オンライン説明会を成功させるポイントとは｜メリット・デメリットを徹底解説

投稿日：2024.10.17(木)

更新日：2024.10.28(月)

リンクをコピーしました

コロナウイルスの影響により、昨今の就職活動ではオンラインツールの導入が主流になってきています。

昨今の就職活動の動向として、「最終面接以外は全てオンラインが良い」や「全行程オンラインが良い」といった意見を持った就活生も多いです。このように、就職活動において、オンラインツールの活用は欠かせないものとなっています。

そこで、本記事ではオンライン説明会について詳しく解説します。

オンライン説明会の種類

まず、オンライン説明会の種類として、以下の2つが挙げられます。

• ライブ配信型
• オンデマンド配信ん型

ライブ配信型

ライブ配信型では、リアルタイムで配信されるオンライン説明会です。指定された日時に参加者がオンラインで集まり、ライブで進行する形式です。

メリット

参加者と企業担当者が、リアルタイムでの質問ややり取りができます。そのため、対面とあまり変わらない内容で行うことができます。また、リアルタイムでの質問のため、参加者は、その場で疑問をすぐに解決できます。

また、リアルタイムで行うため、その場の臨場感を伝えることができます。リアルな現場の雰囲気や社員の雰囲気などを知ってもらうことができます。

デメリット

リアルタイムでの配信する決まった日時に参加する必要があり、予定が合わない場合、参加することが難しいです。また、接続が不安定な場合も、映像や音声に問題が生じることもあります。

オンデマンド型配信

オンデマンド配信型は、あらかじめ録画した内容を好きなときに視聴できる形式のオンライン説明会です。参加者は自分の都合に合わせてコンテンツを視聴することができます。

メリット

参加者は自分のスケジュールに合わせて、どこでもいつでも好きな時間に視聴できます。また、必要な部分を何度でも視聴できるため、理解を深めることができます。

デメリット

リアルタイムで質問や他の参加者との交流ができないため、疑問点が残ってしまう可能性があります。Q＆Aなどをあらかじめ用意するなどの対策が必要です。また、録画のため、「最新情報が反映されない」「臨場感がない」などのデメリットが挙げられます。

オンライン説明会を活用するメリット

昨今の就職活動では、オンライン説明会を実施する企業が多くなっています。以下に、オンライン説明会を実施するメリットについて解説します。

• 就活生がどこからでも参加可能
• コストを削減できる
• 母集団形成につながる

就活生がどこからでも参加可能

オンライン説明会の1番のメリットとして、自宅や大学などインターネット接続があればどこからでも参加可能です。

どこからでも参加することができるため、地方の学生も都心の企業の説明会に参加することができます。オンライン説明会が主流になる前の地方の学生は、物理的な距離や移動コストのために参加が難しかったです。また、その逆もあり、地方の企業は、都心の学生にアプローチをすることができます。他にも、日本国内だけでなく、海外にいる日本人留学生や外国籍の学生にもアプローチできる可能性があります。

移動時間が不要になるため、就活生は複数の説明会に参加しやすくなります。また、企業側も複数の地域を対象とした説明会を1日で実施するなど、効率的な運営が可能です。

コストを削減できる

オフライン説明会では、会場のレンタル費、設営費、音響や映像設備のレンタル費などが発生しますが、オンラインであればこれらの費用が不要です。また、出張費や交通費もかかりません。

また、資料をデジタル化することで、印刷や郵送にかかるコストを削減できます。また、映像を使ったよりわかりやすい説明ができます。

他にも、同じ説明会を複数回にわたって、利用できるため、追加のコストをかけずに繰り返し利用することができます。例えば、一度リアルタイムで配信したものと、同じ内容の録画をオンデマンド形式で提供することで、コスト削減をすることができます。

母集団形成につながる

オンライン説明会は、自宅などのリラックスした環境で参加できることや、移動やスケジュールに縛られないため、心理的にも物理的にも参加のハードルが低いです。よって、多様なバックグラウンドをもつ学生にアプローチすることができるため、効果的な母集団形成につながります。

