【ChatGPTで問題作成】部下育成で業務マニュアルの確認テストを自動作成する方法

投稿日：2024.10.21(月)

更新日：2024.10.28(月)

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新人の業務理解を確認テストで可視化・理解促進

新しく参画したメンバーへの教育については、スタートアップが頭を悩ませるテーマのひとつです。

マニュアルを渡しても、「マニュアル通りにできていない」といった問題も、入社直後であれば、とくに起こりやすいのではないでしょうか。

当社（株式会社Crowed Moove）は、スタートアップ専門の業務アウトソーシング（BPO）を強みとする会社ですが、お客様企業の支援を通じて、そうした実態を目の当たりにしてきました。

特にカスタマーサポートや採用のような領域だと、ただマニュアルを読んだだけでは実行が難しい側面もあり、新メンバー側の問題だけではなく、理解が定着しているかのテストを実施するなど、仕組みで解決する必要があります。

しかしながら、研修・オンボーディング担当者も多くのタスクを抱えているはずで、イチから問題文を作成するのはかなり時間も工数もかかるはずです。

近年活用が進んでいる生成AI：ChatGPTを活用することで、実際に問題制作にかかる時間を55％削減することができます。

当社での支援事例を交えて、問題文の作成方法をご紹介します。

テスト作成は、たったの3ステップで完了します！

①業務内容を文章化する

②プロンプトに沿ってChatGPTに文章を入力し、問題文を作成する

③問題文をGoogleフォームに入力し、確認テストを作成する

ChatGPTの問題作成プロンプト

ここで、ChatGPTに問題文を作成させるプロンプトをご紹介します！

・問題形式は●にしてください。【[4択式/正誤判定/数値入力/穴埋め選択/穴埋め記述/短文記述/長文記述]などから選ぶ】

#命令文

以下の#入力条件に沿って、#インプット情報に記載の業務内容について、指定の問題形式に従った問題、正解、解説を問題ごとに作成してください。

#入力条件

・問題数は全●問にしてください。【数字を入力】

・難易度は●にしてください。【[簡単/普通/難しい]などから選ぶ】

・#インプット情報の「●●●」に関する問題は必ず問題に含めるようにしてください【問題に含めてほしい#インプット情報の箇所を簡潔に記入】

・インプット情報の階層的番号の正誤を問わない

・問題文・選択肢にインプット情報の階層的番号は記載しない

#インプット情報

●●●●●●●●●

業務内容やマニュアルの文章を貼り付け・入力（ある程度整理されていなくても作成が可能）

業務マニュアルを文章化する

ChatGPTを正確に活用して問題文を作成するためには、雑でも良いので業務マニュアルを文章化しましょう。

ChatGPTは画像や図を処理できないため、業務マニュアル全体を文章に変換する必要があるのです。

業務量によりますが、少ないタスクであれば10分ほどで、業務量が多くても1時間以内にすべての業務マニュアルを文章化することを目指します。

具体的な手順は以下の通りです。

1. 業務マニュアル内の画像を取り除く。
   これにより、ChatGPTがテキスト情報のみを処理できます。
2.  必要に応じて画像内の情報を文章に変換する。
   これにより、ChatGPTが正確かつ効果的に情報を理解し、テスト問題を生成できます。

