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投稿日：2024.10.17(木)
更新日：2024.10.28(月)
「合同説明会に出展しても、あまり人が集まらない」
「合同説明会から選考へ進んでくれる就活生が少ない」
採用活動の推進のために行う合同説明会において、上記のような悩みをもった企業も多いのではないでしょうか。最近では、就活時期が早期化していることに伴い、多くの学生が合同説明会などの就活イベントに参加しています。
本記事では、累計数百社を支援してきた弊社CrowdMooveの視点から、合同説明会での集客方法、就活生に合同説明会から選考まで進んでもらう方法などについて詳しく解説しています。最後には、会社説明会を成功させるポイントをチェックリスト化したものがあるため、合同説明会に出展する際の参考にしてください。
目次
合同説明会は、複数の企業が1つの会場で、一斉に会社説明会を行う運営イベントを指します。呼び方は、「合同説明会」や「合同企業説明会」、「合同就職セミナー」など、運営会社により異なります。主催はマイナビやリクルートなどの就職サイト運営企業のほかにも、地方の新聞社などが主催するものもあります。
出典：厚生労働省 一般職業紹介状況(令和6年4月分)について
平成25年度までは、求職者数が求人数を上回る「買い手市場」の傾向が強く、1つの求人に対して多くの応募が集まることがよくありました。しかし、平成26年度以降、新卒採用市場は若者の労働力の減少などにより「売り手市場」へと変化し、採用が困難になっています。さらに、内定受諾率の低下やインターネットがより活用されだしたことで、就活生へのアプローチに関するノウハウがないことなどについて悩みを持っている企業も少なくありません。
そのため、新卒採用だけでなく、人材を採用することが難しくなっていることを十分に理解し、時代に即した採用方法について検討していく必要があります。
特徴 単独説明会 合同説明会 開催形式 特定の企業が自社オフィスなどで実施 複数の企業が1つの会場で同時に実施 予約 事前予約が必要 予約不要 参加企業数 1つの会場で1社のみの説明 1つの会場で複数社の説明を受ける 時間配分 各企業のじっくり時間をかける 各企業にかかる時間は比較的短い 内容の理解 「興味のある会社について深く知る」 「知らない会社について知る」 目的 特定の企業の詳細な理解を得る 多くの企業を比較し、新たな情報を得る
単独説明会とは、特定の企業が自社オフィスなどの会場で行う、事前予約が必要な説明会を指します。一つの会場ではその企業のみの説明が行われ、参加者はその企業についてじっくりと理解することができます。「興味のある会社について深く知る」ことの意味合いが強いです。
合同説明会とは、複数の業界や業種の企業が1度に集まって開催する説明会で、予約が不要です。また、一つの会場で複数の企業を回ることができるため、各社にかかる時間は比較的短いのが特徴です。この形式は「会社についての理解を深める」よりも、「知らない会社について知る」ということをメインにしています。
合同説明会を開催する目的は、多くの学生に自社について知ってもらい、魅力的に思ってもらうことです。また、自社についてアピールすることで、優秀な人材の採用につなげることも目的としています。
対面で行う合同説明会は、Web型の説明会とは異なり、会場の近くに住んでいる学生なども多く参加します。そのため、採用ターゲットを特定の地域に絞り込んでいる企業などは、対面で説明会を開くよりも、効率よく希望する人材へのアプローチを行うことができます。
また、1年を通して全国で開催されている合同説明会ですが、大きなイベントは主に3月の「就活の初期」に開催されることが多いです。そのため、合同説明会に参加する学生の中には、希望の業界や業種が定まっていない人も少なくありません。そのような人材に自社の魅力を伝えることができれば、優秀な人材の採用につなげることができるため、自社に興味を持ってもらえるようなプレゼンテーションや広報活動が重要です。
合同説明会を開催するメリットは多くあります。その中でも、以下の4つについて詳しく解説します。
合同説明会には、就職活動を行う学生や、求職者が多く参加します。そのため、短期間で多くの求職者と実際にコミュニケーションを取れることは、合同説明会におけるメリットの1つだと言えます。また、求職者と実際に会ってコミュニケーションを取ることで、求職者が求める情報をその場で提供することができ、その人に合った自社の魅力をアピールすることができます。
さらに、実際にコミュニケーションを取ることで、希望する人材を見つけやすくなるため、適切にアピールすることができれば、求人サイトやナビ媒体などよりも効率よく希望する人材を採用できる可能性があります。
非対面の会社説明会では見えない情報が多くあるため、企業側は求職者について深く知ることができません。しかし、対面で行う合同説明会は、話し方だけでなく、仕草や目線などから多くの情報を得ることができます。また、実際にコミュニケーションを行うことで、求職者のコミュニケーション能力や人柄について知ることができるだけでなく、普段何を意識して話しているのかなどを知ることができます。
