【採用担当者向け】採用メールのチェックポイントと便利な例文を紹介

投稿日：2024.10.17(木)

更新日：2024.10.28(月)

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会社の成長を支えるのは、人材です。

そのため、採用業務はどの企業も力を入れて行っている業務ではないでしょうか。その採用業務で欠かせない工程は候補者とのメール対応です。どの工程の間にも必ずと言っていいほど、メールでの対応が関連します。以下では、その流れを図で表しました。

採用業務でメールを活用する目的

採用業務でメールを活用することで、様々なメリットがあります。以下では、採用業務でメールを活用する理由について解説します。

• 未返信や辞退者を減らす
• 確定した情報をいち早く候補者に知らせる

未返信や辞退者を減らす

採用行程にメールを活用することで、未返信や辞退者を減らすことができます。

メールは候補者と担当者どちらにもメリットがあり、忙しい時でも、あとで情報を確認することができます。その結果、重要な情報などを見落とすリスクが軽減されます。

また、候補者が面接や説明会の情報をタイムリーに受け取れるといったメリットもあります。電話対応などでは、何度も出ることができない時間帯にかかってくるなどすると、候補者は鬱陶しさを感じて、関心が薄れていきます。

メールで適度にリマインドすることで、候補者に適切な情報と適切な提供ができるため、関心と興味が離れていくこともなくなり、辞退者を減らすことができます。

確定した情報をいち早く候補者に知らせる

メールを使用することで、面接の日程や場所、必要な書類などの重要な情報を迅速に共有できます。

また、変更が生じた場合にもすぐに通知できるため、候補者を混乱させること無く、採用活動に集中させることができます。文面でのやり取りなので、お互いが確認を怠らなければ、情報伝達の齟齬をほとんど失くすことができます。

採用メール作成のポイント

採用メールは、候補者と企業をつなぐ手段であり、企業の印象に直結します。よって、メールでの間違いや誤字脱字などで、企業への信頼感が失われ、辞退に繋がってしまう可能性があります。そこで、以下にメールを作成するポイントについて解説します。

• 基本情報の記載を忘れずに
• どんな要件かすぐにわかる件名を意識
• 誤字脱字はないか
• 内容に間違いはないか
• 読みやすさを重視

基本情報の記載を忘れずに

基本情報の記載を忘れないようにしましょう。基本情報が記載されていないと、どこの誰かもわからない企業から連絡がきたとなり、その時点で、候補者に見放されてしまいます。

以下に、必ず記載するべき項目を挙げます。

• 候補者の名前
• 採用担当者の名前
• 件名
• あいさつ・お礼
• 伝えたい内容（日程・場所・持ち物は箇条書きで、問い合わせについてなど）
• お礼
• 署名

どんな要件かすぐにわかる件名を意識

メールの件名はどんな要件かが一目でわかるように意識しましょう。

就活中の候補者は、企業説明会の案内メールや、面接日程調整メール、就活サイトからのメールなどたくさんの媒体からのメールが毎日のように届きます。その結果、重要なメールが埋もれてしまうといった可能性があります。

例えば、【書類選考結果と面接のご案内◆株式会社〇〇〇〇】のように、どの企業からなんの情報が送られてきているのかが一目でわかるような件名で送信しましょう。

誤字脱字はないか

メールを作成したら、誤字脱字はないかのチェックを行いましょう。

企業からのメールは候補者と企業をつなぐ手段であり、企業の顔とも言える媒体です。メールの文章に誤字脱字が見られた場合、この企業は、「採用をきちんと行っていない」もしくは、「自分に興味がないのか」と候補者に思われてしまいます。

テンプレートを活用するなどして、誤字脱字が発生しないような対処方法が必要です。

内容に間違いはないか

候補者に届くメールの内容に間違いがあった場合、候補者は企業に不信感を抱きます。

日程や場所を間違って送ってしまい、企業が気付かずに当日を迎えてしまった場合、その時点で、その候補者から二度と連絡がくることはないでしょう。

また、日程や場所などが変更になった場合も、確定次第すぐに情報を伝達しましょう。変更日程ギリギリで送ってしまうと、候補者情報が当日までに確認できていないなどの問題が発生してしまいます。そういった場合でも、候補者側は、情報が違うと不信感を抱きます。