この2つのステップを経て、ChatGPTが業務マニュアルから的確な情報を抽出し、テスト問題の作成がスムーズに行えます。

ここまでを実際にやってみました。

改めてステップを確認しましょう

1. 業務マニュアル内の画像を取り除く。
2. 必要に応じて画像内の情報を文章に変換する。

この流れに沿って、業務マニュアルを文章化してみました。

1. マニュアル内の画像を取り除く。

ここでは、緑枠の画像を削除します。

1. 必要があれば、画像内の情報を文章に変換する

ステップ1で削除した画像は、「アンケートタイトルとシート名が一致しているかを確認する」ということを表しているため、その旨を文章で記入します。

同様にして、業務マニュアル内全ての図や画像を削除し、業務マニュアルの文章化を行いました！

完成版は、このようになりました。

業務マニュアル: データ入力

セクション1: 導入

1.1 マニュアルの目的

紙のアンケートデータを正確かつ効率的にExcelに入力するための手順を提供する。

セクション2: アンケートデータ入力の手順

2.1 Excelファイルの開始

2.1.1 アンケートデータ入力用のExcelファイルを開く。

2.2 シートの選択

2.2.1 対象となるシートを選択する。この際、アンケートタイトルとシート名が一致していることを確認する。

2.3 アンケート情報の入力

2.3.1 アンケートから提供された情報を適切なセルに入力する。

2.3.2 フォーマットガイドに基づいてデータを正確に入力する。

2.4 必須項目の確認

2.4.1 必須のデータ項目が入力されているか確認する。

セクション3: エラーチェックと修正

3.1 データの整合性確認

3.1.1 入力されたデータが正確であるか確認する。

3.2 エラーの修正

3.2.1 エラーがあれば、詳細なエラーメッセージに基づいて修正を行う。

セクション4: データ保存と報告

4.1 Excelファイルの保存

4.1.1 データ入力が完了したらExcelファイルを保存する。

4.2 データ報告

4.2.1 必要に応じて、上司や関係者にデータ報告を行う。

セクション5: よくあるトラブルシューティング

5.1 セルの書式エラー:

トラブル: セルに誤った書式が適用されている。

対処法:

• 正しい書式を適用する。データの性質に応じて適切なセル書式を選択する。
• 必要に応じて、誤った書式が適用されたセルを選択し、”書式クリア”オプションを使用してクリアする。その後、正しいデータを入力する。

5.2 誤ったシートが選択されている:

トラブル: データを誤って別のシートに入力してしまった。

対処法:

• データが誤ったシートに入力されている場合、正しいシートに移動し、誤ったデータをコピーして正しいシートに貼り付ける。

5.3 重複データの入力:

トラブル: 同じデータが重複して入力されてしまった。

対処法:

• 重複しているデータを特定する。フィルタリングや条件付き書式を使用して確認する。
• 重複しているデータを削除するか、正しいデータで置き換える。必要に応じて、データの一意性を確保する。

問題作成プロンプトに沿って記入する

業務マニュアルの文章化が終わったら、業務マニュアル確認テストの問題文をChatGPTで作成していきましょう！

下記のプロンプトに沿って、入力が必要な各項目について簡単に説明します。

#命令文

以下の#入力条件に沿って、#インプット情報に記載の業務内容について、指定の問題形式に従った問題、正解、解説を問題ごとに作成してください。

#入力条件

・問題形式は●にしてください。【[4択式/正誤判定/数値入力/穴埋め選択/穴埋め記述/短文記述/長文記述]などから選ぶ】

・問題数は全●問にしてください。【数字を入力】

・難易度は●にしてください。【[簡単/普通/難しい]などから選ぶ】

・#インプット情報の「●●●」に関する問題は必ず問題に含めるようにしてください【問題に含めてほしい#インプット情報の箇所を簡潔に記入】

・インプット情報の階層的番号の正誤を問わない

・問題文・選択肢にインプット情報の階層的番号は記載しない

#インプット情報

●●●●●●●●●

業務内容やマニュアルの文章を貼り付け・入力（ある程度整理されていなくても作成が可能）

問題形式の指定

問題形式は、さまざまな種類があります。

ここでは、4択式、穴埋め記述、短文記述に絞って詳しい形式を説明します。

4択式の場合は、4つの選択肢から正しいものを選ぶ回答形式です。例えば、次のような問題が4択式に該当します。

質問: 太陽系で最も大きな惑星は次のうちどれですか？

a) 地球
b) 木星
c) 金星
d) 火星

穴埋め記述は、文中の空欄に具体的な言葉やフレーズを記述する形式です。例えば、次のような問題です。

質問: 昨日の天気は_ _ _ _でした。

回答: 晴れ

短文記述は、与えられたテーマや質問に対して、短い文章で回答する形式です。

例えば、次のような問題が短文記述に当たります。

あなたの趣味や特技について教えてください。短く簡潔に、なぜそれがあなたにとって重要なのかも教えてください。

回答例:

私の趣味は写真撮影です。日常の美しさや特別な瞬間を捉えることが好きで、写真を通じて感情や思い出を残すことができます。特に自然や街の風景を撮るのが得意で、それが私のクリエイティビティの一部となっています。写真は私にとって表現の手段であり、人々と共有することで新しい視点を提供できます。

問題数の指定

ChatGPTが作成する問題数を指定しましょう。

テスト内で提供する問題の数は、受検者の理解度をより正確に評価するうえでの鍵となります。業務内容の重要度や求められる正確性によって問題数を決めることが重要です。例えば、5分くらいでこなせるような量にする場合は10問程度、内容を完全に理解してほしい場合は50問などを検討してください。