そのため、コミュニケーション能力の高い人材を求めている企業や、人柄が自社とマッチしている人材を探している企業は、効率よく希望の人材にアプローチすることができます。
合同説明会には、自社だけでなく、規模や業界の異なるさまざまな企業が集まります。各企業が独自の方法で学生や求職者へアピールを行っているため、他の企業のアピール方法を確認して自社の採用や集客に活かすことも可能です。
また、多くの学生を選考へ集めるには、他社との差別化を行い、自社独自の魅力をアピールする必要があるため、他の企業について分析することは重要な工程だと言えます。
合同説明会を開催するにあたって、いくつか注意しておきたいポイントがあります。ここでは、以下の3つの注意点について詳しく解説します。
合同説明会は、誰でも自由に参加することができ、多くの人が集まるイベントです。そのため、必ずしも希望する人材に出会えるとは限らないというのがデメリットだと言えます。
しかし、合同説明会は短期間での母集団形成を行うには効率的な方法であるため、自社ブースの範囲内での装飾や声かけなどを通して積極的にアピールすることで、採用活動を円滑に進めることができます。さらに、合同説明会では希望職種や業種を示すシールなど、目印をつけることがあるため、それを手掛かりに接触する求職者の母数を増やすことがおすすめです。
「出展している他企業の情報を得られる」でも触れたように、合同説明会には、さまざまな企業が参加します。多くの選択肢がある中、自社を魅力的に思ってもらうには、他社との差別化を図ることが必要不可欠です。また、求職者は複数のブースを回るため、企業側は限られた時間で自社の魅力を印象付けなくてはいけません。
そのため、差別化できる要素が少なかったり、自社の特徴をうまくアピールできていない企業にとってはデメリットだと言えます。他社との差別化は、自社と競合の企業について分析し、その中でも希望する人材のニーズに沿った自社の魅力を探すことが重要です。
合同説明会に出展するには、プレゼンの資料や求職者に配るパンフレットの用意が必要です。また、ブースの装飾や当日のシフト作成などの準備に工数がかかります。そのため、余裕をもったスケジュール作成と人員の確保が重要です。
イベント当日には、複数人の求職者がブースに来ることが予想されるため、それに対応できるだけの人員を確保しておく必要があります。採用担当者だけでなく、各担当現場に詳しい社員にも参加してもらう場合は、メイン業務との兼ね合いを考えてシフトを組みましょう。
合同説明会を成功させるには、いくつかのおさえるべきポイントがあります。ここでは、以下の4つのポイントについて解説します。
合同説明会で成功させるには、配布資料に力を入れることが重要です。
【配布資料に記載するべき内容】
求職者は、仕事内容だけでなく、自身のキャリアや会社の雰囲気などについても考えながら企業を分析しています。そのため、求職者がイメージしやすい具体的なエピソードや業務内容を伝えることが大切です。また、ターゲットとなる就活生のニーズを理解することも大切です。具体的には、以下のような内容について考えましょう。
就活生のニーズを理解し、それに沿った自社の魅力について記載することで、より効果的に就活生を集めることができます。
【配布資料の見た目】
人は視覚から得る情報がほとんどであるため、見やすい資料作りが重要です。特に、求職者は他社でも多くの資料をもらいます。そのため、後から見返したときに、重要な内容が一目で理解できるようにする必要があります。1枚あたりの情報量や使用するカラー数を少なくし、フォントを合わせることで統一感を出し、シンプルな内容にしましょう。また、パワーポイントなどを用いる場合は、1枚につき1メッセージを心がけましょう。
さらに、実際の写真や表を用いるなど、資料の印象に変化を持たせ、読み手の集中力を切らさない工夫も行ってみましょう。
雰囲気作りは、多くの求職者に興味を持ってもらう上で重要な工程です。もちろん、入りやすい雰囲気作りとして、笑顔であることや声のトーンを上げることなどは有効な手段です。それに加えて、目線を合わせることも意識してみましょう。多くの場合、人は同じ目線で話すことで親近感を覚えます。そのため、相手と身長差がある場合は、膝を少し曲げるなど、相手の目線にできるだけ近づけるようにしましょう。
求職者は、自分に合った企業かどうかを考えながら企業を見ているため、「居心地が良さそう」、「ここなら成長できそう」と思ってもらうことが重要です。社内の雰囲気もアピールポイントの1つであるため、明るい雰囲気で心地よい雰囲気作りも心がけましょう。
プレゼンターにより、求職者に与える印象も異なります。たとえば、特定の業務内容について説明する場合、現場で実際に仕事をしている担当者にプレゼンテーションを行ってもらうことで、よりリアルで解像度の高い情報を話すことができます。求職者側は入社後のイメージをしながら聞いていることが多いため、より詳しい話をすることでイメージを持ってもらいやすくなります。特に、現場にいるからこそ感じられる心情や具体的なエピソードなどは、求職者のイメージを膨らませることができます。
