊急連絡先

当日の何らかのトラブルがあった際に、応募者が連絡するための緊急連絡先を記載します。緊急連絡先には、つながりやすく、事情を把握している担当者の番号を記載しましょう。

案内メールで気を付けたいポイント

案内メールで気を付けたいポイントはいくつかあります。ここでは、以下の2つについて

詳しく紹介します。

• 応募後24時間以内に送る
• 早朝や深夜の時間帯での送信は避ける

1.応募後24時間以内に送る

案内メールは、応募後24時間以内に送ることが重要です。応募から案内メールの送信までに間隔が空いている場合、応募者が応募したことを忘れてしまったり、他者の求人の選考へ進んでしまっている可能性があります。また、あまりにも案内に時間を要する場合には、入社意欲を削がれ、応募そのものを辞退されてしまう可能性があります。

そのため、応募後24時間以内に案内メールを送ることを心がけ、応募者の入社意欲が高い状態で選考へ進んでもらえるようにしましょう。

2.早朝や深夜の時間帯での送信は避ける

言うまでもありませんが、早朝や深夜の時間帯での送信は避けましょう。早朝や深夜に案内メールを送ることは、応募者に迷惑に思われてしまうため、NGです。

また、企業に対する信頼にも影響することが考えられるため、勤務時間内に送ることを基本としましょう。特に、21時以降を避けるのがおすすめです。

面接案内でのトラブルを避けるためのポイント

面接案内では、トラブルを避けるためにいくつかのポイントをおさえておくことが重要です。ここでは、以下の3つについて詳しく解説します。

• 候補日は複数提示する
• わかりやすい件名を心がける
• 面接の数日前にリマインドのメールを送る

1.候補日は複数提示する

候補日を複数提示することがトラブルを避けるために重要です。面接案内メールで面接の日程調整を行う際は、候補日を3～5つほど提示しましょう。

候補日を複数提示することで、応募者が日程調整を行いやすくなるため、スムーズに面接のスケジュールを決定することができます。また、応募者が自分の都合に合わせて選べる選択肢を提供することで、面接の日程が一方的に決定されるのではなく、双方の都合を反映した調整が可能となります。これにより、面接のキャンセルや再調整の手間が減り、トラブルを最小限に抑えることができます。

2.わかりやすい件名にする

トラブルを防ぐためには、わかりやすい件名にしておくことが重要です。応募者の中には、複数の企業に応募をしている人もいるため、以下のように内容がすぐに理解できる件名にしておくことがポイントです。

例1：「【〇〇株式会社】二次面接のご案内」

例2：「【株式会社〇〇】〇月〇日の面接に関するご確認」

上記のように、社名や面接日程、応募した求人の名前などを件名にすることで、本文の内容について理解してもらうようにしましょう。

3.面接の数日前にリマインドのメールを送る

面接の数日前にリマインドのメールを送ることも、トラブルを防ぐうえで重要です。応募者は複数の企業との面接を組んでいる可能性があるため、自社の面接日時を忘れてしまうことも考えられます。

そのため、面接の1週間や前日にリマインドメールを送ることで、自社の面接日程について思い出してもらいましょう。面接辞退や当日キャンセルなどのトラブルを防ぐうえで、リマインドメールは重要です。

案内メールのテンプレート

ここでは、案内メールのテンプレートを紹介します。

1.面接の日程調整を行うメール

面接の日程調整を行う場合は、以下の例文のように、複数の候補日を挙げましょう。また、箇条書きにすることで、より見やすくなります。さらに、挙げた候補日に都合がつかない場合も考慮し、「上記の日程がご都合が合わない場合は、他のご希望日時もお伺いします。

」などの文章を最後に添えておくようにしましょう。

2.面接の日程を再度調整するメール

面接の日程を再度調整する場合、それぞれのテンプレートは以下の通りです。

【企業側からの変更する場合】

【応募者側から変更依頼があった場合】

3.確定した面接日をお知らせするメール

4.リマインドメール

【面接案内メール チェックリスト】

以下は、面接案内メールの作成ポイントをチェックリスト化したものです。案内メール作成時に参考にしてください。

1. 件名

• 会社名を明記している
• 面接の目的や日程が分かる内容になっている

2. 宛名

• 個別送信の場合は、応募者の大学名、学部名、学科名、氏名、敬称を正確に記載
• 一斉送信の場合は、「学生の皆様」、「皆様」などの表記を使用している

3. 冒頭のあいさつ

• 自己紹介が明確である（例: 「お世話になっております。〇〇株式会社の人事部、採用担当の□□です。」）
• 応募者への感謝の言葉が含まれている（例: 「この度は、当社の採用プロセスにご応募いただき、心より感謝申し上げます。」）
• 一次通過の連絡がある場合、明確に記載している（例: 「選考の結果、〇〇様には次のステップとして二次面接にお進みいただきたく、ご案内申し上げます。」）

4. 本文

• 面接日時
  • 複数の候補日を挙げている
  • 「上記の日程がご都合が合わない場合は、他のご希望日時もお伺いします。」と記載している
  
  


• 面接場所
  
  • 対面の場合、住所と会場名を明記
  • オンラインの場合、URLやミーティングID、パスワードを記載
  
  


• 持ち物
  
  • 必要な持ち物を箇条書きで記載している
  
  

5. 受付案内、面接時の注意事項

• 対面の場合
  • 受付方法を明確に記載（例: 受付係に名前を伝える、内線番号の説明）
  
  


• オンラインの場合
  
  • インターネット回線やマイク・スピーカーの確認を促す注意事項を記載
  
  

6. 採用担当者名・問い合わせ先

• 採用担当者の名前を明記している
• 連絡先電話番号とメールアドレスを記載している

7. 当日の緊急連絡先

• 緊急連絡先の電話番号を記載

8. 送信タイミング

• 応募後24時間以内に送信している
• 早朝や深夜の時間帯での送信を避けている

9. 面接日程のリマインド

• 面接の1週間や前日にリマインドメールを送信している

【採用業務は従量課金制の株式会社Crowd Mooveがおすすめ】

出典：株式会社Crowd Moove

弊社Crowd Mooveでは、多くの支援実績から得たノウハウを活かし、ダイレクトリクルーティングのスカウト送信や求人票の作成・更新などの採用業務の依頼を受け付けています。また、面接までの工程を丸々依頼することもできます。依頼から1〜3営業日以内に着手可能で、専属のアシスタントが付き、6時間以内に返信を徹底などのスピード対応をしています。さらに、メール送信などの業務は自社内のスタッフが行うため、作業の少ないコアな業務から作業の多い業務まで委託可能です。

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まとめ

ここまで、累計数百社の採用業務を支援してきた弊社CrowdMooveの視点から、面接案内メールに記載するべき内容や流れ、気を付けたいポイント、トラブルを避ける方法について詳しく紹介してきました。面接案内メールでも好印象に思ってもらうために、本記事の内容を参考にしてメール作成を行いましょう。