難易度の指定

「簡単/普通/難しい」にわけて、問題の難易度を調整します。

この難易度は、ChatGPTが問題作成を完了した後に、「もっと難しく」や「もっと簡単に」などを入力することで自由に調整できます。

受検者に期待する理解度を考慮し、難易度を設定すると良いでしょう。

特に問題にして欲しい箇所を指定

業務内容の中で、特に問題にして欲しい重要な箇所があったらここで指定できます。

業務上必ず覚えなければいけない項目はここで指定しましょう！

なお、画像のない文章で指定するよう注意してください。

ここまでを実際にやってみました

改めてステップを確認しましょう

1. 問題形式の指定
2. 問題数の指定
3. 難易度の指定
4. 特に問題にして欲しい箇所の指定

この流れに沿って、実際に、データ入力の業務についてChatGPTを活用して確認テストの作成をしてみました。

1. 問題形式の指定

ここでは、「4択式」を選択しました。

2. 問題数の指定

問題数は「全10問」を選択しました。

3. 難易度の指定

難易度は、「普通」を選択しました。

4. 特に問題にして欲しい箇所を指定

「重複データの入力」に関する箇所を指定しました。

実際に入力したプロンプトは以下の通りです。

#命令文

以下の#入力条件に沿って、#インプット情報に記載の業務内容について、指定の問題形式に従った問題、正解、解説を問題ごとに作成してください。

#入力条件

・問題形式は4択式にしてください。

・問題数は全3問にしてください。

・難易度は普通にしてください。

・#インプット情報の「重複データの入力」に関する問題は必ず問題に含めるようにしてください

・インプット情報の階層的番号の正誤を問わない

・問題文・選択肢にインプット情報の階層的番号は記載しない

#インプット情報

業務マニュアル: データ入力

セクション1: 導入

1.1 マニュアルの目的

紙のアンケートデータを正確かつ効率的にExcelに入力するための手順を提供する。

セクション2: アンケートデータ入力の手順

2.1 Excelファイルの開始

2.1.1 アンケートデータ入力用のExcelファイルを開く。

2.2 シートの選択

2.2.1 対象となるシートを選択する。この際、アンケートタイトルとシート名が一致していることを確認する。

2.3 アンケート情報の入力

2.3.1 アンケートから提供された情報を適切なセルに入力する。

2.3.2 フォーマットガイドに基づいてデータを正確に入力する。

2.4 必須項目の確認

2.4.1 必須のデータ項目が入力されているか確認する。

セクション3: エラーチェックと修正

3.1 データの整合性確認

3.1.1 入力されたデータが正確であるか確認する。

3.2 エラーの修正

3.2.1 エラーがあれば、詳細なエラーメッセージに基づいて修正を行う。

セクション4: データ保存と報告

4.1 Excelファイルの保存

4.1.1 データ入力が完了したらExcelファイルを保存する。

4.2 データ報告

4.2.1 必要に応じて、上司や関係者にデータ報告を行う。

セクション5: よくあるトラブルシューティング

5.1 セルの書式エラー:

トラブル: セルに誤った書式が適用されている。

対処法:

• 正しい書式を適用する。データの性質に応じて適切なセル書式を選択する。
• 必要に応じて、誤った書式が適用されたセルを選択し、”書式クリア”オプションを使用してクリアする。その後、正しいデータを入力する。

5.2 誤ったシートが選択されている:

トラブル: データを誤って別のシートに入力してしまった。

対処法:

• データが誤ったシートに入力されている場合、正しいシートに移動し、誤ったデータをコピーして正しいシートに貼り付ける。

5.3 重複データの入力:

トラブル: 同じデータが重複して入力されてしまった。

対処法:

• 重複しているデータを特定する。フィルタリングや条件付き書式を使用して確認する。
• 重複しているデータを削除するか、正しいデータで置き換える。必要に応じて、データの一意性を確保する。