また、オンライン説明会の事前登録システムを活用することで、参加者の属性（大学、専攻、学年など）を把握し、特定のターゲット層に絞ったアプローチが可能です。

例えば、、トップ大学の理工系専攻の学生に対して、技術職向けの特別インターンシップを案内するなど、優秀な人材と接点を持つことができる可能性が高まります。

オンライン説明会のデメリット

オンライン説明会はメリットが様々ありますが、デメリットも存在します。それらを理解したうえで、自社の目的に合った説明会の形式を決定してください。以下に、デメリットを解説します。

• コミュニケーションがとりづらい
• 雰囲気や魅力が伝わりにくい
• 興味を惹くことが難しい

コミュニケーションがとりづらい

オンライン説明会は、気軽に参加できる反面、途中退出されてしまうことも発生しやすいです。画面越しのため、学生とコミュニケーションがとりづらいと感じる場合もあるでしょう。

画面越しで行う場合、表情やしぐさを読み取ることが難しいです。それにより、参加者が興味を持っているかなどの判断が難しいです。

そういった場合は、チャットを活用して、質問をチャットに書いてもらうと、発言を促すよりも、参加者の心理的負担が少ないため、盛り上がる可能性が高まります。他にも、オンラインならではの方法として、途中退室が多かったパートなどの分析し、改善をすることで、より効果的な説明会の実施ができます。

雰囲気や魅力が伝わりにくい

オンライン説明会の場合、企業の雰囲気や魅力が伝わりにくいです。

画面越しでの解説のため、スライドやビデオを通じて企業の魅力を伝えることは可能ですが、リアルな場での熱意や感情が伝わりにくくなります。例えば、対面してわかる人間としての魅力などを伝えることは難しいです。

そこで、人事担当者の一方的な企業説明だけでなく、実際に働いている社員を招いて、参加者からの質問パートを組み込み、企業文化や働く環境について詳しく聞く機会を設けると効果的な説明会となります。

興味を惹くことが難しい

オンライン形式では、参加者の注意を引き続けることが対面よりも難しいです。

オンラインでは、対面よりも参加者の集中力が持続しにくく、他の作業をしながら視聴するなど、注意が散漫になりやすいです。また、インターネット接続の問題で、映像や音声が途切れることが続くと、参加者の集中力が切れてしまったり、最悪退出してしまうなどのリスクが考えられます。

また、プレゼンテーションなどの説明では、一方的になってしまいがちであり、内容が単純だと参加者の興味が薄れてしまう可能性が高いです。参加者が能動的に関与できるパートを作ることで注意を惹くことができます。

他にも、元々興味の薄い就活生を呼び込むことが難しいです。合同説明会では、ふらっと立ち寄るなどのその企業にあまり興味のない学生でも、話を聞いてもらって興味を持たせることができますが、オンライン説明会はあらかじめその企業を目にしていないと応募がくることが少ないです。

その代わり、参加のハードルは対面の説明会よりも低いため、目に留まることで参加してもらえる可能性は高いです。就活サイトの記事を充実させたり、SNSなどを活用することで応募を増やしましょう。

オンライン説明会を成功させるポイント

オンライン説明会は、参加者の興味をいかに持たせるかが重要です。そこで、以下にオンライン説明会を成功させるポイントについて解説します。

• 時間配分を決め、徹底して守る
• トラブルに対応できるようにしておく
• チャット機能を活用する
• フォローアップを充実させる

時間配分を決め、徹底して守る

オンライン説明会をする際に、時間配分をパートごとに決めて、決めた時間配分を徹底して守るようにしましょう。

長引くと参加者の集中力が低下し、途中で離脱する可能性が高くなります。逆に、短すぎると重要な情報が伝わらないリスクもあるため、適切なバランスを見つけることが必要です。

また、どこかのパートが長引いてしまって、参加者の質問パートに時間がとれないとなると、不信感へとつながる可能性があります。オンラインのメリットとして、参加者が質問しやすい環境が挙げられます。そこで、質問しようと思っていたことができないことに不満を感じてしまいます。

トラブルに対応できるようにしておく

オンラインイベントには技術的なトラブルがつきものです。これに対処するためには、事前の準備と迅速な対応が求められます。

本番前に入念なリハーサルや動作確認を行い、音声や映像が問題無く配信されるかをチェックしましょう。また、通信トラブルに対応できるように、マイクなどの予備の機材や予備のURLを用意しましょう。