読みやすさを重視

メールは伝えたい内容を端的にわかりやすく伝えることが重要です。

例えば、日程、場所、持ち物は全て箇条書きで記載しましょう。

問い合わせに関しての返答メールは、候補者がどの問い合わせの回答メールなのかがわかるように、候補者からの質問を必ず記載しましょう。

【シチュエーション別】メール例文紹介

以下に、それぞれの採用工数の場面で必要となるメールの例文を紹介します。

応募

一次面接調整のメール

面接調整の際は、相手に確実に面接日程候補日を伝えるように、箇条書きなどでわかりやすく表記しましょう。

一次面接

一次面接合格＋二次面接調整のメール

面接合格を知らせるメールは、合格だということがわかるように、メールを作成しましょoう。

例としては、件名に、「選考結果」ではなく、「合格」と表記しましょう。また、メール文章中に、【合格】とわかりやすく表記することも1つです。

二次面接

二次面接合格＋三次面接調整のメール

上記の一次面接合格メールと同様に、日時、場所をわかりやすく記載する。

最終面接

合格メール

一次面接合格メールと同様に、件名に「合格」という言葉を入れましょう。件名に合格を入れることで、候補者の見落としを減らすことができます。

不合格メール

不合格の場合、相手に不快感を与えないような文章を作成しましょう。

内定承諾

内定承諾時の入社案内メール

内定承諾が完了した場合、場所、入社日など必ずわかりやすく記載しましょう。

内定辞退

内定辞退への返信メール

内定辞退の連絡が来た場合でも、必ず丁寧な対応をしましょう。

選考辞退

選考辞退への返信メール

選考辞退の場合でも、丁寧な対応を心がけましょう。

インターンシップ

インターンシップ合格メール

他のメールに埋もれないように、合格ということがわかる件名にしましょう。

メールで対応する際のポイント

採用業務でメールを活用する際に、注意するべきポイントがいくつかあります。以下にポイントについて解説します。

• 応募者からのメールは迅速に対応する
• リマインドメールを必ず送信する
• なるべく平日の日中に送信する

応募者からのメールは迅速に対応する

応募者からのメールには迅速に対応しましょう。

問い合わせや、面接日程調整に迅速に対応することは、候補者に「きちんと自分のことを考えてくれているんだ」と候補者の信頼感を築くことができます。また、候補者が自社に高い興味と関心を持っている間に返信することで、他社への流出を防ぐことができます。

他にも、メール対応を迅速にすることで、採用プロセスをスムーズに行うことができます。

他の業務で手が回らない場合は、一次回答をしておくことで、確認はしている旨を候補者に伝えることができます。その時間さえ無い場合、一次回答のメールを自動化、アウトソーシングするなどの解決方法があります。

リマインドメールを必ず送信する

説明会や面接の前には必ずリマインドメールを送信しましょう。リマインドメールを送信することで、重要な情報と予定を再確認させることができます。それにより、選考辞退者を減らすことに繋がります。

リマインドメールは、面接日時の2〜3日前、書類選考の1週間前がベストです。それぞれに適したタイミングで送ることが重要です。

なるべく平日の日中に送信する

メールは応募者がメールを受け取りやすい時間に送信することが重要です。よって、平日の日中、特に午前9時〜午後5時までがおすすめです。

多くの人がメールを日中に確認するため、上記の時間に送信することがおすすめです。また、仕事の勤務時間中にメールを送信することで、候補者に安心感を抱かせることができます。

例えば、休日であったり、メールが20時ごろに送られてくると「この会社はこんな時間、休日まで働いているんだ」とブラック企業ではないのかといった印象を与えてしまいます。

メールを日中に送ることが難しいなどという場合は、メールの送信スケジュールをあらかじめ設定して、平日の日中に送るようにしましょう。

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引用：株式会社Crowd Moove

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もちろん、採用業務もアウトソーシング可能です。採用業務では、求人媒体の選考から、書類選考、面接までの全てをアウトソーシングできます。もちろん、メール返信業務のみのアウトソーシングも可能ですので、必要な業務を必要な分だけアウトソーシングできるため、コストの軽減も可能になります。

また、どんな業務でも一律1時間2,200円でアウトソーシングすることができ、専属PＭが一気通貫して担当します。

もし採用業務でお困りのことがあれば、お気軽にご相談ください。

まとめ

本記事では、採用担当者向けに、採用メールの書き方・注意点を例文と共に紹介しました。

メールの内容によって、候補者の企業への印象は左右されます。メールのテンプレートをあらかじめ用意しておくことで、誤字脱字、情報不足などのリスクを減らすことができます。

テンプレートを活用することで、採用業務負担を大幅に軽減することができます。しかし、それでも、時間が足りないという場合は、メールの自動化や、アウトソーシングを活用することで候補者からのメールにすぐに対応することができます。

自社の悩みを明確にして、自社に合った対処法を実践してください。