#請求書代行サービス10選｜依頼できる業務内容や適切な業者選定のポイントまでを紹介

リンクをコピーしました

ブログ

No tags

請求書代行サービス10選｜依頼できる業務内容や適切な業者選定のポイントまでを紹介

投稿日：2024.11.06(水)

更新日：2024.11.06(水)

リンクをコピーしました

「請求業務の負担を軽減したい」

「請求代行サービスの内容や費用相場を知りたい」

請求業務はやるべきことが多く、負担が大きい仕事です。加えて、請求処理にミスがあった場合には、取引先からの信頼を損ねてしまったり、大きなトラブルにつながる可能性が大きいです。そのため、上記のような悩みを持ち、「請求業務の代行を依頼したい」と考える企業も多いのではないでしょうか。

本記事では、累計数百社のバックオフィス業務を支援してきた弊社Crowd Mooveの視点から請求代行サービスの概要や導入のメリット、注意点、選定のポイントまで細かく解説します。また、後半にはサービスの導入事例や代行先の選定チェックリスト、おすすめの代行先なども紹介しているため、代行先を選定する際の参考にしてください。

請求代行サービスとは

請求代行サービスとは、個人事業主や企業が行う売掛金回収に関する業務を代行するサービスのことを指します。後ほど詳しく紹介しますが、具体的な作業は主に以下の通りです。

請求書の作成と発送
入金確認
未払金の管理と催促

請求業務は、主に社内の経理部門が担当します。企業によっては、営業担当者が自分で請求業務を行うこともあります。特に、月末や月初は業務が集中するため、担当者の業務負担が増加してしまいます。

しかし、請求代行サービスでは、これらの負担を軽減させることができ、担当者の業務効率の向上を図ることができます。また、請求書の発行・発送だけでなく、代金の回収や入金の確認まで代行してくれるサービスもあります。

請求代行サービスの種類

請求代行サービスにはいくつかの種類があります。具体的には、主に以下の6つです。

オンプレミス型
クラウド型
汎用データ連携型
専用プリンタ/POSレジ連携型
APls連携型

1.オンプレミス型

オンプレミス型は、請求代行サービスで使用するシステムやソフトウェアを自社のサーバーやコンピューターに導入する形式を指します。

自社でシステムを管理する必要があるため、クラウド型と比べて自由度が高いことがメリットとして挙げられます。特に、大量のデータを扱う場合などにおすすめの方法です。一方、導入コストや管理する手間がかかってしまうことは、デメリットだと言えるでしょう。

2.クラウド型

クラウド型はインターネットを経由して、サービスを利用する形式を指します。

請求業務に必要なシステムなどは、提供会社が管理・運用するため、自社での設備投資や保守の必要がないことがメリットとして挙げられます。また、場所に縛られずにアクセス可能なことや導入コストを抑えられることが特徴です。

3.汎用データ連携型

汎用データ連携型は、自社の業務システムから売上データや顧客情報を汎用的なデータ形式（CSVやXMLなど）で連携できる形式を指します。

この仕組みにより、さまざまなシステムとの接続が可能で、多様な業種での利用ができることがメリットとして挙げられます。一方、データ形式の変換や調整が必要となるため、一定のシステム対応力が求められることはデメリットだと言えます。

4.専用プリンタ/POSレジ連携型

その名の通り、専用プリンタやPOSレジと直接連携する形式を指します。

この形式では、売上データを自動的に取り込み、請求書の発行や入金管理を行います。特に、小売業や飲食業など、POSレジを活用する業種におすすめです。専用機器の導入が必要なことがデメリットとして挙げられますが、業務の自動化と効率化が実現できる方法でもあります。

5.APls連携型

APls連携型は、自社の業務システムと請求代行サービスをAPI（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）で連携する形式を指します。

この方法では、リアルタイムでデータをやり取りでき、自動化や効率化が非常に高いのが特徴です。ただし、APIの開発や運用には一定のシステム開発スキルが求められます。

請求代行サービスに依頼できる業務

請求代行サービスに依頼できる業務は主に以下の4つです。順番に確認していきましょう。

請求書の作成
入金管理
代金の回収
支払催促
与信管理

1.請求書の作成

請求代行サービスでは、請求書の作成が可能です。請求書の作成・発行業務では、取引先ごとに請求額を確定したうえで請求書を作成し、郵便やメール、クラウドシステムなどを利用して送付します。