迅速に対応ができていないと、参加者の集中力が途切れやすく、場合によっては途中で退出してしまうリスクもあります。トラブルを予測し、その対応策までを考えましょう。

チャット機能を活用する

オンライン説明会では、対面のような直接的なコミュニケーションが難しいため、チャット機能を活用して参加者とのやり取りを促進しましょう。

チャット機能で質問することは、発言することに抵抗がある参加者でも、気軽に意見を伝えやすくなります。また、 クイズや投票機能を使って参加者の意見を募ると、能動的に説明会に参加している感覚が強まり、関心を引きやすくなります。

レゼンテーション中に「この点についてどう思いますか？」といった質問を投げかけ、チャットで意見を募集しましょう。

フォローアップを充実させる

説明会終了後のフォローアップが充実しているかどうかは、参加者の印象に大きく影響します。適切なフォローアップを行うことで、効果的な説明会を行うことができます。

フォローアップの手段として、説明会の録画を提供し、復習や参加できなかった人が後から視聴できるようにすることが1つの手法です。これにより、参加出来なかった人材の満足度が高まります。

また、説明会の満足度や改善点についてのアンケートを実施し、今後の改善に役立てることが大切です。

オンライン説明会で気を付けるポイントのチェックリスト

以下に、オンライン説明会で気を付けるポイントのチェックリストを示します。ご参考にしてください。

時間配分の設定

• 各パートの所要時間を決定する
• プログラム通りに時間を厳守する
• 参加者の質問時間を確保する

技術的トラブルへの準備

• 音声・映像のリハーサルを実施する
• 予備の機材（マイク、カメラなど）を用意する
• トラブル時用の予備のURLを用意する

コミュニケーションの促進

• チャット機能を活用し、参加者の質問を受け付ける
• クイズや投票機能を取り入れ、参加者を巻き込む
• プレゼンテーション中に意見を求める質問を投げかける

参加者の関心を引く工夫

• リアルな社員の声を取り入れるセッションを設ける
• インタラクティブなコンテンツを用意する（例: Q&Aセッション）

フォローアップの充実

• 説明会の録画を参加者に提供する
• アンケートを実施し、参加者の満足度や改善点を収集する
• アンケート結果をもとに次回の改善策を検討する

参加者のエンゲージメント向上

• 説明会の内容を定期的に見直し、更新する
• 参加者の属性に応じたコンテンツを提供する（例: 大学・専攻別）

事前告知とマーケティング

• SNSや就活サイトで事前に告知する
• 参加登録の簡易化を図る

採用アウトソーシングならCrowdMoove

引用：株式会社Crowd Moove

オンライン説明会を活用することで、効率的な採用業務を行うことができます。しかし、日々の業務に追われている企業は、採用業務の準備すらも行うことが大変だと思います。そこで、アウトソーシング活用することで、採用業務を丸投げすることができます。

Crowd Mooveでは、「Crowd Mooveアシスタント」というアウトソーシングサービスを提供しており、バックオフィスを初めとした様々な業務をアウトソーシングできます。また、どんな業務でも一律1時間2,200円でアウトソーシングすることができ、専属PＭが一気通貫して担当します。

もちろん採用業務のアウトソーシングが可能で、専門的ノウハウを活用した求人媒体選定から、スカウト、書類選考、面接までをアウトソーシングすることができます。また、数多くの応募にも対応できるオペレーションを設計しています。それにより、委託頂いた企業の仕事を最終面接のみにすることができ、採用業務を軽減することができます。

通常業務が忙しくて、採用業務に手が回らないなどの悩みをかかえている企業様はお気軽にご相談ください。

まとめ

本記事では、オンライン説明会のメリット・デメリット、成功させるポイントについて解説しました。

オンライン説明会は、参加者がどこからでもアクセスでき、コスト削減や広範な母集団形成につながるなど多くのメリットがあります。

しかし、その一方で、対面形式に比べてコミュニケーションが取りづらく、企業の雰囲気や魅力を伝えることが難しいといったデメリットも存在します。他にも、オンライン特有のトラブルに対応することが課題として挙げられます。

企業のことを多くの学生に知ってもらうことは、採用活動の第1歩です。オンラインツールの活用方法は企業によって様々ですが、自社の目的に合った活用方法を検討してください。