このプロンプトをChatGPTに入力すると、

下画像のような問題が3つ出力されました！

最後に出力された問題の内容を確認し、必要があれば修正します。

例えば、難易度を調整したい場合、「#入力条件の難易度を難しいに変更してもう一度問題を作成してください」という風に入力し送信します。

すると、下画像のように問題が再度作成されます。

ここまででChatGPTを活用して業務マニュアルの問題を作成できました。

Googleフォームで確認テストを作成

次に、ChatGPTで作成した問題を基に、実際に確認テストを作成して自動採点・リアルタイムで採点結果の確認ができるようにしていきます。

手順は、大きく分けて2つです。

1. Googleフォームで確認テストを作成する

ChatGPTで作成した問題を基にGoogleフォームで確認テストを作成します。

2. スプレッドシートで連携する

Googleフォームで作成したテストは、スプレッドシートと連携させます。連携を行えば、受験者の回答がスプレッドシートに自動的に反映されます。

これにより、新入社員に実際の業務マニュアルに基づいたテストを受験させ、理解度を確認することが可能となります。

なお、Googleフォームの利用にはGoogleのアカウントが必要ですので、Googleアカウントを準備しておきましょう。

Googleフォームで確認テストを作成

Googleフォームで業務マニュアルの確認テストを作成する手順を詳しく解説します！

1.  Google Formsにアクセスする。

2. 画像の緑枠の「空白のフォーム」をダブルクリックする。

3. 「設定」をクリックする。

4. 画像のように「テストにする」をONにする。

5. 「メールアドレスを収集する」を「確認済み」に変更し、「回答のコピーを回答者に送信」を「常に表示」へ変更する。

6. 「質問」から、問題を作成していく。

7. テストのタイトルと説明を記載する。

8. 「無題の質問」をクリックし、ChatGPTが作成した、 問題番号、問題文、選択肢を記入する。

9. 「解答集を作成」をクリックする。

10. 点数と正しい解答を入力する。

11. 「解答に対するフィードバックを追加」をクリックする。

12. 不正解・正解それぞれに対して、ChatGPTが作成した解説を入力し、「保存」をクリックする。

13. 同様にして、全ての問題・解答・解説を作成する。

これで確認テストが完成します！

スプレッドシートに連携する

回答者のテスト結果をまとめて管理できたら、楽ですよね！

そこで、回答者のテスト結果をスプレッドシートに自動出力し、管理できるように設定していきます。

1. 「回答」をクリックします。

2. 「スプレッドシートにリンク」をクリックします。
3. 「新しいスプレッドシートを作成」が選択されていることを確認し、「作成」をクリックします。
4. 画像のようなスプレッドシートが表示されるので、これで、スプレッドシートとの連携は完了です！

ここまでで、確認テストの作成、自動採点、リアルタイムで採点結果の確認ができるようになりました。

実際にテスト受験者としてテストしてみる

実際に確認テストを受験し、採点結果の確認を行ってみます。

テストのURLを発行する

1. まず、「送信」ボタンをクリックする。
2. 「リンクアイコン」をクリックし、「コピー」をクリックする。

3. テストの受験者にコピーしたURLを送る。

テスト受験者として問題を解いてみる

1. 発行したURLを開くと、このようなテスト画面が出てくる。

2. 実際に問題を解いて、送信ボタンを押すと、、
3. このような画面が出てくるので、「スコアを表示」をクリックする。

4. スコアと回答の正誤が確認できる。また、解説も確認することができる。

これで受験者側は、回答を間違えても復習ができる。

採点結果を表示・管理する

1. スプレッドシートから、確認テストと連携したスプレッドシートを開く。
2. スプレッドシートでは、タイムスタンプ、メールアドレス、スコア、回答を確認することができる。

3. Google Formsから、確認テストを開く。

4. 「回答」から、回答数や問題別の回答割合、誤答の多い質問を確認することができる。

確認テストの活用例

確認テストの活用例を最後にご紹介します。

1. 成績不振者に再テストを依頼する
2. 成績上位者を表彰する
3. 誤答の多い問題がある場合、マニュアルの該当箇所の表現が不明瞭である可能性があるため、該当箇所を読者に正確に伝わるよう修正する。

1について、活用例を具体的に説明します。

1. スプレッドシートから、確認テストと連携したスプレッドシートを開く。
2. 下図のように、タイムスタンプ、メールアドレス、スコアなどが表示される。

3. 「スコア」列を選択し、右クリックから「フィルタを作成」をクリックする。

4. 「条件でフィルタ」で「以下」を選択し、再テストを依頼する基準スコアを入力する。最後に「OK」をクリックする。

5. すると、フィルタリングされ、AさんとBさんとCさんが該当することがわかる。

6. Aさん、Bさん、Cさんのメールアドレスへ再テストの依頼を送付する。

これで、成績不振者に再テストを依頼できます！

まとめ

最後に確認テスト作成から活用までの手順を全ておさらいします！

1. 業務内容を文章化
2. 問題作成プロンプトに基づいて、ChatGPTを使用して問題を作成する。
3. Googleフォームで確認テストを作成する。
4. テストのURLを発行し、社員にテストを受験してもらう。
5. テスト結果をスプレッドシートとフォームから確認し、活用する。

0から確認テストを作成するのは大変ですが、この手法を用いれば簡単にテストを作成できますね。

また、確認テストの作成はマニュアル理解が甘い社員に理解を促進させたり、マニュアルの修正にも役立ちます。ぜひ、試してみてください。