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投稿日：2024.10.16(水)
更新日：2024.10.28(月)
採用業務において応募者からの問い合わせは必ずあり、返信をしなければなりません。
そんな避けることができない返信業務ですが、応募者にとっては、メールや電話でのやり取りが企業の顔となります。よって、丁寧な言葉遣いや回答の充実度などを意識しなければなりません。
本記事では、メールの基本マナーから返信する際に気を付けるべき注意点について解説します。
目次
株式会社ネオキャリアが実施した「就職活動時のコミュニケーションツールに関する調査 2022年版」の調査によると、以下のような結果が得られました。
引用：株式会社ネオキャリア「就職活動時のコミュニケーションツールに関する調査 2022年版」
企業が採用活動において利用したいツールは「メール」42.9%、「ナビサイトのメール機能」25.9%、「LINE」19.7%の順で順位に経年変化はないが、「LINE」の利用率が年々増加しています。
以下にそれぞれの概要やメリットについて解説します。
現代でも、まだまだ就職活動において、メールを活用している企業が多いです。普段の業務で、メールを使っているので、その延長で導入しやすいといった理由が多いです。
【メリット】
メールを活用することには、以下のようなメリットが挙げられます。
また、学生は普段から使っているLINEを活用すると、就職活動がプライベートに入り込んでしまうので、嫌がる学生も多いです。
昨今の就活サイトには、企業と就活生をつなぐメール機能があります。メール機能は様々あり、以下に挙げます。
これらのように、ナビサイトのメール機能には、便利なメッセージ機能が充実しています。基本的に、就活生は、企業からのメッセージに返信することはできず、企業のマイページに勧誘するか、メールに招待することが基本です。
昨今、LINEを使って応募者・候補者と連絡を取り合っている企業が増えています。学生はプライベートでメールをあまり使っていないため、普段はメールをチェックしない学生が多い傾向があります。
【メリット】
学生のほとんどは普段からLINEを使っているため、メッセージの確認漏れを減らせる可能性が高いです。また、既読を付けなくても、内容がわかるので、メールよりも確認しやすく、情報の伝達が滞ることが少なくなります。
ただし、LINEでは管理が難しく、他のチャットに埋もれてしまう可能性もあります。また、そのリスクを防ぐために、メッセージを送りすぎるとしつこいと思われてしまい、ブロックされてしまう可能性もあります。LINEを活用する際は、様々な注意点がまだまだあります。
応募者からの返信をする際に、基本的なマナーがあります。以下に解説するマナーは全て基本であるため、抑えておきましょう。
応募者からの問い合わせには24時間以内に返信をするようにしましょう。
応募者が問い合わせをする際、不安を感じている場合がほとんどです。また、自分の問い合わせが会社に届いているのかといった不安も感じています。そういった不安を早期に解消するために、迅速に返信をしましょう。
他の業務が忙しく、すぐに返信ができない場合、「いつ頃返信が可能なのか」、「メッセージが届いていること」を伝えましょう。また、すぐにメッセージを送るべき項目は以下の2つです。
この2つの項目は結果が確定次第すぐに応募者に連絡をしましょう。この2つの連絡が遅いと、応募者からはルーズな会社だと思われてしまう可能性があります。
返信メールの件名は簡潔でわかりやすい内容にしましょう。メールでは件名がないと、応募者はなんのメールかわからない状態で、迷惑メールだと認識されてしまいます。必ずメールには件名を入れて、また、採用担当者からの返信メールだということを一目でわかるようにしましょう。例は以下です。
上記のように、件名には、企業名と連絡の概要について記載しましょう。そうすることで、応募者の見逃しを減らせる可能性が高まります。
メールの本文は、必要な情報だけを簡潔にまとめるようにしましょう。本文が長い場合、候補者はどこが重要な文章で、返信するべき内容を見落としてしまう可能性が高まります。
冒頭の挨拶は短く簡単にして、伝えたい内容を繰り返さないように心がけましょう。
選考プロセスにおいて、面接以外の候補者とのやり取りは、基本メールなどの文面でのやり取りがほとんどです。その結果、メールは自社の顔であると言えます。企業イメージを損ねないように、丁寧な言葉遣いに注意しましょう。
一度、声に出して読んでみることで文章に違和感がないか、誤字脱字のチェックをすることができます。
採用担当者が応募者に返信をする際には、基本マナーだけでなく以下の注意点を意識しましょう。
企業からのスピーディーな返信は、応募者に良い印象を与えることにつながります。
各選考の通過連絡の返信スピードが早いと、応募者が自身に興味を持ってくれていると感じ取りやすくなります。また、応募者が何社も同時進行で行っている場合、選考や内定辞退のリスクが軽減されます。
一方で、こういった選考結果の連絡が遅いと、応募者にネガティブな印象を与えることになります。その結果、応募者からの企業への興味・関心が下がり、辞退者が増加する可能性が高まります。
返信業務には、通過連絡だけでなく、問い合わせや日程調整も含まれます。スケジュール管理に関しては、迅速に返信することを意識しましょう。
メールやLINEの文面でのやり取りでは、言葉遣いや、表現に気を付けましょう。
応募者にとって、企業とのやり取りはほとんど文面で行われます。よって、その文面が企業の顔となります。文面では、表情や声色は伝わらないため、より細かい配慮が必要です。言葉遣いや、表現に気を付けましょう。
例えば、応募書類に関しての問い合わせであった場合、応募していただいたことに対して、お礼の言葉を冒頭に添えましょう。
LINEでは、メールよりもカジュアルにやり取りができるため、ポジティブな印象を与えることに適しています。
これは、基本マナーと似ていますが、必要な情報だけを端的に記載しましょう。