請求代行サービスの主な業務は、委託元から必要なデータを受け取り、そのデータに基づいて請求書を作成することです。取引先によって請求書のフォーマットが異なる場合もありますが、多くの代行サービスでは、それぞれの体裁に応じた請求書の作成が可能です。また、請求書の送付方法についても、郵送やPDFファイルを添付したメール送信など、さまざまな選択肢に対応していることが一般的です。

2.入金管理

請求代行サービスの中には、入金確認の業務が含まれることがあります。入金が確認されると、指定された期日に回収代金が振り込まれ、取引先の請求状況も適切に管理されます。

自社で請求業務を行う際には、入金確認後に売掛金データを消去する消込作業が必要ですが、この業務も請求代行サービスに委託することが可能です。

3.代金の回収

代金回収を代行し、未回収が発生した場合にはその全額を保証するサービスを提供している請求代行サービスもあります。このようなサービスを利用することで、取引先が倒産したり、何らかの理由で代金が回収できなくなった場合でも、予定されていた入金が手元に入るため、安心してサービスを受けることができます。

特に、経済状況が不安定な現代においては、こうしたリスクヘッジが重要です。請求代行サービスを活用することで、企業は不測の事態に備えながら、業務に集中することができます。

4.支払催促

支払期日が過ぎても買い手企業から代金の入金がない場合、その取引先に対して督促の連絡を行う必要がありますが、請求代行サービスではこれらの業務も代行してくれます。

入金の催促や督促は、担当者にとって精神的な負担が大きい業務となりがちですが、こうした作業を代行サービスに委託することで、従業員のストレスを大幅に軽減することが可能です。代行サービスを利用することで、企業は本来の業務に集中することができます。

5.与信管理

請求代行サービスでは、与信管理を行うことも可能です。取引先との間で取引額が増大する場面では、取引先の支払能力を調べる必要がありますが、与信審査には手間がかかります。

しかし、請求代行サービスの中には、企業へ与信審査や管理、反社チェックなどの業務を行ってくれる会社もあるため、それらの負担を軽減することができます。また、与信審査は取引先との信用問題にもかかわる作業であるため、第三者に委託することで、担当者のストレスを軽減することにもつながります。

請求代行サービスの費用相場

請求代行サービスの利用にかかる費用は、主に以下の4つです。

導入費用
月額料金
請求書発行費用
手数料

また、それぞれの費用相場は以下の通りです。

費用	相場
初期費用	ほとんどのサービスにおいて無料
月額費用	無料～3万円程度
請求書発行費用	1発行につき100円～200円 ※振込手数料が400円程度発生する場合もある
手数料	1請求書あたり0.5%～3.5%程度

ほとんどの請求代行サービスでは初期費用がかからないのが一般的です。しかし、月額料金や手数料はサービスによって異なります。たとえば、月額料金が発生する代わりに手数料が低いサービスもあれば、月額料金が無料で手数料率が高めのサービスも存在します。

特に、請求代行サービスの手数料は、代金の未回収リスクに応じて上下します。未回収リスクが高い取引案件の場合は、手数料が高くなる傾向があり、信用度が高い取引案件の場合には手数料が安く設定される傾向があります。そのため、手数料だけでなく、委託できる業務内容や実績なども踏まえて、自社にあったサービスを選ぶことが重要です。

自社に適したサービスの選定方法は後ほど詳しく紹介します。

請求代行サービスを活用するメリット

請求代行サービスを利用するメリットはいくつか挙げられます。ここでは、以下の3つについて詳しく紹介します。

質の高い業務が期待できる
コア業務に注力できる
未回収のリスクを抑えられる

1.質の高い業務が期待できる

請求代行サービスを利用するメリットとして、質の高い業務を期待できることが挙げられます。請求関係の業務は複雑な作業も多く、金額を誤って記入してしまったり、支払処理に問題が発生する可能性もあります。特に、金銭面でのミスは顧客の信頼を損ねてしまうことや、法的問題へ発展する可能性もあるため、多くの企業が避けたいと考えるでしょう。

一方で、請求代行サービスは、専門のプロフェッショナルが請求業務を担当するため、ミスを減らし、迅速かつ正確な処理が可能です。また、最新の技術やシステムを活用しているため、請求書の発行から管理まで一貫して高品質なサービスを受けることができます。さらに、請求業務の質を上げながら、経理担当者にかかる精神的負担を軽減できるため、企業にとっては大きなメリットだと言えます。