また、学生と年齢の近い若手社員がプレゼンテーションを行うことで、親近感を持ってもらうこともできます。さらに、若手社員の起用は、学生が自分自身と重ねて考えやすくなるため、学生側が入社後のビジョンが想像しやすくなるという利点があります。
合同説明会で多くの就活生や求職者を呼び込むには、さまざまなポイントを抑えておく必要があります。
呼び込みでのNG対応はいくつかあります。特に以下の3つの内容は求職者や就活生に悪印象をもたれてしまう可能性があるため、注意しましょう。
声が小さい場合、求職者側が意識的に聞こうとしなくてはならないため、ストレスを与えてしまいます。もしくは、そもそも求職者に気づいてもらえない可能性があります。また、大きすぎる場合も驚かせてしまうなど、ストレスを与えてしまうため注意しましょう。
さらに、求職者の目の前に立つ行為は、求職者の進路妨害につながり、悪印象であるため控えましょう。そして、暗い表情での呼び込みは、相手が話ずらさを感じたり、委縮してしまう可能性があるため、気を付けましょう。
呼び込む際に意識してほしいのが主に以下の3つです。
初めに、笑顔での挨拶は求職者や就活生に明るい印象を与えます。特に、呼び込みが苦手な方は、挨拶から話しかける内容まで事前にスクリプトを考えておくのがおすすめです。「こんにちは！今日は何社ぐらい見ましたか？」など気軽なトークから始めましょう。
さらに、横もしくは斜めから話しかけることを心がけましょう。NG対応でもあるように、求職者の正面や後ろからの声かけは、求職者を驚かしてしまう可能性があります。横もしくは斜めから話しかけることで驚かせることなく、落ち着いてお話することができます。また、声のトーンを上げることで明るく優しい印象を与えることができるため、意識しましょう。
ここでは、具体的なイベント終了までの流れを紹介します。実際の事前準備から当日までのつかみ、合同説明会に備えましょう。
合同説明会に出展するには、以下のようなさまざまな準備が必要です。
合同説明会は、会場にもよりますが、参加できる人数に制限があるため、一度参加人数を確認しておく必要があります。また、合同説明会には、特定の企業の説明を聞くために参加している学生も一定数いるため、そのような参加者のために事前に告知を行っておきましょう。
さらに、資料やパンフレットの他に、準備が必要な備品の中にはイベント主催側からレンタルできるケースがあります。その場合、事前に申請を行う必要があるため、確認しておきましょう。
事前準備や当日のトラブルを避けるために、余裕を持ったスケジュールを組むことが大切です。
主な当日の流れは、以下の通りです。
はじめに、搬入やブース設営を行う必要があります。搬入の方法は事前に配送する方法と当日持参する方法があるため、自社のリソースに合った方法を選びましょう。また、プロジェクターのセットや装飾の時間は30分〜1時間程度用意されていることが多く、退出準備も同様の時間用意されているため、落ち着いて準備を行いましょう。
合同説明会で自社に興味を持ってもらったら、企業の一番の目的である選考に進んでもらえるようにしましょう。
ここでは、選考に進んでもらう方法を以下の2つ紹介します。
1つ目は、「参加してくれた学生へのお礼メッセージを送る」です。就活生は、社員の魅力やセミナー自体の雰囲気だけでなく、イベントのオペレーションなどの企業としての丁寧な取り組みが出来ているかどうかも見ていることが多いです。
そのため、会社説明会が終了した後に会社側からお礼のメッセージを送ることで、学生側に丁寧な会社であるという印象を持ってもらうことができ、企業のイメージアップにつなげることができます。
2つ目は、「その場で個別説明会への予約を取る」です。就活生との接点を増やす上で、一番早い手段でもあります。学生の興味が最高潮に達しているタイミングでさらなるアプローチを行う事で、スムーズに次のステップへ就活生を進ませることができます。
個社説明会を予約してもらうことで、就活生は具体的なアクションをとりやすくなり、選考プロセスにおいて積極的に進めることができます。また、企業側も、関心の高い学生や自社が求めている人材を見極めやすくなるため、可能な範囲での個別説明会への即時予約はおすすめです。
弊社Crowd Mooveでは、多くの支援実績から得たノウハウを活かし、スカウト送信や求人票の作成・更新などの採用業務の依頼を受け付けています。依頼から1〜3営業日以内に着手可能で、専属のアシスタントが付き、6時間以内に返信を徹底などのスピード対応をしています。さらに、メール送信などの業務は自社内のスタッフが行うため、作業の少ないコアな業務から作業の多い業務まで委託可能です。
業界では珍しい1時間2200円の従量課金制であるため、無駄なコスト削減につながります。また、急な稼働時間、業務内容の変更にも対応可能です。
ここまで、合同説明会の概要から選考まで進んでもらう方法について触れてきました。「売り手市場」と呼ばれる現在において、採用活動は難しくなっています。そのため、就活生のニーズを理解し、適切なアプローチを行うことが重要です。本記事で紹介した内容をもとにより効果的な採用活動を行いましょう。
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