例えば、「日程」「時間」「場所」「持ち物」を箇条書きにして、必要な情報が一目でわかるように送信しましょう。以下に例を挙げます。
面接日: 〇月〇日（〇）
時間: 〇時〜〇時
場所: 弊社本社（またはオンラインの場合は使用するプラットフォームとリンク）
持ち物：筆記用具、履歴書、職務経歴書
このように、必要な情報を端的にわかりやすく記載しましょう。
応募者からの問い合わせに返信をする際、その返信内容に質問が来ないように心がけましょう。
二重でやり取りをする場合、人事担当者と応募者の双方に負担がかかります。伝えるべき情報に漏れがないように送信前に確認しましょう。
以下は、その一例です。
問い合わせ: 「面接の日程について、〇月〇日〇時からの面接はオンラインでしょうか？また、使用す
るツールを教えてください。」
良い回答例:
〇月〇日〇時からの面接は、オンラインでの実施となります。
使用するツールは「Zoom」を予定しておりますので、事前に以下のリンクからダウンロードとイン
ストールをお願いいたします。
・Zoomのダウンロードリンク: Zoomダウンロードページ
面接開始の〇分前までに、以下のリンクからお入りいただけますと幸いです。
・Zoom面接リンク: [ZoomミーティングURL]
また、当日は安定したインターネット環境と、静かな場所でご参加いただけるようお願い申し上げま
す。
その他、面接についてご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
それでは、当日お会いできることを楽しみにしております。
このように、オンラインであることを答え、使用するツールインストールやURLまでを提供します。そうすることで、次の質問が発生しないようにします。
採用の人数が増え、メール業務の負担が増えることにより、採用の連絡はメールよりも電話にしたいと考える人も少なくないでしょう。
電話では、相手の反応や、企業側の採用したい気持ちも伝えることができます。採用意欲が伝わると、内定者も企業へ親近感が湧きます。しかし、電話ではデータに残らないため、メールと併用して、採用連絡をしましょう。
採用プロセスをスムーズに行うために、予め応募者からの質問を予測し、回答を作成しておくなどの事前準備をしておくと良いです。
ただし、採用プロセスをスムーズにする場合、問い合わせがないようにすることが一番です。「面接の１週間前と前日には必ずリマインドをする」「必要な情報は漏れがないように最初の連絡で送信する」などの施策が必要です。
返信業務をスムーズに行うには、テンプレートの活用が有効です。
テンプレートを活用することで、情報が漏れるリスクを軽減できます。また、冒頭のお礼文であったり、自社の問い合わせ先など忘れてしまいがちな箇所を、きちんと記載して送ることができます。
しかし、テンプレートをそのまま送ることはネガティブな印象を与える原因にもなります。前回のメールで使用した状態であると、送信先の相手の名前が違っているなどのリスクが考えられます。また、テンプレートの文章とわかってしまうと、印象はあまりよくありません。送る相手ひとりひとりに合わせた文章を作成すると、より良いです。
テンプレート集は以下の記事で解説しています。
上記で、返信をする際の基本マナーと注意点を解説しました。以下に、返信する際の基本マナー・注意点をまとめたチェックリストを記載します。また、メールとLINEでの返信ポイントを分けて解説しています。
返信業務をスムーズにするツールがありますので、以下に紹介します。
引用：株式会社ラクス
Mail Dealer（メールディーラー）は、8,000社以上の企業に導入されているメール共有システムです。主に以下の機能が特徴です。
引用：株式会社KUROKO
ネンタメは、リファレンスチェックを迅速かつ効率的に行える便利なツールです。以下の特徴があります。
引用：株式会社ネオキャリア
MOCHICAは、LINEと連携した採用管理システムで、企業と応募者のコミュニケーションを効率化し、選考プロセスをスムーズに進めるためのツールです。以下の特徴があります。
返信業務を支援するツールは他にも様々あります。自社の目的に沿ったツールを活用しましょう。
人事担当者は採用業務において、メールでの応募者対応だけでなく、求人募集であったり、面接など、他に様々な負担があります。メールでのやり取りは応募者ひとりひとりに向けた文面で行わなければいけないため、意外にも負担が大きい業務です。そこで、メール業務などの採用業務の一部をアウトソーシングすることで、スムーズな採用プロセスにすることが可能になります。
Crowd Mooveでは、「Crowd Mooveアシスタント」というアウトソーシングサービスを提供しており、バックオフィスを初めとした様々な業務をアウトソーシングできます。
もちろん、採用業務もアウトソーシング可能です。採用業務では、求人媒体の選考から、書類選考、面接までの全てをアウトソーシングできます。もちろん、メール返信業務のみのアウトソーシングも可能ですので、必要な業務を必要な分だけアウトソーシングできるため、コストの軽減も可能になります。
また、どんな業務でも一律1時間2,200円でアウトソーシングすることができ、専属PＭが一気通貫して担当します。
もし採用業務でお困りのことがあれば、お気軽にご相談ください。
料金 一律1時間2,200円 対応可能業務 ・バックオフィス
・人事
・採用
・カスタマーサポート
・マーケティング
・営業
本記事では、返信業務での基本マナー・注意点と共に、支援ツールを紹介しました。
メール返信の内容が、応募者の企業イメージを作ります。よって、返信をする際は、送信前に何度も確認をするなどの工数は必須です。
また、テンプレートやツールを活用することで、採用プロセスをスムーズにすることができ、業務負担を減らすことができます。しかし、テンプレートの活用にも注意点があります。
自社に適した形での返信業務を確立してください。
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