2.コア業務に注力できる

コア業務に注力できることも、請求代行サービスを利用するメリットとして挙げられます。冒頭でも言及した通り、多くの場合、月末や月初は請求業務担当者の負担が増えてしまいます。その場合、本来注力したい業務へ十分な時間が割けないことや、負担の増加によってパフォーマンスの低下を引き起こされることが考えられます。

しかし、請求代行サービスへ依頼することにより、業務の質を保ちながら担当者の負担を軽減することができます。その結果、コア業務へリソースを割くことができるため、企業の生産性の向上なども図ることができます。

3.未回収のリスクを抑えられる

請求代行サービスを利用するメリットの1つとして、未回収のリスクを抑えられることも挙げられます。企業にとって、未回収のリスクがあることは、さまざまな面で悪影響があるため、避けたい要素です。具体的には以下のような影響があります。

未回収債権の処理にリソースを割かなくてはいけない
キャッシュフローが悪化する
顧客の新規開拓が難しくなる

しかし、請求代行サービスを活用することで、未入金者のチェックが簡単になり、入金管理の負担を軽減させることができます。また、請求代行サービスの中には、回収情報を一覧表に反映し、口座振替ができなかった場合に請求書を自動で送付してくれるサービスや、未回収金の保証がついたサービスなどもあります。

請求代行サービスの注意点

請求代行サービスの注意点はいくつか挙げられます。ここでは、以下の2つについて詳しく解説します。

自社にノウハウが蓄積されない
サービスの導入に手間がかかる

1.自社にノウハウが蓄積されない

請求代行サービスの注意点として、自社にノウハウが蓄積されないことが挙げられます。請求代行サービスを利用する際には、業務プロセスや顧客情報の管理に関する知識が社内に蓄積されず、長期的には自社の能力向上に繋がらない可能性があります。また、外部に依存することで、請求業務の流れやトラブル対応の経験が得られず、社内でのスキル向上や問題解決能力が不足する恐れもあります。

そのため、すべての作業を任せるのではなく、一部の作業のみ代行してもらうことや、引継ぎ資料を事前に作成してもらうことなどの事前の対策が重要です。代行先との情報共有を定期的に行い、代行業者に依存しないようにしましょう。

2.サービスの導入に手間がかかる

請求代行サービスを利用する際には、サービス導入に手間がかかることを留意しておきましょう。たとえば、請求代行の種類によっては自社でシステムを管理する必要があるため、導入にも手間がかかる場合があります。また、請求代行サービスを利用するための「新しい運用ルール」が必要になるため、社内で周知してもらう必要などがあります。

そのため、従業員へサービスの内容を理解してもらい、ルールに沿って運用できるように育成することが重要です。また、社内でサービス利用についての質問の場を設けることや、社内セミナーを実施することなどにより、担当者の不満をなくせるようにしましょう。

請求代行サービスの選定方法

請求代行サービスの選定時に抑えておきたいポイントはいくつかあります。ここでは、以下の3つについて詳しく紹介します。

対応範囲が自社の希望と合っているか
未回収リスクに対応しているか
幅広い決済委手法に対応しているか

1.対応範囲が自社の希望と合っているか

請求代行サービスを選定する際には、対応範囲が自社の希望と合っているかを事前に確認しておくようにしましょう。代行先によって、請求・徴収管理や回収業務が行えるかどうかは異なります。また、得意とする業務などの特徴も企業ごとに異なるため、事前に確認しておく必要があります。そのため、まずは自社が依頼したい業務内容について明確にすることが重要です。

たとえば、請求書の作成、送付、入金確認、未収金の督促など、具体的にどの業務を代行してほしいのかをリストアップしておくと良いでしょう。それらの内容をもとに、特定の業界や業務に特化した経験を持つ代行サービスを選ぶことで、よりスムーズな業務運営が期待できます。また、サービス提供者の過去の実績や顧客レビューを参考にすることで、信頼性や適合性を判断するようにしましょう。

2.未回収リスクに対応しているのか

未回収リスクに対する対応方法も、請求代行サービスを選定する際に確認しておきたい項目です。請求代行サービスによっては、未回収に対する保証がない場合や保証の範囲が限られている場合があります。一方で、請求ごとの収納状況を一覧で確認でき、口座振替ができなかった場合には自動で請求書を送付してくれるサービスも存在します。

そのため、「未回収リスクのどの部分に重きを置くのか」を明確にし、それに応じたサービスを選ぶことが重要です。自社のニーズやリスクに適したサービスを選ぶことで、請求業務の効率化とリスク管理を同時に実現でき、企業の成長に役立てることができます。